【办公室行政管理】如何当好行政主管

1、如何当好行政主管,一、行政主管的基本职责 行政主管的职责，大到参与领导班子对重大问题的讨论和决策，为领导决策提供重要情况和科学依据，小到大量的日常琐碎事务的处理。有人把行政主管称为“内务部长”、“不管部长”是不无道理的。,行政主管岗位职责（举例）,（1）组织办好会议接待、娱乐等各项活动； （2）协助制定、监督、执行公司行政规章制度； （3）组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作； （4）管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料； （5）做好办公室人员考勤和处理各种假期；,（6）管理公司的公共卫生、食堂就餐工作； （7）发放日常福利、节日福利； （8）购买、管理和维修公司固定资

2、产； （9）负责办公用品、文具、生活配套设施的管理； （10）做好公司废物（品）处理和销售管理工作 （11）完成直属上司交办的临时性工作,职位要求： 较强的领导能力； 较强的管理能力； 熟练使用办公软件； 做事客观、严谨负责、踏实、敬业； 工作细致认真，谨慎细心、责任心强； 具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。,行政主管的基本职责归纳起来就是： 参与政务 管理业务 处理事务,参与政务就是要当好领导的左膀右臂，主要的工作内容包括： 协助领导决策； 协助领导做好部门之间的协调工作； 协助领导处理突发事件； 协助领导建立良好的社会联系网络；,管理业务就是要当好部门领导,指挥部门的全体员工完成好自

3、己的业务工作。 行政主管在参与政务时是作为领导的助手出现的，而在管理业务时是作为领导出现的。,主要的工作内容包括： 做好本部门的工作决策 构建和维护本部门责任体系 搞好沟通协调和监督检查 处理好部门工作中的例外和危机事件,处理事务就是要办理好例如值班、接待、会议、信访、印章管理等事务性工作。 办公室作为一个综合性的职能部门，有着与其它部门不同的一些事务性工作。它们头绪多、变数多、时间紧且影响大。因此，行政主管在参与政务、管好业务的同时，有时还不得不亲自处理这些事务。,二、成功的行政主管最重要的行为习惯 史蒂芬柯维经常向人们推荐这样一句名言：“播下你的良好行为，你就能取得良好的习惯；播下你的良好

4、习惯，你就能拥有良好的性格；播下你的良好性格，你就能拥有良好的命运。” 按照柯维的理论,成功的行政主管应形成以下七种最重要的行为习惯。,习惯一：积极处世 积极处世即采取主动行动，为自己过去、现在和未来的行为负责。 个人行为取决于自身，而非外在环境；理智可以战胜情绪；人有能力也有责任为自己争取有利的外在环境。,PMA（Positive Mental Attitude） 积极的心理态度是成功者最重要的法宝，它可使人的潜能得到有效发挥。 如果相信自己能够做到，我就一定能够做到。 现在就做，便能使梦想变成现实。 不管我过去和现在是什么人，如果我按PMA行动，我就能变成我想做的人。,NMA( Negat

5、ive Mental Attitude） 消极的心理态度是失败者最主要的疾病，它会限制人的潜能的有效发挥。 这是行不通的。 从前没有这么干过。 没有这新东西不也过得很好吗。 这风险冒不得。 这并不是我们的责任。,习惯二：先定目标后有行动 人做事都需经过两次创造先是脑海里酝酿的心智创造，然后才是实质的行动创造。 成功的人在从事任何项目或工作时，均先拟出愿景和目标，并据此塑造未来。 认准目标、制定计划是成功的基本条件。,目标能帮助我们事前谋划； 计划使我们把要完成的任务分解成可行的步骤； 成功的尺度在于目标的达成； 分解目标、制定计划,坚定不移地付诸行动。,习惯三：要事第一 有效管理是重点式的管理

6、，它把最重要的事放在第一位。在决定了什么是重点后，必须靠自制力来把握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪、冲动和各种偶然性所左右。,普通人的时间安排,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,15%,50-60%,80/20定律,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作,习惯四：双赢思维 双赢思维是一种基于互敬、寻求互惠的思考框架，内容是以积极的心态，通过寻找更丰盛的机会、财富及资源来面对竞争。做一个利人利己者。 一个利人利己者把生活看作一个合作的舞台，而不是一个角斗

