基于城乡建设设计院的图档管理系统分析

1、内 容 摘 要 本文提出的城乡建设设计院的图档管理系统的分析，是根据我 国国情和行业发展需要，吸取国内外成功经验，结合城乡建设设计 院具体情况而分析得出。 随着现代信息技术的广泛应用，电子文件大量产生，其重要性 和利用的方便性日益凸现。档案管理对象的数字化要求其管理手段 的相应变革。利用计算机技术有效处理电子文件，利用网络和数字 通信技术快速传输电子文件，利用数据库技术存储大量电子文件， 运用信息检索技术方便快捷地浏览、查询电子文件，运用信息系统 实现对电子文件的归档和利用过程。 本文主要分析档案管理在公司生产设计过程中的意义和实际运 用，通过档案管理的手段、办公局域网的支持和信息管理的技术控

2、 制和监督设计图纸的形成，发展，销毁全过程。 本文具体内容结合城乡建设设计院的 CAD 设计图纸的档案管理， 分析档案管理的业务流程,需求分析,完成对图档管理系统的系统分 析工作。 关键词关键词：电子文件、档案管理、图档管理系统、系统分析 ABSTRACT This article proposed the urban &rural Design Institutes picture, archive management systems analysis, is according to our country national condition and the profession de

3、velopment demand, absorbs the domestic and foreign successful experiences, combined the urban & rural Design Institute special details to analyze obtains. Along with the present information technologys widespread application, the electronic document produces massively, its important use conveniences

4、 in relief day by day. Archive management objects digitization requests its management tool the corresponding transformation. Using computer technology effective processing electronic document, use the Internet and the digital communication technologies rapid transmission of electronic document, sav

5、es the massive electronic document using the database technology, the application of information retrieval technology for electronic document is quickly and easily. Using the information system to realizes the electronic document filing-up and the use process. This article main analysis archive mana

6、gement in the company production design processs significance and the actual utilization, through archive managements method, the work local area networks support and information managements technology control and surveillance design papers formation, the development, destroys the entire process. Th

7、is article actual content unifies the urban & rural Design Institutes CAD design drawings archive management, analysis archive management of business processes, the demand analysis, completes carries on the system analysis work to the picture, archive management system management system. KEYWORDS： E

8、lectronic document, Archive management, picture, archive management system, systems analysis 正文目录正文目录 第一章 引言 1 第一节 选题背景 1 第二节 选题意义 2 第三节 研究方法 3 第二章 档案管理综述 4 第一节 档案的发展 4 一、档案的定义、分类 4 二、档案管理的意义 5 第二节 档案管理思想的概念 5 一、文件生命周期理论的提出与内容 5 二、文件连续体理论的提出与内容 6 三、文件生命周期理论与文件连续体理论的关系 7 第三节 电子档案 8 一、电子文件概念 8 二、电子文件（

9、图纸）的归档 8 第三章 图纸管理需求分析 10 第一节 公司组织机构的调研 10 第二节 设计图纸的产生，发展，销毁 12 第三节 公司图纸管理业务流程的变化 13 一、图纸管理三阶段 13 二、图纸管理业务流程和现有组织机构的关系 14 第四节 图纸管理的信息需求 15 第四章 图档管理系统分析 16 第一节 系统总体规划 16 第二节 系统可行性研究 16 一、技术的可行性进行分析 16 二、经济的可行性进行分析 16 三、营运的可行性进行分析 17 第三节 系统逻辑模块分析 17 一、系统功能模块分析 17 二、系统体系结构分析 22 三、系统业务流程规划 23 四、系统数据流程分析

10、24 第五章系统详细设计 32 一、系统详细设计 32 二、用户界面设计 32 第六章 系统评价与结论 37 第一节 系统评价 37 第二节 结论 37 【参考文献】 38 致 谢 39 第一章 引言 第一节 选题背景 随着计算机技术的快速发展，推动人们进入了数字化时代，中国作为一个 发展中国家提出了国家信息化的目标：在国家统一规划和组织下，在农业、工 业、科学技术、国防和社会生活的各个方面应用现代信息技术，深入开发、广 泛利用信息资源，加速实现国家信息现代化的进程。 十六大以来，我国信息化发展逐步加深，在经济，政务，社会，文化等领 域取得一定的成果。经济领域，信息技术在农业生产和流通中的应用

11、进一步加 强；制造业信息化受到了广泛的重视；解决高能耗，高污染，安全生产等方面 不断有新的成果涌现；金融，民航，电子商务等领域信息化成效显著。政务领 域，一批重点电子政务工程项目，如金税，金关，金盾，金财，金水，金审等 已经开始发挥重要作用。政府网站总数已经超过 15000 个，总体拥有率达到 85.6%，网站内容不断丰富，功能逐步增强，整体绩效水平显著提高。社会领域， 现代远程教育渐成体系，教育信息资源开发利用已成规模，劳动和社会保障信 息化也在稳步推进之中，社区信息化已经引起广泛重视。文化领域，公共文化 信息服务水平进一步提升，数字图书馆资源建设取得新的进展，市场化信息资 源开发利用正在有

