机关公文写作与处理7

行政机关公文写作

与处理

主讲：江军华一、行政机关公文写作〔一〕什么是公文是一种具有法定效力和标准体式的文书，是机关依法行政和各企事业单位、社会团体进行公务活动的重要工具。〔二〕公文的分类：1.命令(令〕2.决定3.公告4.通告5.通知6.通报7.议案8.报告9.请示10.批复11.意见12.函13.会议纪要、14.转发、批转15.印发16.调查报告、总结。行政机关公文文种：13种1.命令〔令〕2.决定3.公告4.通告5.通知6.通报7.议案8.报告9.请示10.批复11.意见12.函13.会议纪要1.决议2.决定3.指示4.意见5.通知6.通报7.公报8.报告9.请示10.批复11.条例12.规定13.函14.会议纪要1.决定2.意见3.通知4.通报5.报告6.请示7.批复8.函9.会议纪要

8.报告向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告〞。如：1.贵州省公务员局给国家公务员局的?关于2021年全省公务员培训工作情况的报告?2.?贵阳市人民政府关于治理南明河水质污染问题的报告?

9.请示向上级机关请求指示、批准，用“请示〞。有请求批复性请示、请求批转性请示。如：1、关于包装海绵垫所需经费的请示2、关于对执行经济合同法假设干问题的意见的请示11.意见对重要问题提出见解和处理方法，用“意见〞。如：1.?关于加强政务公开工作的实施意见?2.?关于XX的修改意见?13.会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要〞。

如：1.?贵州省2021年人事人才工作会议纪要?2.?贵州省政府军转安置工作会议纪要?16.调查报告、总结

调查报告：对带有普遍性、典型性的情况，在认真调查的根底上，通过分析、归纳、总结得出反映事物客观规律结论。如：省国资委撰写的?扬长避短，大力开展地方工业——贵阳市工业企业调查?。总结：对已完成的某项或某一阶段的工作进行系统的回忆、分析、归纳。如：?贵州省人力资源和社会保障厅2021年工作总结?。〔三〕公文的格式

眉首+主体+版记眉首〔文头局部〕主体〔文腰局部〕版记〔文尾局部〕公文格式：1.眉首:发文机关标识发文机关标识又叫文件名称，由发文机关全称或标准化简称后加“文件〞二字组成。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，每个字一般应小于22x15mm。发文字号发文字号由发文机关代字、年号、序号组成。用3号仿宋标注在发文机关标识下，空两行居中排列。年号、序号用阿拉伯数字标识，年号不能用简称，用中括号“〔〕〞括入，序号不编虚位〔即1不能编为001〕，不加“第〞字。2.主体：

标题主送机关正文附件成文时间印章标题：发文机关+〔关于〕事由+文种标题：红线下空2行，用2号小标宋字〔常见的公文标题一般都加粗〕，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

主送机关：指的是受理机关或执行机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。上行文：一般是一个主送机关；不报送领导个人。下行文：常为两个或两个以上主送机关。

公告、通告性公文可以不标主送机关。正文：开头+主体+结尾主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

开头：制发文件的原因、目的、依据。

主体：阐述公文的具体事项。

结尾：套语式，也可没有。

附件：1、在正文下空一行、左空两字标识“附件〞，后标冒号和名称。2、附件如有序号使用阿拉伯数码如：附件：1．×××××3、附件名称后不加标点符号。4、附件应与公文正文一起装订。成文时间：1、以领导人签发的时间为准。2、联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。3、标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“○〞，如“二○○三年九月十六日〞

印章：

1、除会议纪要外，法定性公文都应加盖印章。

2、印章一定要与发文机关一致。联合上报文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

3、单一机关制的公文在落款处往往不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

4、联合行文印章有两种情况：两个印章：三个以上印章：当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称〔可用简称〕排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。公文末页版式3.版记：

