管理规范5.25要点

1、档案管理规范一、档案与档案管理（三）录入1、文书档案录入（1）OA系统电子文件归档已经办结的OA系统电子文件可以实时归档。具体操作：填写归档基本信息在文件管理/文件归档，点击“填写归档单”，首先进入“查询要归档的文档”窗口，录入查询条件，其中“查询的模块”是必填项，点击右上角“查询”，符合条件的文件显示在“查询要归档的文档”窗口下部，在其中要归档的文件前方框内打，然后点击右上角“归档”，系统提示：是否确定归档？点击“确定”，进入“归档信息”窗口，其中：全宗名称由下拉菜单选择；文号、责任者（由发文字号匹配生成或手工录入）、题名系统自动生成，保管期限、问题（机构）、密级由下拉菜单选择，录入“成文日

2、期”（文件落款日期）后，“件号”自动生成，“文件组合类型”系统默认为单件，何时填写组合件。“归档时间”默认为当前时间。“页数”暂时不填，待生成审批意见后，填正文、附件、审批意见页数之和。正文不是扫描件的可不填扫描分辨率、黑白二值、灰度、彩色、图像压缩方案、压缩算法、压缩比。点击“暂存”。此时如果不点击“暂存”，生成的审批意见下方将没有归档信息栏，会导致页数不准确。生成审批意见点击“审批意见”（在“关联附件”右侧），选择“是否是要生成的收文审批意见”，选择“是”则文件起草、发文、基层单位收文的传阅信息都一同生成，选择“否”则只生成从文件起草到发文为止的审批信息，然后点击“生成申请单信息”（“打印

3、”按钮右侧），系统提示：请确定已保存过此表单？如已保存，点“确定”；如未保存，点“取消”，再点击“暂存”后再点击“生成申请单信息”（“打印”按钮右侧），则在“文件材料流转及归档信息”下生成文件从拟稿、发文、流转到归档的全部信息。拉动右侧滚动条到底，查看审批意见页数。然后，进入“电子文件正文”和“关联附件”查看正文、附件页数（不是历次修改文件页数），返回“归档基本信息”填“页数”=正文+附件+审批意见页数，点击“暂存”。加盖归档章和二维条码分别进入“电子文件正文”和“纸质归档正文”，点击“加盖归档章”和“添加二维条码”。点击“暂存”。（是否需要强调10年的纸质归档正文不需加盖）纸质文件归档反映主

4、要职能和全面工作的重要文件应该电子文件和纸质文件双套归档、保管期限为永久的电子文件也应该保存纸质档案。需要纸质文件归档的OA电子文件，必须在文件起草时，在是否纸质归档中选择“是”，否则系统默认为“否”。只有在文件起草时选择纸质归档的文件在“纸质归档正文”中才有内容，才能加盖归档章和二维条码。因为OA电子文件的图片章不具备法律效力，所以纸质归档正文无红章，需打印后加盖实体公章。生成最终版审批意见进入“审批意见”，用光标点击“文件材料流转及归档信息”中的任意一处，点击“删除文档内容”，系统提示：确实删除之前生成的文档信息吗？点击“确定”，将先前生成的审批意见删除，点击“暂存”后，重新点击“生成申请

5、单信息”，出现文档后，查看归档信息中“页数”正确后，点“暂存”。如果正文是扫描件，无法加盖归档章和二维条码，则在审批意见中加盖归档章和二维条码。点“暂存”。确认归档点击右上角“确认归档”。提示“文件已归档，将会自动归到档案系统中”，点击“确定”。如果此时点击右上角“取消归档”，可以取消归档操作。否则，电子文件将在第二日自动传到档案管理系统。更新件号如果在归档操作中持续时间很长，“件号”可能被其它用户取走，需要点击“更新件号”，系统提示：此操作是为了获取最新件号，是否继续？点击“确定”。归档电子文件接收至少在归档操作的第二日，在OA系统首页快捷链接中选择“鞍山钢铁档案管理系统”，进入档案管理系统

6、，录入用户名和密码，在首页左边操作目录的17-接收OA档案，点击两次至“接收OA档案”，右边显示“档案管理”页面，点击“接收OA电子文件案卷”，提示：数据处理中，请耐心等待，直至显示“绿色，成功”。然后，在左边操作目录中进入1-档案编辑/1-文书档案/2-文书档案归档，在右边“归档文件”页面，点击“查询”，下方出现由OA系统归档的电子文件目录，点击“全选”，下方归档文件目录前面的方框中出现绿色，点击“归档”，则被选中的电子文件目录自动转入“1-1-1/2001年后档案编辑”模块中，满足日常查询需求。(2)网外纸质文书档案归档归档信息录入网外文件是指不在OA系统中形成的文件，包括统计报表、会议记