12、序推进。总的来看信息化的认识和理解在不断深入，信息化 应用开始向经济社会的各个领域渗透，信息化推进的队伍不断扩大，涌现了许 多高水平的应用成果。1 “十五”期间提出了全国档案信息化建设的总体指导思想，即以邓小平理 论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要 求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以 档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档 案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程促进档案事业持续快 速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。2 2000 年 12 月 10 日全国档案工作会议通过的全国档案

13、事业发展“十五” 计划，明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略 重点之一，档案信息化就是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向 以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。目 前我国档案信息化建设的最主要任务是：在国家档案行政管理部门的统一规划 下，在各级各类档案馆广泛推广应用现代信息技术和网络技术，深入开发档案 1 周宏仁.我国信息化发展的新形式和新任务.中国信息界J,2008,(1):44-45. 2薛四新,彭荣,陈永生等主编.档案信息化应用系统建设M.北京:机械工业出版社.2006.36. 信息资源，推进档案信息上网，提高档案管理工作的广

14、度和效率，加速档案信 息的利用。 第二节 选题意义 现代化背景要求档案管理事业与时俱进，在社会信息化背景下，档案管理 逐步从档案实体管理向档案信息管理转变。档案工作信息化并不是简单地用计 算机等现代信息技术设施代替传统的手工劳动，也不是将传统的管理方式复制 到计算机网络系统中，而是要借助现代信息技术，引进现代管理理念，对落后 的管理方式、僵化的组织结构、低效的管理流程等进行符合信息原则所作的全 面而又深刻的变革，以达到改进档案资源管理，促进档案资源社会共享的目的。 20 世纪 90 年代中后期，市场竞争迅速加剧，企业为了提高市场竞争能力， 适应市场竞争，采用现代网络与信息技术，开发企业信息化。

15、许多企业建立企 业网站，发布企业信息，建立企业局域网，实施办公自动化系统（OA 系统 ）， 使得企业内部工作产生大量的电子文件。随着以计算机技术为基础的现代科技 的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将 使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。 据有关调查，在 1998 年，500 家国有工业企业中已有 88的企业采用了计 算机进行信息处理，50.2企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系 统。显然，电子文件阶段将是 21 世纪现代企业文献信息管理的发展方向与必然 趋势。 在城乡建设设计院公司中，在办公自动化和公司局域网环境下，生产设计 过程中生成

16、大量的 CAD 电子文件，这些图纸文件是科学技术的重要资料，也是 企业赖以生存的重要资料。做好保管 CAD 电子文件工作对于公司的发展具有重 要意义。公司不仅要求保管和搜集 CAD 图纸数据文件，而且要求提供服务和利 用。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实 记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等 各方面正积极地发挥应有的重要作用。 我国档案管理的主导思想是重管轻用，对于科技档案是不适用的。公司需 要用现代化档案管理思想指导科技档案的管理工作。科技文件的形成具有一定 的生命周期，作为科技生产活动的依据要求注重科技档案的时效性、强调其现

17、实使用性。 企业档案管理不仅使保存有用的企业生产文献资料，对企业的成长发展起 重要作用，而其企业的资源代表着一个行业的发展状况，而众多的行业发展状 况就决定着国家的发展状况。管理好一个企业的档案管理，就等于管理好国家 的众多档案的一个方面。所以企业的档案管理是必要和必须的。选择该题研究 主要目是促进企业的档案管理系统的建设和应用。 建立一套图档管理信息系统对于如何有效的把本单位生产资料及时、完整 的收集、管理和利用，有着重要的意义。档案管理部门是企业正常运转的物资 保障部门。 从微观上，建立图档管理系统能提高档案管理部门的工作效率，降低工作 失误的风险，减少信息在传递过程中发生错误的机会，正确

18、及时的管理档案的 信息和档案的实物。从宏观上，对于企业建立图档管理信息系统可以根据档案 的信息，更好地管理整个企业的生产 ，设计过程，及时掌握信息，适应市场化 竞争的要求，真正做到以市场为导向。 第三节 研究方法 本文通过查阅关于现代档案管理的一些文章、书籍、报刊等进行文献的资 料收集，整理，结合城乡建设设计院档案管理实际情况。最后，结合相关的的 理论和方法对城乡建设设计院的图档管理系统进行了深入的分析研究。 本文分成五大部分。第一部分，指出了有关档案管理的基本问题，从档案 的定义与分类，档案管理工作,电子档案三个方面进行论述；第二部分，阐述了 公司图纸管理需求分析，分别从公司的组织机构，图纸