主题词抄送机关印发机关和日期印发份数主题词:是反映公文主要内容的标准化名词。主题词由类别词+类属词+文种构成。一般位于末页下端抄送机关上方，“主题词〞用3号黑体字，居左顶格标注，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词,最少不能少于2个。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。主题词词表共有13类1049个主题词。当词表中找不出能准确反映文件主题内容的类属词时。可以选择能够准确反映文件内容的词来标引，并在该词的后面加上“△〞以便区别。主题词例：?贵州省水利厅关于加强水土保持工作的通知?类别词：水利类属词：加强水土保持文种：通知主题词：水利加强水土保持通知例：?人事部关于举办全国旅游经济开发高研班的通知?主题词：人事旅游经济高研班△通知抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容〔需要执行或知晓内容〕的平级、下级或无隶属关系的机关，应当用全称或标准化简称。抄送机关置于主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送〞，后标冒号。抄送机关同性质、同级别机关之间用顿号隔开，不同性质、不同级别机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，末尾用句号。印发机关和印发时间印发机关不以行文机关出现，而用机关办公室或秘书部门的名称。印发机关位于抄送机关之下〔无抄送机关在主题词之下〕占1行位置，用3号仿宋体字，左侧空1字。印发时间右空1字，以公文付印的日期为准，用3号仿宋体阿拉伯数字标识。上行文的，印发日期后接着排印“印〞字；下行文、平行文的，排印“印发〞2字。印发份数印发份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体阿拉伯数字标识。如：〔共印XX份〕页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“－1－〞、“－2－〞，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。(四〕公文用纸幅面及版面尺寸1.公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型〔210mm×297mm〕。2.公文页边与版心尺寸：公文用纸天头〔上白边〕为：37mm±1mm公文用纸订口〔左白边〕为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm〔不含页码〕A4型公文用纸页边及版心尺寸天头〔上白边〕为：37mm±1mm订口〔左白边〕为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm〔五〕公文排版规格与印制装订要求排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，每页排22行，每行排28个字。

印刷要求：双面印刷，页码套正。装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。〔六〕公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，公文兼用说明、表达、议论三种表达方式。〔七〕公文的行文关系公文的行文关系:是指发文机关与受文机关之间的文件往来关系。下行文：上级向下级行文，如命令、批复等

行文方式：逐级行文、多级行文。上行文：下级向上级行文，如请示、报告、意见。行文方式：逐级行文、不得越级行文。

平行文：不相隶属的同级机关或部门之间的行文，如函、转发等。

3.平行关系例如：国家教育部与国家卫生部贵州省教育厅与贵州省卫生厅

4.不相隶属关系例如：贵州省委与贵阳市人民政府贵州省教育厅与贵阳市卫生局贵州省人民政府与浙江省宁波市人民政府〔八〕几种文种的区别1.公告与通告的区别

公告涉及重要或法定事项，向国内外宣布，通告那么针对社会各有关方面，涉及事项较具体；公告主要是告之事项，除特例外不涉及强制性执行要求，通告那么常涉及有关人员的应遵事项。公告与通告的区别可归纳为以下五点：1〕发布、告知的范围有大小。公告——国内外社会、公告内容事关重大。通告——国内社会的有关方面。2〕发布、告知的事项有轻重。公告——重要事项或法定事项。通告——可能是重要事项，也可能是一般事项。3〕发布、告知者的身份有上下。公告——一般只有国家权力机关或管理机关才能作为公告的制发者。通告——不受级别限制，任何性质，级别的机关、单位在职权范围内均可作为通告的制发者。4〕使用公告的机关，级别一般较高。目前，社会上对“公告〞的使用存在比较混乱的现象，如“开业公告〞、“中奖公告〞、“停水、停电公告〞、“公交线路调整公告〞等，其实这些只要用“启事〞，“通知〞或“通告〞就可以了。注意：公告、通告一般不写主送机关。2.通告与通知的区别

通告与通知的区别主要在于：1.通告不涉及任何秘密，直接公开，也即通告制成之后直接公布于众，而不像一局部“通知〞那样，尽管最终也公开，但首先需按组织原那么逐层下达。2.通告提出的标准是公民的行为标准，主要提出公民应当遵守的具体事项，不像“通知〞那样涉及贯彻执行公文的要求。3.通告可依法自创有关规那么，通知那么主要是转达上级的指示精神并使之具体化。