7、录、科研课题验收材料等非涉密文件。涉密文件信息录入执行鞍钢集团档案保密制度。网外非涉密文件归档需要在档案管理系统中录入归档信息。具体操作：在档案管理系统首页，进入1-1-1/2001年后档案编辑，在右侧“编辑文件”页面，点击“添加文件”，进入“编辑文件”页面，点击“编辑”，页面项目由灰变黑，表示可以进行录入。其中，“题名”是指文件标题，成套性文件的题名需填写概括内容，如2013年股份公司党政联席会记录（共12次）；“责任者”指文件落款单位而非文件起草人或归档人姓名，如无文件落款单位填写归档单位名称；文号指发文字号，没有文号的，此项可空；问题、密级、保管期限和文件组合类型由下拉菜单选择；页数填正

8、文、附件、发文稿纸（或文件传阅单）页数之和；“文件日期”指落款日期，归档时间系统自动默认当前时间，归档部门自动显示当前用户的单位名称；点击“生成件号”，系统自动按规则生成件号。黑白二值、文件压缩方案、灰度、彩色、压缩算法、压缩比、载体号、扫描分辨率可不填。最后在“是否为电子存档、是否为实物存档、是否为电子实物存档”中三选一。如想继续录入，点击“继续添加”；如当前不想再归档，则点“保存”后，退出。盖归档章、装封在每份文件首页右上角盖归档章，填写保管期限、问题、形成年度、件号、页数项目后，装入无酸纸封套。横版文件也应竖直摆放，文件头朝左，在首页右上角盖归档章。文件页数应用铅笔填写，正面在文件右下角

9、，背面打印的应该在文件左下角。4.科技档案录入（1）产品档案系统菜单档案管理档案编辑产品档案产品档案编辑点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“二级类目”、“三级类目”、“密级”、“保管期限”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“归档时间”、“形成年度”、“页数”根据实际情况填写，点击“生成案卷号” ，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。（2）科研档案系统菜单档案管理档案编辑科研档案科研档案编辑点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“二

10、级类目”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“证书签定号”、“归档时间”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。（3）基建档案系统菜单档案管理档案编辑基建档案基建档案编辑（冶金）2011年后形成的基建档案都使用“基建档案编辑（冶金）”编辑。添加案卷点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”、“工程项目名称”、“保管期限”、“密级”通过下拉菜单选择，“案卷题名”、“

11、形成年度”、“归档时间”、“文字（页）”、“蓝图（张）”、“底图（张）”、“原图号（套）”、“副卷数量”根据实际情况填写，根据归档材料的载体形式在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。添加卷内通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑图纸”。在弹出的页面中，点击“添加图纸”，在弹出的“添加”页面中，填写“图纸名称”、“原图号（

12、张）”、“张次号”、“设变单张数”，“张次号”填好后自动生成“档号（张）”，再根据图纸的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子图纸，如仍有图纸需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。通过“查询”功能找到需要添加的基建档案，选中后，点击“编辑文字”。在弹出的页面中，点击“添加文字”，在弹出的“添加”页面中，填写“文件标题”、“所在页号”、“序号”、“文件作者”、“归档单位”、“归档人”、“归档时间”、“形成时间”、“文号”，“综合小类”、“保管期限”通过下拉菜单选择，再根据文件的载体形式，在“是否为电子

13、归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，如仍有文件需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。（4）设备档案系统菜单档案管理档案编辑设备档案设备档案编辑（冶金）2011年后形成的设备档案都使用“设备档案编辑（冶金）”编辑。设备档案1适用于矿山以外的单位，设备档案2适用于矿山下属各单位。添加案卷点击“添加案卷”，弹出“添加数据”页面中输入相关信息。页面中“执行整理标准”不可更改，“二级类目名称”与“三级类目名称”、“ 车间”与“设备单体名称”通过下拉菜单选择并存在联动关系，“密级”与“保管期限”也通过下拉菜单选择，“案卷题名”