19、业务流程的变化，图纸 运动周期，以及档案管理工作的调研三个方面进行论述；第三部分，分析了图 纸管理系统，从可行性研究，总体规划，逻辑模块分析研究三个方面进行叙述； 第四部分，完成系统的评价工作。 第二章 档案管理综述 第一节 档案的发展 一、 档案的定义、分类 中华人民共和国档案法中是这样定义档案的，“档案是指过去和现在 的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科技、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不 同形式的历史记录”。从中可以看出，档案是人类在社会活动中直接形成的历 史记录，档案是具有对国家和社会有保存价值的历史记录，档案通过不同的

20、形 式如各种文字、图表、声像保存的历史记录。档案具有原始性，内容价值性， 形式多样性的特点。 档案和文件二者之间存在密切联系，但又有显著区别。文件是档案的前身， 是形成档案的基础。因为国家机构、社会组织以及个人完成各种社会活动形成 的各种表达意图的文件，这些文件日复一日地积累起来构成了档案的基础。档 案是文件有条件转化而来的。完成现实执行效用的对于当时和今后的社会实践 活动具有参考利用价值的按照一定规律集中保存起来的文件才能转化为档案。 在社会生活中，有一种普遍的档案分类方法，以内容为标准，分为文书档 案、科技档案和专门档案（司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学 档案和外交档案等）。文

21、书档案也称党政档案、行政档案，是机关、团体、部 队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。它具有涉及面 广、内容丰富、形式规范、记录方式与制成材料多样等特点，内容涉及国家、 政党、民族和社会的各个方面，是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展 史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。专门档案是指一些社会机构和组 织在某些专门业务工作中形成的档案材料。科技档案是由生产技术应用与管理、 基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等 科技文件材料转化而成的档案材料。3 科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字，图表、声像 等文件材料的总称。人们在从事

22、科技、生产活动中产生和形成的科技文件，为 指导现实科技，生产，建设活动的依据，具有现行效用。科技文件具有专业技 术性，成套性，更改性，通用性和现实性。 科技档案集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、 建筑等部门。本文中所提到的科技档案是基本建设档案（简称基建档案）， 它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、 施工和使用、维修活动中形成的科技档案。基建档案的特点是建设项目成 3姜之茂.档案人员岗位培训教程M.北京:中国档案出版社.2002.5. 套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。其中档案内容构成一般包括： 可行性研究、任务书、设计基础材料，设计

23、文件，工程管理文件，施工文 件，竣工文件，财务文件，财务管理，以及其他材料等。 二、 档案管理的意义 档案是科学研究的物质基础和条件，档案部门收藏的各种档案原始、系统 地记录了人类同社会、同大自然抗争的知识经验，能最大限度地满足科学工作 者的需要。档案不仅是国家珍贵的历史文化财富，也是人类文明进步的阶梯。 档案管理是国家档案工作的组成部分，档案管理是为了更科学，更有效的 管理档案，发挥档案文件中包含的信息，经验，知识等资源，同时是为更好的 社会发展和经济发展提供利用的保障。 档案管理的目标在于，将人类在生产生活过程中凝集形成的各种资料中包 含大量的经验知识，不再停留在档案文件中，而是能为更多的

24、人提供利用服务。 档案业务工作基本内容，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利 用这些方面。档案收集工作是要将企业内重要文书资料，档案资料进行集中保 存的过程，收集起来的档案来源广泛，数量巨大，内容复杂，需要档案管理人 员进行整理和鉴定的工作，鉴定后的档案编写目录，进行合理保存，并采取保 护措施。当档案数量大，内容复杂时，为了科学地进行收集、整理、鉴定、保 管、统计和利用，档案管理部门要掌握档案和档案管理工作的基本情况，需要 对有关情况进行数据的登记、统计、分析工作。档案的最终目的是提供相关资 料给需要使用的人，实现档案管理的一个重要目的，即提供服务。 第二节 档案管理思想的概念 一、 文

25、件生命周期理论的提出与内容 （一）文件生命周期理论的发展 由美国档案专家菲力浦C布鲁克斯向档案协会提交的我们应当保存 什么文件的报告中首次提出“文件生命周期”的概念，以区分文件与档案界 限，控制文件进档案馆的范围。 1950 年英国档案学者罗吉尔艾利斯在巴黎召开的第一届国际档案学会上 对文件生命周期作了“三阶段论”的划分。他认为在文件向档案的转化过程中， 文件一般要经历现行文件阶段、暂时保存阶段到永久保存阶段这样一个完整的 运动周期。“三阶段论”的提出奠定了文件生命周期理论的研究起点。 前国家档案局长詹姆斯B 罗兹为代表的一批欧美学者，对文件运动的 形式、过程、特点进行了全面系统的探讨。詹姆斯