3.通知与通报的区别通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项。通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。通知提出工作意见和方法，要求遵照执行。通报那么着眼于思想和路线方面的教育，也即精神层面上的教育。

4.请示与报告的区别

1.行文时限不同报告——通常在事后，也可事先、事中。请示——只能在事先行文，否那么就变成“先斩后奏〞，非常不利于公务活动或造成人力、物力、资金的浪费。2.行文内容容量不同报告——允许“多事一报〞，如综合性报告，往往涉及假设干事项。请示——只能“一事一请〞，否那么会给上级的批复带来困难。3.行文的主送不同报告——允许“多头之送〞，一份报告可同时行文给假设干上级机关。请示——只能“单头主送〞，否那么会产生上级机关的相互推诿，不利于上级机关及时明确批复。4.行文的目的不同报告——通常不要求上级机关的批复，尤其是“呈报性报告〞根本上到达向上级汇报工作或答复询问的目的即可。请示——肯定是要求得到上级机关的批复或明确指示。本卷须知：1.报告中不得夹带请示事项，逐级请示不要越级，如有必要，也必须同时抄报被越过的上级机关。2.请示、报告不宜直接呈送领导者个人。3.请示要做到一文一事，一份请示，只送一个上级领导机关。不得抄送下级机关。4.不要事事请示，只有超出了本机关的职权或本机关无力、无法解决时才请示使用。

〔九〕常见公文写法介绍1.报告报告是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、报送资料使用的一种文种。属上行文。报告的写法：根本情况+主要成绩+存在问题+今后做法

根本情况〔做了什么〕：情况介绍。主要成绩〔怎么做的〕：概括出规律性的经验。存在问题：工作中存在的缺点及原因。今后做法：提出今后开展工作的建议。2.通知例：关于召开全省人事局长工作会议的通知各市〔州、地〕、县〔市、区、特区〕人劳局，省直各部门：为了贯彻落实全国人事厅〔局长〕精神，做好今年的人事人才工作，现定于1月15至16日在贵阳召开。现将有关事项通知如下：一、会议内容〔略〕二、会议时间〔略〕三、会议地点〔略〕四、参会人员。〔略〕五、有关事项〔一〕参会人员携带年终工作总结或某方面工作经验介绍材料印200份带到会上；〔二〕参加会议的同志请于1月14日到××宾馆××楼报到；〔三〕各地可来一辆工作用车，其余自带车辆司机食宿自理，大会不予安排。〔四〕需接车接机和需要购置回程车、机票的同志，请于×月×日在报名单时一并告知，亦可告知省人事厅办公室。

年月日〔5〕任免人员通知：以简要的文字写明任免干部的机关名称、日期与被任免人员的姓名与职务。如：遵义市人社局关于×××等同志职务任免的通知贵州省人民政府任免通知黔府任[2007]25号各自治州、市人民政府，各地区行署，省政府各部门、各直属机构：省人民政府决定：XXX任贵州省国土资源厅总工程师(试用期一年)。

二〇〇七年九月三十日3.通报4.请示和批复请示的写法：关于××市中小学整体改革试点工作有关问题的请示市人民政府：

根据中共中央关于教育体制改革决定的精神和市委、市政府关于进行学校整体改革试点的要求，经与各区、县政府及教育局研究，拟在我市局部中小学进行试点工作。现将有关问题请示如下：

(1)改革的目标和内容。

(2)干部任免问题。

(3)定编定员和工资总额包干问题。

(4)编余人员的安置问题。

(5)实行结构工资制。

以上请示如无不妥，请批转执行。直接提出请示的问题，不要太多分析原因建议性的报告那么要有一定的陈述和分析。请示结束语不用“请批转各地执行〞建议性报告可用“以上报告如无不妥，请批转各地执行〞。5.函函是平级机关、上下机关或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管机关请求批准的公文。函的分类：〔一〕按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函那么用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。〔二〕按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函那么是为回复对方所发出的函。〔三〕从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事项函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，报送材料函等等。