14、、“形成年度”、“归档时间”、“文字（页）”、“蓝图（张）”、“底图（张）”、“原图号（套）”、“副卷数量”根据实际情况填写，点击“生成案卷号”，同时自动生成档案号。最后点击“保存”，如需继续继续添加，点击“继续添加”后将保存当前档案，同时保留原有页面表单中的内容，可以使用原有页面内容继续添加新档案。添加卷内通过“查询”功能找到需要添加的设备档案，选中后，点击“编辑图纸”。在弹出的页面中，点击“添加图纸”，在弹出的“添加”页面中，填写“图纸名称”、“原图号（套）”、“原图号（张）”、“张次号”、“设变单张数”，“张次号”填好后自动生成“档号（张）”，再根据图纸的载体形式，在“是否为电子归档”、

15、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子图纸，如仍有图纸需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”。通过“查询”功能找到需要添加的设备档案，选中后，点击“编辑文字”。在弹出的页面中，点击“添加文字”，在弹出的“添加数据”页面中，填写“文件标题”、“卷内文件序号”、“所在页号”、“文件作者”、“归档单位”、“归档人”、“归档时间”、“形成时间”，再根据文件的载体形式，在“是否为电子归档”、“是否为实物归档”、“是否为电子实物归档”项中选择，并在附件列表中，点击“添加附件”上传电子文件，如仍有文件需添加，点击“继续添加”，没有，则点击“保存”

16、。（五）归档交接1.各类档案归档流程、归档要求档案移交部门准备归档目录（一式二份）（档案系统中导出的档案目录），用铅笔在盒（卷）背填写相关信息。交接双方按目录对实物档案数量和质量进行清点、对档案管理系统中的数据进行检查；根据归档目录，对照年度归档范围，查找未归事项；归档部门对存在问题和未归事项落实整改；合格后，双方签署备考表和交接书一式二份，双方各执一份。2.归档审核（1）文书档案文件保管期限是否按照归档范围所规定的期限。归档文件应按件组合。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。发文稿纸（传阅单）一并归

17、档，可放在最前面，作为首页盖归档章。对保管期限划分为永久和30年的归档文件要去除金属装订物后装入无酸纸封套。件号是否连续，不允许空件号。纸质文件归档章盖在文件右上角空白处，若是横版文件应竖直摆放，文件头朝左，在首页右上角盖归档章。铅笔填写文件页数，正面在文件右下角，背面在文件左下角。OA系统形成的重要电子文件或保管期限为永久的电子文件，纸质文件也须生成归档章和二维条码。OA系统形成的电子文件，生成的审批意见中归档信息要完整。OA系统形成的永久电子文件，应打印出纸质归档正文加盖单位公章。OA系统形成的永久及重要的电子文件应逐一点开确认，其余电子文件应选择不同的归档时间进行抽查。（2）人事档案复制

18、件归档需注明“此件为复制件”，复制单位组织、人力资源部门盖章并注明复制时间。材料归档前，必须经过认真鉴别，保证归档材料真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归入员工档案。经过鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。学历、学位材料除登记表外还应有证书复印件。职称材料存表不存证书。参加两个月以上理论、专业、技能等培训的应有培训材料。任按副主任科员及以上岗位管理职务的应有干部任免（聘任）审批表，不存任免文件，审批表手续完整注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。提拔任按副处长以上岗位管理职务的应有考察材料，考察材料放在对应的审批表后做为一件。

19、（3）科技档案审核见三档案验收（4）电子文件电子文件形成或办理部门应将形成的有保存价值的电子文件、元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件归档。长期存储的电子文件应使用不可擦写型光盘，单片装盒竖放。电子文件应一式三套归档，一套用于封存、一套查阅、一套异地保管，永久电子文件应与相应纸质文件材料同时归档。3交接书交接包括归档交接、转递交接、归档交接。交接双方在对归档材料的数量及质量审核结束后必须履行签字手续，并归档永久保存。这是对交接双方责任落实的依据与保障。具体填写要求见五重要表格及填写说明1.归档交接书。4.备考表在归档审核结束后除填写交接书外还应填写备考表。备考表是档案中重要组成部

20、分，它记载了档案从立卷时文件材料的形成情况到立卷后整个保管过程中文件所发生的变化，如档案的修改、移出、鉴定、销毁等。具体填写要求见五重要表格及填写说明7.备考表。（十）编研1、通用性编研主要有全宗介绍、组织沿革、大事记、三代会（党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会）简介、鞍钢日报头版报道、规章制度汇编、专题文件汇编等；（1）全宗介绍（2）组织沿革按照企业组织机构重大变革的若干历史阶段，分别讲述各历史阶段组织机构的演变发展。组 织 沿 革时 间单位名称单位领导设置机构及负责人依据文件（名称及文号）年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年