26、B罗兹在档案管理和 文件管理在国家信息系统中的作用中认为文件生命周期是指“从文件的产生、 经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作阶段，一直到实现效用的消失， 或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因它们具有值得永久 保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的使命”。4 由于各个国家档案学者不断深入研究，使得文件生命周期理论逐渐成熟。 文件生命周期理论是指导从文件到档案全过程管理的基本理论，是现代档案学 重要理论之一。 （二）“文件生命周期理论”的主要内容 1文件是一个广义的概念，无论其载体形式和记录方式如何，都是人类社 会实践活动中直接产生和使用的信息记录。现行文件和历史档案都是广义

27、文件 运动过程中的某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。( 2)文件运动现 象如同生命现象一样。从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。文件 最初产生、保管和频繁利用，然后是由于其偶尔的作用和潜在的价值被送往档 案室，最后当文件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到 档案馆永久保存外，其他一概销毁。这一发展过程是连续的。 2文件价值状态的变化过程可以划分为若干阶段 (1)文件的整体运动过程具有阶段性特征。从文件运动形态可分为现行、半 现行、非现行三个阶段；从文件保存场所可分为承办单位留存、中间档案馆留 存、总档案馆永久保存三个阶段；从文件运转流程可分为产生办理、现行利用

28、、 过渡保存、历史保存四个阶段；从文件管理程序可分为文件形成、使用和维护、 鉴定和选择、档案管理四个阶段。划分方法尽管不同，却共同反映出文件的运 动过程具有阶段性的这一事实。 (2)文件的各个阶段各有不同的特点。如文件的运动形态的各个阶段的特点： 现行文件，现行作用突出，频繁使用，在部门频繁使用；半现行文件，现行作 用减弱，利用率降低，部门使用为主，检验历史价值，存在本部门或档案中心； 非现行文件，现行作用消失，无历史价值的淘汰，服务对象扩展到社会，档案 馆保存。 (3)文件价值形态。第一价值，对形成机关的原始价值；第二价值，对其他 机关和个人利用者的从属价值。5 4 黄存勋.文件生命周期理论

29、三流派及在中国的“适用”之争J.北京档案,2002(6):10. 5 阴宏光.浅析“文件生命周期理论”在档案管理中的应用J,云南档案,2007,(5):16. 二、 文件连续体理论的提出与内容 1996 年澳大利亚国家档案标准中对“文件连续体”定义“从文件形成（包 括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中 连贯一致的管理方式。”它揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的 理念。 文件连续体理论内容丰富，它构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动 过程，这一体系主要构建于四个轴之上：文件保存轴、凭证轴、业务活动轴、 形成者轴。每一个轴又代表了四个相关联的维：第一维是

30、单份文件，对应的价 值形式为具体的形为轨迹。第二维是案卷即文件的组合，对应的形成者为机构 的部门。反映的业务活动为若干行为的一个活动，表现出的价值形成为凭证。 第三维是全宗对应的形成者是一个机构，反映的业务活动为某一机构的活动， 表现出的价值形式为机构、个人的记忆。第四维是全宗的集合，反映的业务活 动为整个社会，表现的价值形式为集体记忆。6 文件连续体理论的基本内容非常丰富，它的内容主要表现在构建一个多维 坐标体系来描述文件的运动过程。澳大利亚档案学者阿普奥德和苏麦克米希 构建了这一保管模式，并进行了阐述。 文件运动过程的多维坐标体系包括四个坐标轴，文件保存形式轴，价值表 现轴，业务活动轴，形

31、成者轴。文件连续体理论通过描述文件保管形式上四个 坐标的变化，引发形成者轴，价值表现轴，业务活动轴上特定坐标的相应变化， 揭示出文件的四维运动过程。 第一，文件保管轴储存了记录人类活动信息的过程，它的四个组成部分包 括形成中的文件、档案、全宗、档案组合，表明了文件形式“数”的变化； 第二，证据轴是由行为的过程、文件提供的证据和它们在机构和社会记忆 中的角色组成，表明文件凭证作用的扩展方向最后具有构成社会凭证与记 忆的属性； 第三，业务活动轴代表了文件形成者的行为、活动以及文件体现的功能和 目的。强调业务活动轴的目的在于把文件管理纳入到业务活动中，使其成为业 务活动的一个组成部分，表示了文件的工

32、具性倾向。 第四，来源轴用来揭示文件权威性的来源，体现了形成者，与形成者相联 系的单位，与单位相联系的组织以及整个社会的联系，认为与文件形成有关的 机构和个人的业务活动形成了文件，并赋予了文件凭证和记忆的价值，同时也 说明与文件来源相关的因素之间是统一的,是密切联系在一起的。7 6 叶显智.文件生命周期与文期件理连论续体理J.科技档案,2006,(3):22-23. 7 傅荣校,王相华.理论核心问题:原则与内容文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二J.档案 学通讯,2004,(4):18. 三、 文件生命周期理论与文件连续体理论的关系 连续体理论是文件生命周期理论的补充和发展，连续体理论

