广西《幼儿园档案管理规范》编制说明

广西地方标准《幼儿园档案管理规范》（征求意见稿）编制说明2022年9月30日一、任务来源、起草单位、主要起草人（姓名、单位、职务/职称、参与编制标准分工情况）等根据《国管局关于印发<机关事务工作“十四五”规划>的通知》（国管办〔2021〕259）、《广西壮族自治区机关事务管理局关于印发<广西壮族自治区机关事务工作“十四五”规划>的通知》(桂事管发〔2021〕45号）、广西壮族自治区市场监督管理局关于下达2021年第二批广西地方标准制修订项目计划的通知（桂市监函〔2021〕2199号）的工作部署文件，《幼儿园档案管理规范》广西地方标准由广西壮族自治区机关事务管理局提出，广西壮族自治区直属机关第一幼儿园和广西标准技术研究院共同起草。姓名单位职务/职称参与编制标准分工情况黄小川广西壮族自治区机关事务管理局局长标准结构确定、组织协调、调研、终稿审核李广军广西壮族自治区机关事务管理局副局长负责前期调研、技术指标论证、标准草案撰写梁万山广西壮族自治区机关事务管理局副局长负责前期调研、技术指标论证、标准草案撰写罗斌广西壮族自治区机关事务管理局法规处处长前期调研、标准草案撰写王合义广西壮族自治区机关事务管理局人事处处长前期调研、文献、数据收集与整理、标准草案撰写林丽广西壮族自治区直属机关第一幼儿园园长/中小学正高级前期调研、技术指标论证、标准草案撰写潘攀广西壮族自治区机关事务管理局法规处副处长技术指标论证、标准草案撰写秦义广西壮族自治区机关事务管理局人事处副处长技术指标论证、标准草案撰写林建业广西壮族自治区标准技术研究院副院长/高级工程师标准框架编制、终稿文本格式化黄煜淇广西壮族自治区直属机关第一幼儿园副园长/中小学副高级技术指标论证、标准草案撰写朱立德广西壮族自治区直属机关第一幼儿园副园长/中小学一级标准文献资料检索整理李皖华广西壮族自治区直属机关第一幼儿园副园长/中小学副高级技术指标论证、标准草案撰写何剑广西壮族自治区直属机关第一幼儿园法规处科长技术指标论证、标准草案撰写吴宁忠广西壮族自治区标准技术研究院所长/教授级高级工程师标准框架编制、终稿文本格式化梁源广西壮族自治区标准技术研究院副所长/工程师标准框架编制、终稿文本格式化王江广西壮族自治区直属机关第一幼儿园中小学一级标准文献资料检索整理牙思文广西壮族自治区直属机关第一幼儿园中小学一级标准文献资料检索整理农丽英广西壮族自治区直属机关第一幼儿园中小学一级标准文献资料检索整理郭静广西壮族自治区直属机关第一幼儿园中小学一级标准框架编制、终稿文本格式化骆伟光广西壮族自治区直属机关第一幼儿园信息处理技术员标准文献资料检索整理黄海烽广西壮族自治区直属机关第一幼儿园会计师标准文献资料检索整理陈媛媛广西壮族自治区直属机关第一幼儿园中小学一级标准文献资料检索整理杨洁蓓广西壮族自治区直属机关第一幼儿园中小学一级标准文献资料检索整理严婷广西壮族自治区标准技术研究院技术工作人员/助理工程师项目调研、条款编制、标准排版和校对二、制定标准的必要性和意义中共中央、国务院于2021年印发的《国家标准化发展纲要》中提出，在基本社会服务方面推进基本公共服务标准化建设。围绕幼有所育、学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居、弱有所扶等方面，实施基本公共服务标准体系建设工程。为贯彻落实《纲要》要求，并根据国家机关事务管理局“十四五”标准化工作规划，进一步提升全区的幼儿园保教保育工作质量,推进我区幼儿园标准化建设。从规范局属幼儿园标准实施出发，编制广西地方标准《幼儿园档案管理规范》。幼儿园档案是幼儿园工作过程的记录，档案管理工作质量、幼儿园的整体管理质量，也对实施素质教育，提高保教质量，起着保障支撑作用。因此规范化我区幼儿园档案管理工作，对促进我区幼儿园的发展有着极其重要的作用。