行政培训PPT课件

1、.,1,行政培训,培训时间;2010年12月15日 培训地址; 培训主持; 培训内容; 一 宿舍管理及流程 二 车辆管理及流程 三 安保管理及流程 四 如何处理火灾事件及处理流程 五 采购流程和固定资产管理 六 保洁卫生管理 行政部 二零一零年十二月十五日,.,2,宿舍管理,一、员工宿舍是公司根据工作需要为员工配备的, 公司视需要安排员工统一入住，为保证良好的宿舍秩序，使员工拥有一个安全、祥和、舒适、宁静的生活、休息环境，制定本规定，各部门及入住员工必须遵守。 二、住宿员工（含出差员工）应遵守下列规则： 1.服从宿舍管理人员派遣与监督。 2.寝室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电器。 3.

2、寝室内不得使用或存放危险及违禁物品。 4.个人棉被、垫被起床后须叠齐。 5.烟灰、烟蒂不得丢弃地上，烟灰缸及其他易燃物品不得放置 寝室。 6.换洗衣物不得堆积室内，其余衣、鞋必须收入柜内。 7.洗晒衣物需按指定位置晾晒。 8.电视、收音机、电脑的使用，声音不得过大，以免妨碍他人 安宁。,.,3,9.就寝后不得有影响他人睡眠行为。 11.贵重物品应避免携入，遗失由各自负责。 12.不得于墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉挂物品。 13.污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。 14.各房间的清洁由住宿人轮流打扫整理。 15.水、电不得浪费，随手关灯及水龙头。 16.淋浴的水、电、用毕即关闭，浴毕应清理

3、浴池。 17.员工不得于宿舍或办公室内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。 18.严禁在宿舍公共场合坦胸露怀、穿短裤衩等有损公司形象之不雅行为。 19.严禁未经请示，私自留宿外来人员（尤其是异性）。,.,4,三、有以下行为者不得入住宿舍： 1.不服从公司的监督、指挥者。 2.在宿舍赌博（打麻将）、斗殴及酗酒。 3.蓄意破坏公用物品或设施等。 4.擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。 5.经常妨碍宿舍安宁、屡诫不改者。 6.违反宿舍安全规定者。 7.无正当理由经常外宿者。 8.有偷窃行为者。 四、消防安全管理： 1.自觉遵守公司各项消防安全制度。 2.不得私自乱拉乱接电线、插座。 3

4、.宿舍内不得使用电热炊具、电熨斗及各种交流电器用具。 4.人离熄灯，断电源。 5.禁止在员工宿舍范围内燃放烟花鞭炮。 6.出入房间随手关门，注意提防盗贼。,.,5,五、宿舍物品的管理 1.公司配发物品的管理 公司配发给个人的物品由个人负责保管，员工不得私自拆换、占用、损坏，如有丢失、损坏，须照价赔偿，故意损坏物品的，根据情节的轻重，视其认识态度，给予相应处理。 2.个人物品的管理 个人物品须按规定摆设，不许乱挂、乱放，贵重物品和证件等（如现金、贵重饰品及其他物品）自己妥善保管，如有丢失，责任自负。 关于物品的管理，关键要做到定人、定位、定物、分类管理体制，确保公私财物无损坏、无丢失。 3.离职

5、人员物品管理 离职人员搬出宿舍时，全体人员必须在场，确认均系个人物品，给予放行，将情况反馈行政部，予以结算工资。 六、人员的管理 公司内部员工须严格按照宿舍管理规定及要求执行，其他人员管理如下： 1.来访人员 员工的亲朋好友来访，需注意场合，把握好时间，不要影响他人正常休息。 2.外来人员留宿 宿舍内不允许留宿外来人员，如员工直系亲属来访或其他特殊情况下，需提前书面申请，呈报主管，待批示后方可按要求时限留宿，此期间该宿舍的安全由该员工全权负责。 3.离职人员的管理 辞职或解聘人员在办理离职手续后，一日之内必须离开宿舍。,.,6,车 辆 管 理,为了统一管理公司的所有车辆，有效使用各种车辆，确保

6、 车安全，提高办事效率，减少经费支出，特制定本制度。 一、车辆管理 1.本制度所指车辆包括公司的客用及公务用车辆。 2.所有车辆由行政部统一负责管理。 3.公司公务车的证照等事务统一由行政部负责管理。 4.车辆的保险、养路、验车、牌照和停车场等手续，由行政部指定相关人员办理，所需费用按财务预算分别报销。 5.本公司员工因公用车须事前向车辆主管申请调派。车辆主管依重要性顺序派车。 6.本公司员工不按规定办理用车申请时，车辆主管有权拒绝派车。 7.每辆车均设置“车辆行驶记录表”，员工使用前应核对“车辆里程表”与“记录表”的前一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点和用途等。,.,7,