33、更具有优势。 文件连续体理论被国际档案界广泛认可，认为可适用于档案学背景下的一切文 件管理，包括电子和非电子的档案和文件管理。 第三节 电子档案 一、 电子文件概念 档案的载体变革，经历了古代的甲骨，青铜器物，石料，竹木和丝绸锦缎， 纸张，近现代的胶片、磁带、磁片和光盘等。进入 21 世纪，档案载体将从纸张 逐渐转变成由计算机生成和处理，以二进制数字代码形式记录和表示，依赖计 算机系统阅读、处理并可在通信网络上传递的文件，即电子文件。 在计算机系统中生成的社会活动记录，以数码形式记录在磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件，称为 电子文件。电子文件的格式

34、多种多样,如文本文件、图形图像文件、视频文件、 音频文件等,不同格式的电子文件管理的方法也各不相同。 电子文件具有如下特性，电子文件是数字化的信息形态，电子文件对设备 的依赖性，电子文件载体的非直接读取性，电子文件的信息与载体相分离性， 电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性，电子文件对元数据的依赖性，电 子文件信息的共享性及不安全性，电子文件的高保真性，电子文件的易修改性， 以及对标准的依赖性、非实体归档的可能性。 电子文件的特性给保管和开发利用带来方便，电子文件的记录密度极大， 存储空间则极小，电子文件易增删，将给电子文件管理、开发利用带来方便， 同时也带来不安全因素。电子文件可共享性，利

35、用计算机网络系统，方便快捷 地同时提供给众多用户利用，电子文件的非实体性归档，可利用计算机网络技 术，完成电子文件的收集积累、整理归档等任务。 二、 电子文件（图纸）的归档 电子文件的归档，就是通过计算机系统或计算机网络系统，将整理好的电 子文件及其相关数据进行归档。电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文 件及相应的支持软件、参数和其他相关数据的统称。 电子文件归档要在电子文件整个生命周期内展开。电子文件生命周期包括 三个阶段：设计，形成，使用维护。在设计电子文件生成系统时，档案管理部 门要强调系统所生成的电子文件应能有效的保存并能成为责任者活动的可靠证 明，还要使具有档案价值的电子文件得到

36、确认并有效地归档和维护。 电子档案要求保障电子文件的真实性。电子文件归档时必须注意鉴别并收 集与该电子文件的原始性、真实性相关的各种材料。对于物理归档的电子文件， 要通过有无登记、记录等管理制度来确认它的原始性、真实性、对于逻辑归档 的电子文件，可以用档案管理信息系统记载的形成、修改、批准时间等来进行 对照，并依据电子计算机网络的功能来鉴别它的原始性、真实性。同时要严格 审定归档文件的版本。对于文本，应以最后定稿归档，对于图形文件，应将与 产品的技术状况一致的版本归档，对于技术手段较为完善的部门，采用过程安 全控制和电子签名等技术，以保证电子文件的真实性。 保障电子文件的完整性，要求包括电子文

37、件和其他相关文件数量齐全，内 容完整。在电子文件收集过程中，对收集的资料进行登记，并且明确电子文件 的收集和积累制度。 保障电子文件的可读性，电子文件的可读性是电子档案管理的基本要求， 指文件经过加密，压缩，传输，迁移，转换等处理能够读取，展示其内容的真 实和完整。 保障电子文件的安全性，计算机系统，网络系统中都存在不安全因素，要 保证电子文件不受外界因素干扰。在开放的系统背景下，做到这一点需要对计 算机系统和网络系统存在的黑客攻击，网络病毒，信息窃取，制度不完善等客 观因素防范和治理。8 电子档案作为新型的档案载体，电子档案的保存时间受到载体寿命因素的 影响。电子档案的载体材料主要是磁性物质

38、和光盘。磁性物质的特性决定，它 容易产生静电，引起灰尘堆积，导致磁性材料的不可恢复的物理变化。其中磁 性氧化物颗粒具有剩磁感应，当受外界磁场影响产生退磁后，严重影响信息再 现。光盘的材料也存在不稳定性。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的 寿命短，一般仅为 5-15 年。 电子档案的保存过程中，还要受到环境条件因素的影响，如温度、湿度， 灰尘、外来磁场、机械震动、光线、有害气体等。 电子档案还受到技术革新的影响。电子档案是通过计算机将信息与载体结 合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。而软硬件发展使得电子档案的 读取的过程产生不确定因素，保存电子档案的同时还要保存相应的阅读电子档 案的设