21、月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日撰写人： 撰写日期：（3）大事记： 是按照时间顺序简要记载企业一定时期内发生的重大事件的编研成品，主要由时间和记实两部分内容构成。一般是指：第一，企业隶属关系的变化，体制、机构的调整，规模的扩大或缩小，人事的任免和调动等；第二，企业制定的重要制度、办法，下达的规划、计划，采取的重大生产经营决策和措施；进行的改建、扩建任务等；第三，企业内召开的各类重要会议和参加国家、地方或上级机关的重要会议；第四，企业的生产、经营、基建、科研、职工教育、文艺体育、职工福利等方面成果和重大的质量、安全事务；第五，企业某个时期的重点工作；第六，国家、地方或上级

22、领导对本企业的重要指示、批示、检查工作时的讲话或其他活动等；第七，重大的外事活动，如外宾参观、考察、技术交流、商务洽谈；签订重要合同，本厂人员去国外学习、参观等；第八、其他。大 事 记序号时 间大事内容12016年1月4日孙利东荣获“辽宁省见义勇为英雄”称号。22016年1月13日矿业集团领导班子召开“三严三实”专题民主生活会。32016年1月26日矿业集团召开2016年工作会议。42016年1月29日受辽宁省省长陈求发委托，鞍山市科技局领导专程来到矿业集团，向工程院院士、矿业集团总经理邵安林送来新春慰问信。52016年1月29日矿业集团举行2015年度总结表彰大会。62016 年2月20日由

23、17名矿业职工组成的矿业集团拔河队代表中国参加2016年世界室内拔河锦标赛，最终获得女子500公斤级和540公斤级金牌及男女混合600公斤级银牌二金一银的佳绩。72016 年4月26日鞍钢集团公司董事长、党委书记唐复平到矿业集团调研，听取矿业生产经营情况的汇报。82016年5月11日鞍钢集团在矿业集团组织召开矿业集团干部大会，宣布鞍钢集团公司党委关于矿业集团领导班子调整的决定。92016年5月23日矿业集团党委书记、总经理邵安林会见了来访的神华能源公司副总裁王永成一行，双方就推进矿业产业化经营，扩展民爆工程业务，共同开拓市场，进行了深入交流。撰写人： 档案员姓名 撰写日期：（4）三代会简介三代

24、会是指：党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会 鞍钢铁运公司第四届十二次职工代表大会 会 议 简 介会议名称鞍钢铁运公司第四届十二次职工代表大会会议日期2015年1月16日会议地址鞍钢工人文化宫会议主持人王立仁参加人员公司领导：黄广利、王奇夫、李祖良、王立仁、刘汉威、李德福、张天祥列席人员各单位及部门负责人：各处处长会议议程一、预备会议：1、通报四届十二次职代会代表及主席团成员变动情况，通报职工代表到会情况；2、通过大会议题和日程安排。二、正式会议：1、宣布开会（奏国歌）；2、公司经理王奇夫同志做行政工作报告；3、公司党委书记黄广利同志作述职报告；4、公司经理王奇夫同志作述职报告；5、民主

25、评议：（1）民主测评领导班子（2）民主测评领导班子成员6、公布分组讨论时票决及测评结果；7、大会表决：公司行政工作报告决议（草案）；8、公司党委书记黄广利同志讲话 ；9、宣布闭会（奏国际歌）。通过事项（会议决议、选举结果等）1、公布分组讨论时票决及测评结果（应该具体写出测评结果，参加多少人，收集多少票，多少票赞成、反对、弃权）。2、大会表决：公司行政工作报告决议（草案）。（决议内容）其它撰写人： 档案员姓名 撰写日期：2016.10.30（5）鞍钢日报头版报道（6）规章制度汇编2、实用性编研是围绕某一项目、某一问题或某一事件等，系统深入分析档案信息的基础上，形成的深层次编研材料。（1）专题汇编

26、或选编 是按照一定的题目，选录档案原件，全文或节录主要部分编纂的编研成品。既可以是宏观的，如某单位编印的标准化、计量工作文件汇编是将国务院、国家标准局、专业主管部门，以及本企业的有关文件，经选择后全文汇集而成的；也可以是微观的，如某单位编印的*技术汇编，是将科技人员撰写的技术论文，经过选择并配上有关图纸，按工艺流程汇编而成的。（2）基础数据统计以图表形式提示企业经济技术和管理基础数字的编研成品。根据需要，它可以是汇集一个企业较全面情况的综合性的基础数据统计，如：一些企业对生产经营各项指标完成情况进行的综合统计，内容包括产品品种、产量、质量、原材料和能源消耗、劳动生产率、税利完成情况等数字，或按