函的写法标题：公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，在公文首顶格写明全称或者标准化简称，其后用冒号。正文：其结构一般由开头、主体、结尾局部组成。开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：〞或“现将有关事项函复如下：〞等过渡语转入下文。复函的缘由局部，一般先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。主体：这是函的核心内容局部，主要说明致函事项。函的事项局部内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。结语：通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询〔商〕〞、“请即复函〞、“特此函告〞、“特此函复〞等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致〞、“敬礼〞。结尾落款：写明成文时间年、月、日；并加盖公章。撰写函件本卷须知函的写作，一是行文简洁明确，用语把握分寸，要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。二是复函，那么要注意行文的针对性，答复的明确性。三是函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常进行。关于批准录用×××等××名同志为国家公务员的复函省平安厅：你厅?关于拟录用××××届大中专毕业生的函?〔国安政〔××××〕18号〕收悉。根据中共××省委组织部、××省人事厅?关于局部省级机关从××××年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知?的规定，经考试、考核合格，批准录用×××等××名同志为国家公务员。特此函复。

附件：录用人员名单××省人事厅××××年三月二十九日修改练习：××市第七变压器厂抓紧归还劳动效劳公司借款的函市第七变压器厂：你厂于二○○五年一月，从我厂借去资金三万元，作为你厂劳动效劳公司开办费，当时双方讲好年内一定归还。目前已经是二○○六年一月了，我厂正在编制去年的财务决算，为使我们能及时搞好各类款项的清理结算，要求你厂务必将所借之款于二十日前归还我厂，切不要一拖再拖，给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难。此致敬礼！××市第一变压器厂二○○六年一月十日〔１〕标题写法不标准，而且用语强硬。〔２〕语言不够谦和，这是函的大忌。比方此文中的“当时双方讲好年内一定归还〞、“要求你厂务必……〞、“切不要一拖再拖，给我厂……困难〞等语，显得过硬，咄咄逼人，不得体。〔３〕公函不写“此致敬礼〞、“顺致敬意〞、“祝君安康〞等敬祝词语。〔4〕文中的数字和日期表述错误，用阿拉伯数字。正文开头不对。关于归还劳动效劳公司开办费借款的函市第七变压器厂：贵厂2005年1月为筹集劳动效劳公司开办经费，曾从我厂借去资金3万元，贵厂当时曾承诺在当年内归还。目前，我厂正在编制去年的财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。特此函告。

××市第一变压器厂二OO六年一月十日6.会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项的法定公文。会议纪要的写法：会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。标题有两种情况，一是会议名称加纪要;二是召开会议的机关加内容加纪要。正文一般由两局部组成。(一)会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、根本议程。(二)会议的精神和议定事项。一般包括会议内容、议定事项。记录人：***主持人签字：***标题：1、会议名称+文种例：?农村爱国卫生经验交流会纪要?2、主标题+副标题例：以十六大精神为指导，开创农民就业工作新局面——铜仁地区农民就业工作会议纪要注意：1、重要的会议纪要通常在标题下注明生效时间。2、会议纪要不用公章。正文：导言：即会议组成情况〔时间、地点、出席人员、中心议题和议程等〕。主体：主要精神〔成果和议定的事项〕〔综述式和分项式〕主体局部各段的开头语可以使用：“会议认为〞、“会议提出〞、“与会者一致认为〞、“会议决定〞、“会议要求〞、“会议希望〞等。结语：〔号召展望〕可使用“会议号召〞关于协调解XX大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要

xx年2月2日上午，市政府办公厅xxx主任主持召开会议，协调解决XX大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交际处、市国土房管局、市外轮供给公司等有关部门的负责同志。

会议认为，XX大街56号首层房屋使用权的问题，是在过去方案经济和行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾屡次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志“向前看〞、“了却这笔历史旧账〞的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原那么，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。

经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。会议决定如下事项：

一、……

二、……三、……

四、……会议强调，双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作，团结协作，增进友谊，保证移交工作顺利进行。