39、备和软件。 正因为电子档案的保存寿命和技术革新的影响，公司档案管理以电子档案 为主要管理对象，一时还不能实现。现在采用“双轨制”，电子文件与纸质文 件的同时存档的方法可以在现阶段解决问题。目前，电子文件、纸质文件转化 为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介 质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。 8薛四新，杨艳，黄存勋等主编.现代档案管理基础M.北京:机械工业出版社,2006.196-198. 第三章 图纸管理需求分析 第一节 公司组织机构的调研 杭州市城乡建设设计院有限公司是由杭州市市政市容管理局所属七家大、 中型国有企事业单位的设计院、所，根据深化改革步

40、伐，实现强强联合，合并 组建成立。具有技术力量雄厚、经验丰富、专业齐全的优势，在社会上有较高 的知名度和信誉。 该公司设置了燃气热力部，市政部，建筑环境部，行政部，院部五大部门。 公司又可划分为生产部门和职能部门,生产部门包括燃气热力部，市政部，建筑 环境部的各设计室，职能部门包括总师室，人力资源部，财务室，行政办公处， 生产统计室，党工团。设计院现有在编员工 132 人，其中专业技术人员 125 人， 具有高级工程师以上职称 46 人，拥有先进的各种技术装备和良好的工作场所。 主要从事燃气热力工程、给排水工程、市政道桥工程、环境卫生工程、建筑工 程及公共交通工程的设计和规划、可研、咨询等工作

41、。同时还从事技术开发、 新技术、新设备、新材料、新工艺的技术研究与应用。 城乡建设设计院的组织结构如下图 3-1 所示： 杭 州 市 城 乡 建 设 设 计 院 有 限 公 司 燃气热力事业部 党，工，团 市政事业部 财务室 行政办公处 建筑环境事业部 总师室 各地办事处 人力资源部 生产统计室 发展研究室 设计二室 设计一室 设计三室 发展研究室 设计二室 设计一室 设计三室 发展研究室 设计二室 设计一室 设计三室 宁波办事处 台州办事处 图 3-1 企业组织结构 其中，各个部门都具有各自的领导小组，各个部门的专业设计人员通力合 作，为我们城市基础设施的建设做出了很大的贡献。燃气专业主要进

42、行燃气场 站，燃气管线，燃气规划，热力站，热力管线的规划与设计，该专业具有较高 的权威性，资历深，实践经验丰富，直接承担浙江省内 90%的设计任务。市政 专业主要进行道路，桥梁，给排水厂站，给排水管网，管网规划方面的规划与 设计。建筑专业可进行工业与民用建筑，公共建筑，建筑规划等方面的规划设 计。环卫专业进行固废物处理，环卫中转站，公共厕所，环卫规划等方面的规 划设计工作。专业设计人员对于生产统计室的需求是完成设计图纸的交晒，归 档和档案利用过程。他们需要公司提供设计出图后的图纸的各项管理工作。 职能部门也执行各自的职责，完成各自任务。如总师室是全院技术工作的 管理部门，对全院生产部门的技术安

43、全工作负责，监督和检查工程技术资料 （规划、方案、施工图等）生产成品的生产，解决设计工程中遇到的技术难题， 处理和协调技术质量抽查中存在的问题，并制定技术培训计划（包括技术规范、 技术规程等），不断提高设计人员的技能水平和专业水平。 在一个专业性的设计院中，一般会设立科技档案室。在该公司下，设有存 放科学技术档案的档案室以及实现档案管理的生产统计部门。其中，生产统计 室的档案管理人员负责管理科技文档。档案室的主要职责：履行收集、整理、 编目、分类、归档、鉴定、保管、统计等档案管理的职能，确保公司归档文件 材料的真实性、完整性和有效性。档案查询工具可以提供公司的管理，生产和 科研的资料。积累档案

44、资源，完成共享技术文档，最终形成公司的核心竞争力。 9 按档案分类，公司档案包括科技档案，文书档案，专门档案。其中科技档 案包括蓝图、底图、文本、电子档案、技术资料、生产经营管理等。文书档案 包括党群工作类、行政管理类。专门档案包括会计档案，人事档案，声像、实 物类档案。档案管理实行统一领导，分级分类管理。所以，科技档案由生产统 计室负责管理，文书档案由行政办公处管理，会计和人事分别由财务处和人力 资源处管理。 随着公司办公自动化的建立和应用，计算机辅助设计的推广，电子图纸会 日益增多，电子图纸将成为档案管理的重要对象。根据CAD 电子文件光盘存 储、归档与档案管理要求的规定，企业在基建工程中