27、年分别统计，或将历年的数字汇总综合统计，编制统计年报，配以必要的图示和文字说明；也可以是汇集企业内某一方面情况的专题性基础数据统计，如企业在查明各种工程或各种设备情况的基础上编制的本厂基本建设概况、本厂生产设备特征汇编等，其中工程设施，按建筑子项列出一些情况和数字：建筑项目名称及代号、建筑面积、占面积、结构、跨度、层高、用途生产能力、以及开工、竣工、投产日期等，并配以建筑平面图、管线布置图等。生产设备，列出一些情况和数字：设备名称、型号、数量、性能、主要技术参数、生产能力、动力配备、生产厂家等，并可附有结构传动图、电路图等，还可附有按工程流程绘制的全厂或设备布置图。（3）科技成果简介 用文字叙

28、述或列表的形式，扼要摘录科技成果的主要内容，予以编撰和汇集的编研成品。主要内容包括科技成果名称、性能、结构、用途、工作原理、工艺过程、技术参数、技术规范等的报道；科技成果的技术水平、经济价值、鉴定、评审和获奖的结论意见；主持和参与科技成果研制工作的人员名单；科技成果的档号等。一般不加进编研人员的评介意见。 （4）图集、图册图集是以图样为主体，配以必要的文字和数字说明的编研成果。图样可以是设计图、也可以是简图或示意图等。图册主要用来表示产品或设备的规律、结构、性能、技术参数等，或表示基建工程设施的规模、布局、走向、结构、数据。图册可根据用途不同而区分，有为产品研制服务的图册，如产品选型图册，汇集

29、了系列产品的名称、型号、规格、性能、用途、技术参数、以及安装、维修的技术要求等；有为设备管理或工程设施管理服务的图册，如变电站电气主结线及设备规范图册、10千伏配电线路图册等，这些图册既为电力生产高度、运行管理和设备、线路的检修管理提供了依据，也为生产班组合理开放用电负荷、保证生产安全等日常管理提供了凭证；有为技术交流或产品加工订货的图册，汇集了产品的图样、还注明技术条件、技术数据以及图号等。3、典型事例汇编三、档案验收1.工程档案验收标准、分工、程序、验收用表、归档内容（1）项目档案的验收标准完整性。项目档案按照验收依据文件确定的归档范围将项目建设全过程形成的应归档的文件材料收集齐全，内容完

30、整，每份文件项目填写、签章手续完备。完整率 =实归档案数量/应归档案数量100%。鞍钢投资的项目档案完整率应在99%以上，其余项目档案的完整率在98%以上为合格。准确性。项目档案的内容真实反映项目竣工时的实际情况和项目建设全过程，做到图物相符，技术数据准确可靠。准确率 =准确档案数量/实归档案数量100%。准确率必须达到100%为合格。系统性。项目档案按照形成规律，保持各部分之间的有机联系，保管期限、涉密类别及密级划分准确，组卷合理。系统率=系统整理档案数量/实归档案数量100%。系统率在98%以上为合格。（2）分工 鞍山钢铁集团公司（以下简称鞍山钢铁）办公室是科技档案管理归口部门，主要职责：

31、制（修）订鞍钢科技档案管理制度；开展科技档案管理培训指导、监督和检查；提出科技档案管理信息化建设需求；组织鞍钢投资项目档案验收。 工程管理部门主要职责：负责组织、协调项目档案的收集、整理及归档工作；负责对本部门形成的项目前期文件、竣工验收文件进行初步整理，并向档案管理部门归档；负责竣工图、竣工验收文件的竣工验收审核。 规划部门主要职责：负责对本部门形成的项目（产品）前期文件进行初步整理，并向档案管理部门归档；负责项目前期文件的竣工验收审核。 审计部门负责向生产使用单位提供建设项目（工程）审计报告用于归档。 工程质量监督单位主要职责：负责编制项目单位工程划分表；负责对项目施工文件和监理文件的竣工

32、验收审核。 监理单位主要职责：负责对施工文件、竣工图的归档审核；负责整理项目监理文件，向生产使用单位归档；负责汇报监理范围内项目档案质量审核情况；负责对施工文件、竣工图、监理文件竣工验收审核。 招标单位主要职责：负责对招投标文件、委托书等与招投标过程有关资料进行初步整理，并向本单位档案部门归档；负责向委托单位提供本单位归档的非军工项目招投标文件清单；负责配合委托单位查阅本单位归档的非军工项目招投标资料； 设备采购单位主要职责：负责对项目材料、构件及设备订购文件进行初步整理，向本单位档案室归档；负责向生产使用单位提供本单位归档的非军工项目采购文件清单。 勘察、设计单位主要职责：负责对勘察、设计文

