前台管理办法

1、服务中心前台管理办法 1、 目的与适用范围 （一）目的：为确保公司通讯的畅通及前台的规范管理，特制定本办法。 （二）范围：适用于公司的前台接待员管理。 二、工作职责 （一）来访人员的登记和接待等前台服务工作； （二）总台电话的接听、转接和管理登记；（三）二楼、四楼会议室的管理；（四）每日负责接收外来信件、资料、并转交相应部门。（五）负责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整洁干净。（六）公司行政指令的通知。（七）完成领导交办的其他的工作，做好其他部门的协助工作。三、工作要求 （一）对待公司员工和来访人员要礼貌大方、热情周到，切实维护办公楼大堂的办公秩序及环境。（二）严格执行外来人员/车辆出入管

2、理规定。除公司工作人员，不得随意放行来访者。对来访人员做好登记，要问清事先有无预约，并主动、及时通知被访人，先通报，得到允许后，将其引领至被访人员办公室。如有需要，要尽快安排会议室进行业务洽谈。1、如有推销人员到我公司，应及时制止，可将其资料留下，不让其进入到办公区域。2、如有前来应聘的求职者，应礼貌对待，安排其填写登记表，并及时联系公司人事工作负责人，等到许可后，由人事工作负责人前来引导面试者进入工作区域进行面试。3、如有快递公司送达邮件的，均由前台通知收件人至前台收件。（三）负责前台服务热线的接听和电话转接，应做到接听迅速，报岗清晰，语速平稳，转接迅速、准确；接待时应坚守岗位，语言简炼、清

3、晰，应答礼貌、耐心。（四）认真做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。做好来电原始记录和数据统计工作，严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄漏电话内容。 （五）保持会议室的整洁，及时通知清洁工安排会议室茶水及清扫。 （六）精心操作、爱护设备，经常检查机台的完好状态，发现故障无法排除应及时通知机电部维修。（七）每天做好总台的清洁工作。（八）每天12：00至13：00前台接待员轮值吃中餐，以确保总台接待工作的正常运行。四、前台文员接待规范（一）客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。标准语如下：您好，请问有什么可以帮助您的么？请问您找哪位？ （二）当场解答或通

4、知相关被访人员，介绍时先介绍主人，后介绍客人。 （三）引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意。 （四）进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门。（五）介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。 （六）当值前台为女性，应着职业装，化淡妆。 五、前台文员接听电话规范（一）听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒。 （二）听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好，这里是XX公司！” 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求

5、？作出标准回话。 1、找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。） 2、不指明的电话：判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人； （三）通话简明扼要，不应长时间占线。（四）态度诚恳，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。（五）谈话中意见不一致时，要保持冷静，以豁达的态度包容或回避话题。（六）结束时应说“再见！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。六、职责规定（一）对得知公司出现重大异常情况后未及时向程总反应，造成重大损失负责。（二）对机密文件和文书的档案管理不严，发生失密、泄密或丢失负责。 （三）对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。 七、注意事项（一）要认真学习政府有关政策法规，了解公司基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。（二）在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形