7、场。一般人看事情多用二分法：非强即弱、非胜即败。其实世界之大，人人都有足够的立足空间，他人之得不必就视为自己之失。,习惯五：先理解别人，再争取别人理解自己 当我们以寻求理解为宗旨去聆听别人，而不是以回答问题为宗旨，这样便开启了真正的沟通，建立了真诚的关系。 对方获得理解之后会觉得受到尊重与认可，进而拆除心中的防线。于是双方坦然而谈，对方也就更自然、更容易理解自己。理解别人需要仁慈心，争取别人理解自己需要勇气，平衡两者则可大幅提升沟通的效率。,习惯六：协作增效 协作增效是指创造第三种选择既非按我的方式，亦非遵循你的方式，去达成互相补充的成果。 不但是理解彼此的差异，甚至是赞许彼此的差异，欣赏对方

8、解决问题以及把握机遇的手法。 协作增效能使整体获得一加一大于二的成效。这样的人际关系和团队会扬弃敌对的态度(1+1=12)，不妥协状态(1+1=1)，也不仅止于一般合作(1+1=2)，他们要的是创造性的合作(1+1=3或更多)。,习惯七：不断更新 不断更新强调的是，如何在生活的四个基本领域(身体、情感、智力和社会)里不断使自己获得更新充电。这个习惯提高了其他六个习惯的实施效率。 对机构而言，次习惯可促进机构的更新以及不断的改善，使机构不至呈现老化及病态，并迈上新的成长途径。 对个人而言，次习惯可使个人能力不断升级，使自己的素质日新月异。,三、当好行政主管的重要方法 1、怎样当好领导的助手 让上

9、级领导放心，甘当上司的知心人和左膀右臂，光有一颗赤诚的心肯定不够，还需要讲究一些常用的技巧。,（1）工作上给上司留足空间 给你的上司留足空间，让他在自己的位置上自由行使权力，这样你就不会遭到他的限制、压抑和防范。 （2）提意见或建议要讲艺术 在对上级提建议时，最好多注意从正面有理有据地阐述自己的见解。有民主的要求，还要有民主的素质，要懂得尊重他人的意见，尊重上司的意见。,（3）当好上级的参谋，提出有价值的建议 在很多行政主管的观念里，既然身为下属，就只提出问题提案，而决策方案则让上级自己去做。 但你若只送一个问题提案上去，而没有解决方案，上级很可能会以风险太高、时机不好、目前没时间考虑等种种借

10、口否决掉。你若不想被轻易地驳回，你必须提出真知灼见。,（4）要辅佐好自己的直接上司 通常谈到上级，都是指直接上级而言。与直属上级的关系如何，对于行政主管能力的发挥、工作成果的体现，都有很大的影响，有时甚至是决定性的影响。 如果你对自己的接属上级做无益的批评，或抱着不信任、不合作的态度等，同样也会最终反映到自己的身上。你讨厌他，他就会讨厌你，这是人际关系的原则。,2、怎样当好部门领导 （1）要懂得领导与一般管理者的区别 一般管理者的职责是“正确地做事”； 领导的职责是“把事做正确”。,2、靠制度管人 管理制度：关于组织活动的基本行为规范和方式。它们是分工协作关系的保障机制。 1）工作责任制：以机

11、构为单位，以“四定” （定机构，定任务，定岗位，定编制）为内容，以处置组织中的上下左右各个机构的相互关系为目的的组织制度。 2）岗位责任制：以岗位为单位，以确立每一个岗位的责，权，利关系为内容，以规范每一个岗位的行为方式为目的的组织制度。,（3）把握好实施有效领导的主要原则 1）善于发现和把握发展机遇，提出战略决策方案和构想，使组织成员明确前进方向，达到团结和鼓舞人心的目的。 2）善于授权，将工作责任的归属转移到实际执行者身上，建立起一个有效的责任体系。 3）善于激励，创造一个使组织成员能够并愿意自行负责，努力工作的组织环境。,4）善于运用长处思维识才用人，使每一个组织成员都成为有用之才。 5）善于沟通协调，运用“黄金法则”和“白金法则”塑造组织内良好的人际关系。 6）善于学习，不断提高自己和组织成员的创造力和竞争力。 7）处理好突发事件，使组织迅速摆脱困境。,3、怎样管好事务 （1）把握好有效处理事务的原则 分工不分家 参与不包办 就简不就繁 放权不放任,（2）搞好流程再造 工作流程 （办事程序）：在管理组织中,几乎所有在部门及岗位间传递的工作都要事先设计好。我们把为组织的工作行为统一设计的工作标准和步骤称为工作程序，而将多个工作程序的组合称为工作流程。,（3） 掌握节约时间的艺术,谋求可控时间的增加,把最好的时间用来处理最重要的事情,