33、件进行初步整理，向本单位（或生产使用单位）档案室归档；负责编制项目图纸总目录；负责向生产使用单位提供设计基础文件和设计文件清单。 施工单位负责形成、积累和整理项目施工文件和竣工图。总承包项目，由各分包单位负责其分包范围内全部施工文件和竣工图的形成、积累和整理，提交总承包单位审核汇总后，向生产使用单位移交；非总包项目，由各施工单位负责收集、积累和整理其合同对应项目的全部施工文件和竣工图，向生产使用单位移交。 生产使用单位（科研单位）职责：档案管理部门主要职责：负责科技档案归档、整理、保管、提供利用、鉴定销毁等工作；负责科技档案实体和信息安全；负责组织本单位投资的项目档案验收工作，每年11月末向鞍

34、山钢铁办公室档案处上报项目档案验收情况；负责指导形成部门（单位）收集、整理科技档案并进行审核。工程管理部门主要职责：负责对项目前期文件、生产准备试生产文件、竣工验收文件进行初步整理，向本单位档案部门归档。尤其注重项目的重要部位、重要工艺、重要工序、重大事件、重要活动等以及重要结构或关键部位的隐蔽工程形成照片、录音、录像等图像及音视频电子文件的积累和归档工作；负责工程施工文件和竣工图的归档和验收审核；对到期建设项目（工程）档案提出鉴定意见，并与档案部门共同销毁。（3）程序预验收。预验收工作在项目接近完工时开始到项目试运行完成。预验收程序：召开归档工作会议。编制项目单位工程划分表和图纸总目录。归档

35、文件的分类、组卷、编目等整理并审核。档案交接并统计数量，形成项目档案统计表正式验收。预验收基本结束，由档案管理部门组织正式验收。档案验收组全体成员及设计、施工单位的有关人员参加。正式验收程序：生产使用单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况、项目档案自查中存在的主要问题及整改情况。监理单位汇报监理范围内项目档案质量的审核情况及监理档案归档情况。验收组检查项目档案情况，形式有质询、现场查验、抽查案卷等。抽查档案的比例为，案卷数量100卷（含）以下的，全部检查；案卷数量在1011000卷（含）的，抽查30%；案卷数量超过1000卷的，抽查15%。同时填写验收抽检登记表。此表分前期文件、竣工文件、竣工

36、验收文件，按卷填写。验收组对项目档案质量进行综合评价，对存在问题提出整改措施和时间要求。验收组形成并宣布项目档案验收意见，验收结果分为合格与不合格。填写项目档案验收登记表。验收组填写项目档案竣工验收存在问题处理意见表，并跟踪落实整改情况。（4）验收用表（附件15、16、17、18）档 案 统 计 表项目名称：序号生产使用及有关单位合计前期文件竣工文件竣工验收文件竣 工 图备注小计总图工艺建筑结构燃气热力通风给排水设备供电传动仪表计算机电讯( )验 收 抽 检 登 记 表项目名称： 生产使用及有关单位：实有档案数量（卷或套）抽检比例抽检档案数量抽检结果： 完整率： 准确率： 系统率：验收意见：验

37、收部门： 验收人： 年 月 日 抽 检 案 卷 情 况序号抽 检 案 卷 内 容抽检图纸图号抽检结果存在问题及处理意见备注合格不合格档 案 验 收 登 记 表项 目 名 称实有档案数量抽检比例抽检数量完整率准确率系统率档案验收结果生产使用及有关单位实 有 档 案抽 检 档 案完整率准确率系统率卷件卷件项目档案验收意见：验收组成员签字：档案管理部门：项目规划部门：工程管理部门：监理单位：工程质量监督单位： 年 月 日存在问题：限期整改措施：生产使用单位意见： 签章： 年 月 日（ ）项目档案竣工验收存在问题处理意见表序号存在问题责任单位责任人电话整改期限备注工程主管部门： 生产使用单位：验收时间

38、： 年 月 日（5）归档内容在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的应归档的文字、图表、声像等形式的文件材料。包括项目前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。项目前期文件，指项目在立项、审批、招投标、勘察、设计中形成的文件。主要包括项目申报文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件等。项目竣工文件，指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、竣工图和监理文件组成。项目施工文件，指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。项目竣工图，指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。项目监理文件，指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进