45、形成了大量的 CAD 文件 （包括图形文件、图像文件、数据文件、文本文件、计算机程序等），对电子 文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，保证电子档案质量。 第二节 设计图纸的产生，发展，销毁 9薛四新，彭荣，陈永生等主编.档案信息化应用系统建设M.北京:机械工业出版社,2006.58. 公司的设计图纸从产生到销毁或最终转化为科技档案是一个完整的运动过 程。符合“生成处理收集整理移交归档档案管理检索利用”全过程 管理。设计图纸的生成，处理，收集整理阶段在文件生命周期理论中属于文件 前端运动，设计图纸的档案管理、检索利用在文件生命周期理论中属于文件的 后端运动。但是依据文件连续体理论，科技

46、档案仍处于文件的现行期或半现行 期，对它们的更改和补充，其实是针对现行文件和半现行文件的。由于科技活 动不断发展、静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化，科技档案的 产生、积累、形成是一个动态的、不断完善的过程。所以科技档案与文书档案 比较，它具有很强的现实性、动态性和记录对象的实存性。 设计图纸的产生，发展和销毁由以下的设计过程说明： 1当公司签定设计合同（设计委托）后，事业部下达设计项目任务书， 在事业部下属的设计室中确定项目负责人和设计人员，不同专业的设计人员首 先收集基础资料，然后熟悉和掌握相应资料，最后编写开工报告，开工报 告只有通过主管院长的审核，设计人员才能真正开始设计。

47、2设计开始的阶段，设计人员做好设计进度控制，记录工作时间，设计图 纸中，项目负责人进行中期审查，填写中期审查卡片。当设计图纸完成后， 主管院长确定评审方式并由事业部负责组织进行成品评审，要求填写设计评 审纪要，成品不符合要求时需重新设计，直到设计的成品通过成品评审。审 核、审定图纸合格后成为设计成品。 3图纸设计完成后出图，进行图纸的交晒和归档工作以及成品发放工作。 4当情况不符时，施工单位要求变更图纸的设计时，可以开出工程设计 联系单，经过施工单位，设计单位和建设单位三方的核实同意后，设计单位 在原来设计的图纸的基础上，设计生成修改图。设计步骤如步骤 2，3。 5存放入资料库的图纸要求保存

48、20 年以上，当库存很大，超过保存期限 时，可以进行过期图纸的销毁工作。 设计图纸的生命周期中，图纸文件（科技文件）的归档保存管理是十分重 要的。档案人员如果不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或 至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用，参照国家有关文件制定出本企 业的档案管理制度，企业档案工作要懂得如何控制和维护档案信息资源的 有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。设计图纸可能根 据需要进行修改，所以图纸版本需要明确标明，才能给档案管理人员和档案利 用者带来方便。 第三节 公司图纸管理业务流程的变化 一、 图纸管理三阶段 第一阶段，手工绘图阶段（1992 年19

49、99 年），计算机这种新型科技产物 刚刚被引入时，公司只在关键部门使用计算机。设计人员用笔和纸绘制设计图 纸。图纸绘制完成后，描图员将图纸描画在硫酸纸上并且保存图样作为图纸档 案。硫酸纸是一种防水防腐蚀的特殊纸质材料，具有纸质纯净、强度高、透明 好、不变形、耐晒、耐高温、抗老化等特点。绘制在硫酸纸上的文字，图像可 以保存较长时间。这样就能将设计人员的设计成果保留下来。该阶段的特点： 该阶段没有系统的图纸管理的思想，只停留在图纸绘制和交晒的工作层面上。 描画过程是手工描绘，描画过程出错可能性高，工作效率低。而且图纸的保存 利用都不能很好地实现。 第二阶段，图纸管理初级阶段（20002006 年）

50、，随着计算机的技术快速 发展，计算机网络的普及，企业使用制图的软硬件设备，包括 AUTOCAD 制图 软件，打印机、绘图仪等。采用这些设备大大加快公司业务流程的运转，提高 了公司生产能力。但是随着公司实力不断壮大，公司工作业务数量增加，图纸 的数量大量增加，图纸管理的需求不断增强，所以生产统计室聘用图纸管理人 员，配备专门的科技档案室，使用各种档案器具用于图纸的实物管理，建立案 卷目录用于档案条目的信息管理。该阶段的图纸管理业务流程如图 3-2： 图纸设计，形成 图纸打印输出 晒图 底图蓝图存档 编写科技目录 设计成品发放 档案查询利用 设计人员 图纸管理人员 图 3-2 图纸管理业务流程 该

51、流程中存在以下几个问题： 1档案管理人员对设计出图情况不能及时掌握。一般，档案管理人员只是 图纸来了归档，不会主动收集掌握资料。 2当设计图纸数量很大，图纸在晒图过程中容易发生错误，导致图纸多晒 或少晒。而且晒图过程很难实现自动统计晒图成本，不能提供晒图成本给公司 财务管理的有效依据。 3图纸存档管理不规范导致档案借阅利用过程需要花费时间和人力查找。 4各专业部门的图纸数据和信息资料不能共享，造成设计过程互相脱节、 资料，重复记载等问题，给经营决策带来困难。 从以上存在的这些问题中不难看出图纸管理流程的不足。因此，搞好档案 管理，不仅可以大大减少出错机会，不断提高工作效率，而且保障生产合理有