7、8.行政部每10天抽查一次“车辆行驶记录表”，如发现记载不实、不全或未记载的情况，应通报车辆主管并对相关责任人提出批评。 9.每辆车均设置“车辆保养记录表”，由相关人员于每次加油及保养维护时进行记录，每月月末连同“车辆行驶记录表”一并交由财务部。 二、车辆使用 1.接送公司宾客和来公司办事人员。 2.其他紧急和特殊情况用车。 三、车辆使用程序 1.车辆使用实行派车制度。用车须填写“用车记录单”，由车辆主管统一安排。 2.用车人员按“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。 3.用车完毕，用车人员填写用车实际情况记录。 4.对同一方向、同一时间段的派车要求应尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。,

8、.,8,四、车辆管理 1.车辆驾驶人员必须具有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。 2.驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎和外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。 3.驾驶人员不得擅自将公务用车开回家，或作私用，违者将受处罚。经公司特许或返回公司，已逾晚上10点以后的例外。 4.车辆应停放于指定位置、停车场或适当的合法位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其相应处分。 5.使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。,.,9,五、车辆维修保

9、养 1.公司车辆的维修保养，原则上按照车辆技术参数的规定执行，并须将费用控制在预算之内。 2.车辆的维修保养应在车辆主管指定的修护厂家进行，由专人结算；否则，维修保养费一律不予报销。 3.车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修理或更换零件时，可根据实际情况进行修理，但非迫切需要或修理费超过500元时，应与车辆主管联系请求批示。 4.由于用车人员使用不当或疏于保养，导致车辆损坏或机件故障，视情节轻重，由公司与用车人员按比例承担维修费用。 5.行政部负责人应对车辆进行不定期检查，内容包括制度执行情况、车辆内外卫生和一般保养状况等。检查不合格者，对用车人员及相关主管人员分别处以相应的罚款，情节严重者

10、取消其驾驶资格。,.,10,六、车辆保险 1.公司所有车辆的保险费，统一由公司支付。 2.公司车辆投保险种及标准按相关规定执行，任何人不得私自增加或减少投保险种，也不得私自增加或降低投保标准。 3.一旦出现车辆保险索赔事件，车辆主管应在第一时间与保险公司取得联系，并保存好索赔资料。事故处理完毕，连同“车辆事故报告表”一起交保险管理员办理索赔手续。 七、违规处理与费用报销 1.无照驾驶或未经许可将车借予他人使用，而违反交通规则或发生事故的，由用车人承担后果。 2.违反交通规则，其罚款由驾驶人承担。 3.各种车辆如在公务途中遇不可抗力而发生车祸，应先急救伤患人员，向附近公安机关报案，并与管理部门及

11、主管联络协助处理。如属小事故，可自行处理后向管理部门报告。 4.公务车油料及维修保养费按凭证实报实销。,.,11,如何处理火灾事件,俗话说，水火无情。一根燃烧的火柴，一个没有熄灭的烟 头，如果我们随处乱扔，那么将会后患无穷，更有可能带来灭顶之灾。消防工作需要大家共同的关心、理解、支持和参与，只要大家群策群力，齐心协力，彻底消除火灾隐患，那么火灾就会远离我们，国家和人民的生命财产安全将会得到有力保障。 消防工作重在预防，大家应该掌握基本的防火、灭火及自救逃生常识，学会“如何防火”、“如何灭火”、“如何逃生”。防火工作做好了，火灾发生的机率就很小；火灾发生了，如果能够及时把它扑灭，火势就不会蔓延；

12、掌握了一些基本的逃生常识，在火灾现场就能顺利逃生了。 1.定期对本单位的消防设施、灭火器材和消防安全标志进行维护保 养，确保其完好有效。要时刻保持防火门、防火卷帘、消防安全疏散指示标志、应急照明、机械排烟送风、火灾事故广播等设施处于正常工作状态。,.,12,2.保证疏散通道、安全出口的畅通。不得占用疏散通道或者在疏散 通道、安全出口上设置影响疏散的障碍物，不得在营业、生产、工作期间封闭安全出口，不得遮挡安全疏散指示标志。 3.禁止在具有火灾、爆炸危险的场所使用明火；因特殊情况需要进行电、气焊等明火作业的，动火部门和人员应当严格按照单位的用火管理制度办理审批手续，落实现场监护人，配置足够的消防器