39、行控制的文件。项目竣工验收文件，指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。主要包括生产技术准备试生产文件、财务管理文件、竣工（含档案）验收文件等。2.重点工程、自管工程划分标准（1）按投资额（2）按放行计划原办法：由工程主管部门归属划分，由原鞍山钢铁集团公司技改部负责的工程为“重点工程”，由生产单位自己负责的工程为“自管工程”。3.科研档案验收标准、分工、程序、验收用表、归档内容（1）验收标准凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用字迹不牢固的书写工具。（2）分工 鞍山钢铁集团公司（以下简称鞍山钢铁）办公室是科技档案管理归口部

40、门，主要职责：制（修）订鞍钢科技档案管理制度；开展科技档案管理培训指导、监督和检查；提出科技档案管理信息化建设需求；组织鞍钢投资项目档案验收。 生产使用单位（科研单位）职责：档案管理部门主要职责：负责科技档案归档、整理、保管、提供利用、鉴定销毁等工作；负责科技档案实体和信息安全；负责指导形成部门（单位）收集、整理科技档案并进行审核；生产部门（科研部门）主要职能：按要求积累各岗位履行职能过程中形成的产品设计、产品试制、产品生产，科研项目研究实验与开发、总结等文件材料；负责归档前整理和向档案部门移交；对到期科研档案提出鉴定意见，并与档案部门共同销毁。（3）程序研究准备阶段、研究试验与开发阶段、总结

41、鉴定验收阶段、成果申报阶段、推广应用阶段。科研文件材料应在科研项目完成后30个工作日内归档，研究周期长的项目，可分阶段归档。（4）验收用表（5）归档内容七、鞍钢档案管理系统功能简介2.编辑（1）文书档案在系统菜单/档案管理 / 档案编辑/文书档案/根据文件产生的年限选择进入以2001年后产生的文件为例系统菜单/档案管理 / 档案编辑/文书档案/2001年后文书档案 查询查询功能支持多条件查询。查询条件填写完毕后点击“查询”即可根据条件查询到2001年后文书档案数据。 添加文件详见一、档案与档案工作（三）录入1、文书档案录入(2)网外纸质文书档案归档 编辑文件通过查询功能找到要编辑文件后，选中，

42、点击“编辑文件”，对文件的相关信息修改后点击“保存”。 删除案卷通过查询功能找到要删除文件后，选中，点击“删除案卷”。 接收档案OA系统中的电子文件归档后，至少在归档操作的第二日，点击“接收档案”，文件归入档案系统。 批量修改选中要修改的文件后，点击“批量修改”，可对文件中的文件类别、文件组合类型、密级、文件保管期限、图像压缩方案、盒号进行更改，更改后点击“保存”，提示“修改后需要重新手工生成档号。是否继续？”，点击“是”。如果件号有变化，纸质文件可通过“文件编辑”，手动更改件号。 （2）产品档案（3）科研档案系统菜单/档案管理 / 档案编辑/科研档案查询功能支持多条件查询。查询条件填写完毕后

43、点击“查询”即可根据条件查询到科研档案查询添加文件（4）基建档案（5）设备档案（6）会计档案（7）人事档案在系统菜单/档案管理 /档案编辑/人事档案编辑 查询查询功能支持多条件查询。查询条件填写完毕后点击“查询”即可根据条件查询到对应的人事档案 添加案卷点击“添加案卷”，在弹出的页面中对灰色背景的项目（类别、部门、归档时间、转入类型）进行选择，其余项目（姓名，拼音代码、备注、副本数量、档案号）填写后点击“保存”，如还有需添加人事档案点击“继续添加”。 修改案卷通过查询功能找到要编辑人事档案后，选中，点击“修改案卷”， 在弹出的页面中对灰色背景的项目（类别、部门、归档时间、转入类型）进行选择，其

44、余项目（姓名，拼音代码、备注、副本数量、档案号）填写后点击“保存”。通过查询功能找到要删除文件后，选中，点击“删除案卷”。 编辑材料通过查询功能找到要编辑人事档案后、选中，点击“编辑材料”，在查询条件中可根据“材料制成时间”、“大类号”、“材料名称”选择要修改的材料，点击“查询”。查找到要修改的材料后，选中，点击“修改材料”，在弹出的“数据编辑”页面中进行修改，最后点击“保存”。 卷内查询通过查询功能找到要编辑人事档案后，选中，点击“卷内查询”，在查询条件中输入姓名后，可根据“材料制成时间”、“大类号”、“材料名称”进行查询，对查询到地卷内目录可选中后点击“修改材料”或“删除”进行编辑。 删除