52、序地运行。 第三阶段，图纸信息管理阶段，如今图纸信息可以存储于各种介质，可以 是纸张，各种光盘和磁性介质等。当公司自动化办公的时候，设计图纸以电子 图纸的形式在网络上传递加工，对于这些大量的以数字形式存在的电子图纸， 图纸档案管理的工作方式、工作理念都将改变。新环境新形式下，对于档案管 理提出了更高的要求：档案管理不能坐等资料，应该主动收集掌握资料，收集 及时有用的资料，提高档案室的作用。该阶段，档案管理人员要加强公司电子 图纸的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证公司产生的有保存 价值的电子图纸完整和有效，实现电子图纸加工和利用的过程。 二、图纸管理业务流程和现有组织机构的关系 表

53、 3-1 流程/组织矩阵表 ：主要负责与决策者 ：主要涉及者 ：相关者 第四节 图纸管理的信息需求 在档案库房内存放着 2000 年以来公司所有的设计图纸，分设计底图和案卷 文档。公司每年要承担大量的工程项目，平均一年出图总共达 10000 张，这么 多图纸仅靠几个目录管理是远远不够，电子文件的出现迫使现代档案管理方法 和手段发生变化。发展图档管理信息系统就成为公司档案工作的急切要求。 流程 组织设计部门 总师室生产统计室财务室文印室 图纸设计形成 图纸打印输出 晒图 设计成品发放 晒图成本计算 归档资料存档 归档资料收集 档案查询利用 档案借阅 档案归还 1部门领导的信息需求：部门领导需要掌

54、握其部门设计人员的实际工作情 况（包括设计项目数量，设计图纸数量），了解设计人员的设计内容。 2档案管理人员的信息需求：图纸的信息包括设计人，工程名称，工程号， 项目名称，图号，图纸大小等，档案管理方面的信息（分类原则），档案借阅 信息（包括借阅人，工程名称，工程号，档案号，借阅时间，借阅数量，领导 签字） 3设计人员的信息需求：利用科技档案的内容，完成资料查询。 所以，需要建设一个系统，可以对电子文件的生成、运转、处理，到转化 为电子档案的过程进行管理，完成电子档案信息的管理与提供利用过程。该系 统能自动记录电子文件的元数据和各种背景信息，能对电子文件和电子档案进 行管理和提供利用，能保证电

55、子文件和电子档案的有效性，系统也能录入纸质 档案等的信息并对其进行管理。 第四章 图档管理系统分析 第一节 系统总体规划 根据图纸管理的需求分析，公司概况分析，规划一个系统实现 CAD 电子图 纸管理和利用。在打印出图阶段，系统自动采集图纸信息、尺寸等信息，将提 取图纸信息输入数据库，帮助档案管理人员快速归档，通过条形码将解决了纸 质图纸与电子图纸不一致的问题，同时可以实时对打印费用按项目、部门、个 人、绘图仪、时间等进行统计分析。在档案管理阶段，档案管理人员能够对每 一张图纸按照工程名称、工程号归档，形成一份档案管理清单。实时管理实体 档案和电子信息档案。在档案利用中，该系统能查询，浏览电子

56、文件，通过操 作进行档案的借阅和电子文件的下载利用。 真正做到对每一张图纸的产生，变化，归档，利用的使用过程的管理。 第二节 系统可行性研究 一、 技术的可行性进行分析 图档管理系统的工作主要是在档案管理人员能及时收集信息和处理信息。 这一特点非常适合计算机的特性，通过网络连接，发挥计算机的信息传输速度 快、准确度高的优势。档案数据库建设主要指对各种图纸信息进行综合分析处 理，提取主要信息要素，按一定的规范格式存贮到计算机中，从而将拥有的图 纸信息转化为计算机信息的过程。实现档案现代化管理。 本系统可拟采用服务器2台、计算机5台、网卡5块、8口集线器、针式打印 机1台、激光绘图仪3台、扫描仪1台，条码扫描器2台、UPS电源5台等硬件配备。 本系统客户端拟采用Window 2000操作系统，服务器采用Windows 2000 sever操作系统，使用SQL sever2000数据库管理系统等软件平台。计算机硬件 和软件技术满足系统开发的需要。 从技术角度考虑,此系统开发可行。 二、 经济的可行性进行分析 主要是支出的费用：其中包括设备购置费、软件开发费用、管理和维护费、 人员工资，办公用品费用等。 由于档案管理人员数量少，只有 3 名，所以人员工资，维护费用相对