XX市政府办公厅

XX年X月X日7.意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。也即对某一重要问题存在看法与建议，就可运用“意见〞向上级或下级表达本单位的见解或处理方法。“意见〞可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，多经上级批转。〔一个主送机关〕作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。〔多个主送机关〕作为平行文，提出的意见供对方参考。对某一重要问题存在看法与建议，就可运用“意见〞向上级或下级表达本单位的见解或处理方法。意见通常由标题、主送单位、正文、落款等要素组成，有的还有附件。意见的写作方法并无一定成规，但一般应当注意以下两点：1、注意结构的安排。意见一般先说明缘起，继而针对问题，分条目陈述意见或解决措施。意见写作切忌意识流，想到那里写到那里。2、注意对事实的客观陈述，不加任何臆测，说理明白，不妄加议论。8.总结总结是单位、部门或个人对前一段的实践活动进行回忆、检查、分析和研究，从中找出经验教训和规律性的认识，以指导今后实践而写成的应用文书。即：已经做了什么，如何做的，做的程度，今后怎么做。总结的种类:1.工作汇报性质的全面性总结2.介绍经验的专题总结3.个人学习、工作的小结标题：1.公文式：培训处2021年度工作总结〔综合总结〕2.文章式：股份制使企业走上成功之路〔专题性总结〕3.双标题式：售后效劳是企业的命根子——联想阳光效劳中心2005年度工作总结正文：前言+主体前言：简要交代时间、背景、取得的成绩、效果等，让读者了解全貌〔做了什么〕主体：①主要做法〔怎么做的〕②存在的问题〔简略，但中肯〕③今后工作打算〔简单〕主体局部按材料的逻辑关系将其分成假设干局部，标序加题，逐一写来。团市委2005年工作总结一年来，团市委按照“效劳青年、效劳社会、效劳大局〞的总体工作思路，团结带着广阔团员青年为我市三个文明建设而不懈努力。一、以经济建设为中心，稳步推进青年创业工程。〔略〕二、以道德建设为重点，着力促进青年文明工程。〔略〕三、以奉献社会为己任，广泛实施青年效劳工程。〔略〕四、以提高素质为核心，深入推进青年成才工程。〔略〕回忆一年来的工作实践，我市共青团各项工作欣欣向荣，蓬勃开展。但我们的工作仍存在着许多的缺乏，在整合团的资源，效劳青年方面，存在着整合力度不够，配置效率不高，手段不多、渠道不多、方式方法创新不够等等问题。明年我市共青团和青年工作的总体思路是：……团结带着全市团员青年为推进“两个率先〞目标而努力。

9.调查报告是带着一定的目的，对某种情况、问题和经验进行实地调查，是向领导机关反响信息，辅助决策，核查决策执行情况的重要形式。调查报告的种类：1.反映情况的调查报告：?东北师范大学硕士毕业生就业情况的调查报告?2.总结经验的调查报告：职工的归属感从何而来——××皮鞋厂关心职工福利生活的调查3.揭示问题的调查报告政府决策岂能朝令夕改——浙江温岭市一市场建成后开业受阻的调查标题：①公文式：关于贵州水泥厂转换经营方式的调查②文章式：锦江集团的崛起

③主、副标题式：同一地区的农村经济为什么开展有快有慢——花溪区100个村的调查作为公文，标题最好用标准化的标题格式或正副标结合式。正文：前言+主体

关于云岩区教育结构布局的调研报告云岩区是我市政治、经济、文化中心，其教育举足轻重。它既是栋梁教育的窗口，也是全市教育的主导。为此，今年1月教体文卫专委会就云岩区教育结构布局问题进行了调查研究。通过走访学校，实地观察，查考数据，屡次召开座谈会、研讨会，形成了此报告。〔前言〕一、云岩区教育的根本情况。〔主体〕二、问题分析。〔主体〕三、几点建议。〔主体〕