13、材，并清除动火区域的易燃、可燃物。 4.遵守国家有关规定，对易燃易爆危险物品的生产、使用、储存、销售、运输或者销毁实行严格的消防安全管理。禁止携带火种进入生产、储存易燃易爆危险物品的场所。,.,13,5.消防安全重点单位应当进行每日防火巡查，并确定巡查的人员、内容、部位和频次。其他单位可以根据需要组织防火巡查。防火巡查人员应当及时纠正违章行为，无法当场处置的，应当立即向有关部门报告。 6.不要在宿舍办公室、厂房等场所乱接乱拉临时电线和私自使用电气设备，禁止超负荷用电。严禁在仓库、车间内设置员工宿舍。 7.褐煤、湿稻草、麦草、棉花、油菜籽、豆饼和粘有动、植物油的棉纱、手套、衣服、木屑以及擦拭过设

14、备的油布等，如果长时间堆积在一起，很容易自燃而发生火灾，应勤加处理。 8.企业员工要做到“三懂三会”，即懂得本岗位火灾危险性、懂得基本消防常识、懂得预防火灾的措施；会报火警、会扑救初起火灾、会组织疏散人员。 9.火灾发生后，要及时报警，不得不报、迟报、谎报火警，或者隐瞒火灾情况。拨打火警电话“119”时，要讲清起火单位、所在地区、街道、房屋门牌号码、起火部位、燃烧物质、火势大小、报警人姓名以及所使用电话的号码。报警后，应派人在路口接应，引导消防车进入火场。,.,14,10.电器或电线着火，要先切断电源，再实施灭火，否则很可能发生触电伤人事故。 11.发生火灾时，选取适宜的灭火器材；灭火人员不应

15、单独灭火；灭火时还应考虑人员的安全，对周围设施采取保护措施。 12.火灾扑救同时采取堵漏或隔离措施，预防次生灾害扩大。火势较小时，工作人员用灭火器，同时报告。公司领导；火势较大时，直接报警，同时按照岗位操作法紧急停止生产，疏散人员。,.,15,采购管理,一、组织管理 办公室用品和公用办公工具及设备由行政部具体管理，并负责制定相应的制度及其实施细则。 二、用品范围 办公用品和公用办公工具及设施包括： 1.办公用桌、椅、沙发等办公家具： 2.办公用器具（文件夹、度量衡器具、笔等）； 3.印刷品（书籍、刊期、报纸等）； 4.纸张； 5.电器； 6.杂物器具（杯、盘碟等）； 7.电脑、打字机、复印机等

16、办公自动化用品； 8. 其它物品。 三、购买管理 1.办公用品由行政部制定专人负责统一购买、保管和分发。 2.各部门所需办公用品在每月的25号前将本单位本月所需品类及数量上报行政部，由行政部负责人批准后指定专人负责统一购买，按计划发放。 3.办公用品的采购按照规定的询价、请款、采购、入库程序进行。 4.各部门和个人未经行政部同意而自行采购的办公用品，不予报销。 5.某些急需专业技术性较强的办公用品,报经行政部审查批准后,可随时购置。,.,16,四、使用管理 1.公司采购的所有办公用品都必须办理入库登记，领用时履行出库手续，办理领用登记，有领用人签字，不得随便发放。 2.办公用品原则上采取谁使用

17、、谁管理的办法进行管理，当出现遗失、损坏、被盗时，行政部有权追究使用者的经济责任。 3.对公用办公用具及设施，由行政部指定专人负责管理，出现问题由责任人员负责。 4.办公用品和公用办公用具及设施的损坏、污染，由后勤保障中心负责维修。 5.员工调离本司，必须将其使用的办公用品交还组织，办理移交手续。移交手续由行政部会同离职人员所在部门共同办理。 6.行政部定期对各部门领用的办公用品和公用办公工具及设施的启动情况进行品种、数量、价值总额方面的汇总。汇总结果在全司内通报，以便检查、督促各单位节约地使用办公用品。 7.财务部门按月会同行政部核对办公用品采购与发放的数量、价格总额等账目。由于管理不善所发

18、生的丢失、损坏所造成的损失，由负责该项责任的直接当事人和所在部门经理按比例赔偿。赔偿分配比例为，直接当事人70%，所在部门经理30%。 8.办公用品和公用办公工具及设施的报废处理权利归行政部拥有。任何办公用品和公用办公工具及设施的报废处理必须经行政部同意，其中价值在500元以上的必须报财务总监签批，价值在2000元以上的必须报董事长签批。,.,17,固定资产管理规定,一、为规范公司所属分支机构固定资产管理，提高资产的合理配置及使用效益，由行政部负责制定并实施本规则。 二、固定资产的标准 公司的固定资产一般指价值500元以上的物品。 三、固定资产的申请 使用部门申请固定资产时应先由使用人填写固定