目前，未见适用于我区幼儿园的档案管理标准，该领域仍为有待填补的空白。制定《幼儿园档案管理规范》，一方面推动我区幼儿园教育服务规范、科学发展，提高幼儿园的教育质量，一方面推进我区幼儿园各项管理工作规范化、标准化。本标准的实施对规范幼儿园档案管理的职责、园务、教育教学和幼儿保健档案管理等方面起到了积极作用。三、主要起草过程成立编制工作组。广西地方标准《幼儿园档案管理规范》项目任务下达后，广西壮族自治区直属机关第一幼儿园、广西标准技术研究院联合成立编制工作小组，制定工作方案，进行任务分工。收集整理文献资料。资料收集包括以下三个方面：第一，广西壮族自治区直属机关第一幼儿园提供的相关政策文件；第二，通过国家标准化管理委员会网站、国内多个标准技术机构信息服务平台查询幼儿园档案管理规范相关国家标准、行业标准和地方标准；第三，通过知网等学术平台查找幼儿园档案管理的前沿期刊及相关文献。研讨确定标准主体内容。在对收集的资料进行整理研究之后，编写小组召开了标准编制会议，对标准的框架结构进行了研究，并对关键性内容进行了初步探讨。经过研究，标准的主体内容确定为档案管理要求、工作职责、档案分类、档案保存、档案借阅和档案销毁6个部分。调研及编制标准。根据确定的标准框架，依据法律法规文件，通过实地走访调研、信息数据收集整理，编制小组经过数次讨论修改，完成了标准征求意见稿。四、制定标准的原则和依据，与现行法律、法规的关系，与有关国家标准、行业标准的协调情况规范性原则。标准的编写格式按GB/T1.1－2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》给出的规定进行编写。一致性原则。标准内容与现行的国家和自治区相关法律法规、政策等保持一致。可操作性原则。深入调研，广泛征求各单位意见。在标准编制过程中对标准内容严格把关，确保标准文本内容准确与严谨，使标准具有良好的实用性和可行性。与现行法律、法规的关系，与有关国家标准、行业标准的协调情况：目前，幼儿园档案管理规范尚无国家标准和行业标准，广西区内尚无相关地方标准。五、主要条款的说明，主要技术指标、参数、试验验证的论述《幼儿园档案管理规范》分为9个部分：范围、规范性引用文件、术语和定义、档案管理要求、工作职责、档案分类、档案保存、档案借阅和档案销毁。其中档案管理要求、工作职责、档案分类、档案保存、档案借阅和档案销毁是本标准最主要的内容。档案管理要求本章是对“档案管理”工作本身提出总体性要求的一章，明确了档案资料内容、清理规整档案工作、档案室技术和管理等方面的要求。有与本章内容均为总体性的要求，故独立成章。工作职责本章参考了《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599）对幼儿园中从事档案管理工作的人员职责、部门职能的做出了规定。是在对广西壮族自治区直属机关第一幼儿园（起草单位）档案管理工作的经验总结的基础上，结合对广西各幼儿园的调研和行业专家意见，对园长、副园长、档案管理人员的职责以及档案管理部门的职能作出了规定。档案分类本章是根据幼儿园档案管理工作的需要，对档案文件的分类规定。本章对档案资料的分类还参考了《南宁市教育局关于<南宁市中小学校文件材料归档范围>的通知》（南教办〔2022〕24号）。本章中的“分类”是指对档案进行概念上的分类而非对档案进行物理分类，以便开展后续的排架工作（7.1.5），与7.1.3中的“分类”不同。档案保存本章参考了《归档文件整理规范》（DA/T22）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《关于规范南宁市中小学校档案管理工作的通知》（南教办〔2022〕21号），规定了纸质文件和电子文件分类保存的要求。档案借阅本章规定了档案借阅的要求和程序。档案销毁本章参考了《电子文件归档与电子档案管理规范》（G