45、通过查询功能找到案卷或卷内目录，选中后，点击“删除”。 批量修改通过查询功能找到案卷，选中后，点击“批量修改”，对部门和类别项进行修改后，点击“保存”。（8）地质档案（9）设计档案（10）施工档案（11）教学档案（12）新闻书稿档案（13）照片档案（14）荣誉档案（15）印章档案（16）声像档案（17）人物档案（18）电子档案（19）资料档案3打印目录系统菜单/统计及分析/打印目录(1) 文书档案文书档案各类目录查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。文书档案统计（2010年前）、文书档案统计（2011年2

46、030年）（2）产品档案产品档案各类目录、数字标签、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。产品档案统计（3）科研档案科研档案各类目录、数字标签、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。科研档案统计（4）基建档案（5）设备档案1（6）设备档案2（7）会计档案会计档案各类目录、数字标签、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、wo

47、rd标识将文件目录另存为对应格式。会计档案统计（8）人事档案人事档案各类目录、卷被标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。卷内目录检查组版适用于A4改版后的人事档案，现各单位仍使用“人事档案打印卷内目录”。人事档案统计人事档案打印案卷目录重名解决（9）地质档案（10）设计档案设计档案各类目录、数字标签、案卷题名、各类文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。设计档案统计（11）施工档案施工档案各类目录、数字标签

48、、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。施工档案统计（12）教学档案教学档案各类目录、标签、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。教学档案统计（13）新闻文稿档案新闻文稿档案各类目录、数字标签、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。新闻文稿档案统计（14）荣誉档案荣誉档案各类

49、目录、数字标签、案卷题名、袋标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。荣誉档案统计（15）照片档案照片档案各类目录、数字标签、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。照片档案统计（16）二级照片档案（17）印章档案印章档案各类目录、数字标签、案卷题名、箱标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。印章档案统计（18

50、）声像档案声像档案各类目录、数字标签、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。声像档案统计（19）人物档案人物档案各类目录、数字标签、案卷题名、文字标签查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。人物档案统计（20）电子档案电子档案各类目录、数字标签、案卷题名、没有文字标签？查询条件填写完毕后点击“查询”后再点击左上方打印机图形进行打印,或点击excel、pdf、word标识将文件目录另存为对应格式。电子档

51、案统计（21）档案到期鉴定数量统计表4.利用系统菜单/档案管理/档案利用(1)利用目录查询(2)档案利用申请页面管理填写利用申请点击“填写利用申请”，在弹出的“填写申请单”页面中填写各项内容，其中“具体用途”、“预借期”为必填项，如需填写利用效果，应在“是否填写利用效果”项选择“是”，利用方式为“下载”时，应填写“授权期限”，点击“查询”，对查找到的条目点击“添加”，添加后档案类别不允许再修改，如想修改点击“移除”，最后点击“保存”，如果利用单位与归档单位不一致，会提示“利用单位与归档单位不一致，需要履行利用审批”，点击“确定”，如果在“查询”中没有添加，会提示“是否保存到未查到利用需求登记表

52、”点击“确定”。编辑利用申请选中需编辑的利用申请单，点击“编辑利用申请”，可对所列各项进行编辑。删除利用申请选中需删除的利用申请单，点击“删除利用申请”后删除该申请单。接收利用查询查询功能支持多条件查询。查询条件填写完毕后点击“查询”即可根据条件查询到利用申请单。查看利用申请单首先根据“查询”功能找到对应的利用申请单，选中后，点击“查看利用申请单”，进入后可查看到申请单相关信息，并可填写利用效果。对在“预借期”内未完成利用的申请可点击“续借申请”。(3)档案利用目的“利用时间”与“利用人”为必须项，填写后点击“查询”可查到对应利用申请单。“是否填写利用申请效果”的申请单可选中后点击“查看利用申请”， 进入后可查看到申请单相关信息，并可填写利用效果。对在“预借期”内未完成利用的申请可点击“续借申请”。(4)档案利用续借申请列表页查询条件填写完毕后点击“查询”即可根据条件查询到需要续借的申请单。选中后，点击“续借”，弹出页面“授权期限”？8通知系统菜单/通知（1）通知编辑及反馈添加通知点击“添加通知”，在弹出的