19、资产购置申请表一式三份，经资产管理员报机构负责人审批后，由行政部、财务部审核，若金额超出各机构负责人审批权限的还应上报财务总监或董事长审批。 四、固定资产的购置 固定资产购置一般由总部专人负责，按照“货比三家、择优选择”的原则尽快购置，购置时不得超出审核费用。特殊情况下需超出的，需提前说明原因，经批准后方可购置。部分专业、特定物品可由申请人自行采购，按正常报销手续办理。 五、固定资产的验收 申购的固定资产采购到货后，由各机构资产管理员、总部资产管理员、购置经办人、使用人共同负责验收，并填写固定资产到货验收表一式三份。申购的固定资产验收合格后，应及时对固定资产进行编号，录入本机构的固定资产台帐。

20、,.,18,六、固定资产的管理 使用人如实填写固定资产领用表，并做好固定资产的维护保养工作。固定资产的使用说明、保修单等文件统一由资产管理员统一保管。行政部、财务部会同使用部门每季度核对固定资产的使用情况。因人为使用不当，造成固定资产损坏、报废的，使用人按 价赔偿。使用人离职时应将资产完整交还公司，方给予办理离职手续。 七、固定资产内部调拨 为实现资源共享，各分支机构的闲置固定资产应每月汇总上报行政部，并由行政部根据需要安排调拨。使用人在办理固定资产购置申请表后，行政部按照“调拨优先”的原则，对现有闲置资产进行核查，如有符合使用人要求的固定资产，由行政部资产管理员填写固定资产内部调拨表，行政部

21、审核后，交调出部门负责人签字确认，再由调入部门负责人签字确认，最后由使用人签字。调拨后资产管理员应即时更新固定资产台账。 八、固定资产的报废 当固定资产严重损坏，无利用价值时，使用人应如实填写固定资产报废申请表一式三份，说明报废原因及注明报废后的处理方式，经资产管理员报机构负责人审批，并由行政部、财务部共同鉴定审核，物品原值金额超出各机构负责人审批权限的还应上报财务总监或董事长审批。经批准后对实物进行处理，处理后即时更新台帐。,.,19,安全保卫工作管理规定,一、安全保卫工作的任务与范围 安全保卫工作的基本任务或其内涵可概括为：“八防两保”。即防盗、防火、防水、防抢、防骗、防假、防破坏、防治安

22、事故和保障财产安全、保障公司员工及来司办事客户的人身安全。 二、安全保卫工作的主要内容包括： 1.建立完善的安全保卫组织体系； 2.制定并落实规范化的安全保卫制度； 3.配置先进的防范设施； 4.配备专职安全保卫人员和充足的警力； 采取严格、强力、有效的安全保卫行动。 三、安全保卫工作的领导责任制 安全保卫工作实行总裁负责制。总裁应亲自过问安全保卫工作，同时授权行政部负责全司及下属部门的安全保卫日常管理工作，明确领导责任，并将责任逐级下达，各级主管即为其所在部门安全保卫工作的负责人和直接责任人。,.,20,四、行政部是全司安全保卫工作的日常管理工作机构，负责监督、检查各部门对安全管理制度的执行

23、、落实情况，处理全司日常安全事务，并将检查结果及时向总裁长作出汇报。 五、日常安全保卫管理事务主要做好以下工作： 1.办公楼和前台人员应对；来访人员进行必要的身份了解与甄别，防止不法人员进入办公及营业区内。 2.对容易发生火灾的环节，应安排专人经常进行检查，并确保各种消防器械处于良好状态。 3.每天下班离开办公室及工作场所前，部门负责人员应对门锁、保险柜的安全状况进行专门的检查，切除传真机以外的所有电源，消除可能的各种隐患 4.发生安全事故或异常情况时，发现人应迅速向行政部报告，并与 公安机关取得联系，同时组织警戒、维护现场、稳定秩序，积极寻求对策，采取措施，妥善处理，事后向总裁作出汇报。 5

24、.发生事故时，行政部负责人必须迅速赶赴现场，组织和指挥事故处理工作。 6.行政部应经常询问，检查公司的安全工作状况，定期向总裁作出汇报。,.,21,六、安全保卫制度 1.定期对全体员工进行安全保卫方面的教育和安全保卫技能培训，使全体员工树立防范意识，并掌握必要的安全保卫技能。 2. 财务室、机要室、文书档案等重要部分和现金运送等重要环节，必须有切实可行的安全保卫措施及其制度规范。 3.治安、交通、重大业务风险事故处理，各部门均应制定相应的处理办法及管理规则。 4.对事故的当事人和负有领导责任的责任人，必须依据其情节的轻重进行处罚。 5.财务室、机要室等要害部位和现金运送等重要环节，必须安装和配备先进的、符合安全技术标准的防卫设施。 6.对安全保卫工作运行状况，必须进行经常性的检查，加强监督力度。,.,22,清洁卫生管理制度,一、清洁卫生要求 1.各工作场所须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。