主体的三大块：①调查得来情况〔事实和数据〕——是什么②分析原因和实质〔具体、深入〕——为什么③提出建议〔提出解决问题的方法〕——怎么做提出问题、分析问题、解决问题调查报告的落款要写明调查者——单位名称和个人姓名，以及完稿时间。如果标题下面已注明调查者，那么落款时可省略。〔十〕草拟公文应注意把握的问题2.使用汉字要标准化；如“坚决〞和“坚决〞，都是表示不动摇，但“坚决〞一般用来形容立场、信念、意志等精神层面，而“坚决〞那么多说明态度、做法等行为层面。再如“前辈〞和“先辈〞，“前辈〞是指活着的比自己长一辈的人，“先辈〞是指已死的长辈。3.运用数字要标准化；如：词组：三资企业、十二指肠；惯用语：十月革命、一二·九运动等；缩略语：“九五〞规划、四书五经等；修辞色彩：白发三千丈、三令五申等；成语：一败涂地、一毛不拔等。“百分之二十〞，应将“百分之二十〞表述为“20％〞，又如应将“四分之三〞表述为“3/4〞，以此类推标准书写或表述。4.标点符号要标准化；5.结构层次序数：第一层为“一、〞〔3号黑体加粗〕；第二层为“〔一〕〞〔3号楷体加粗〕；第三层为“1.〞〔3号仿宋加粗〕；第四层为“〔1〕〞〔3号仿宋〕。6.数字、年份与词语不能换行。二、行政机关公文处理〔一〕发文处理程序与方法

1.拟稿:原始文稿。文秘。领会、文字表达和调查研究三大能力。2.会商：与有关机关取得一致。跑会、函会、会商。3.文种、内容、格式、语言等。部门负责人。4.签发：签发人又一次全面核查。机关领导。5.缮印、校对：印制。6.用印：加盖公章或签注姓名。7.分发：按规定拣配和封装公文。8.传递：发出。9.归档：立卷归档、暂存、销毁。一般地说，一个公文要经过三步校核才能送印发出：〔１〕公文文稿送领导人审批之前，报批程序是否符合规定；是否确需行文；内容是否完整、准确地表达发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；所提措施和方法是否切实可行；人名、地名、时间、数字、引文和文字表述，密级、印发传达范围，主题词是否准确、恰当，文字、符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定；涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。〔2〕已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。领导人由于工作繁忙，对一些文稿，未能仔细推敲，就一字不改地签发了；有的文稿，虽作修改，但由于受时间和精力的限制而未能作全面考虑，这就要求秘书处〔科〕长再次校核。当然，经校核如需作涉及内容的实质性修改，那么报经原审批领导人复审。〔3〕在公文正式印发前，复核，主要是对公文的审批手续〔含会签〕完备不完备，文种用得恰当不恰当，格式符不符合要求进行复核。〔二〕收文处理程序与方法

一、收文的接收：包括签收、收文登记、分发等环节。二、收文的处理：包括拟办、批办、承办、催办等环节。三：收文的管理：包括登记、加工、组织传阅、对内催办等。三、公文写作常见错误例如〔一〕发文字号编写不当1、机关代字混淆2、年份不全、乱用括号3、机关代字、年份、序号次序颠倒

1、机关代字混淆例1：“华东师范大学〞，它的代字不能写成“华师大〞，因为另外还有“华中师范大学〞、“华南师范大学〞，如用“华师大〞就不能分辨，而应写为“华东师大〞；例2：“南京大学〞的机关代字不能写成“南大〞，因为另外还有“南开大学〞；例3：“河南大学〞的机关代字不能写成“河大〞，因为另外还有“河北大学〞。2、年份不全、乱用括号例如：①黔公局通(96)第15号②黔府发(2002)47号例①年份不全，应写为“1996〞，使用圆括号也不正确，根据?国家行政机关公文格式?规定，应用六角括号“〔〕〞，“第〞字多余，应删去；例②年份应置于六角括号“〔〕〞内。3、机关代字、年份、序号次序颠倒例如：〔96〕黔人社厅通字第51号上例的错误是年份在发文机关代字前，且年份不全，“第〞、“字〞多余，正确的应该是“黔人社厅通〔1996〕51号〞。〔二〕标题拟写不当1、文种错用2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞不明确3、乱用标点符号1、文种错用(1)请示与报告错用、并用(2)函与请示错用(3)通告与公告错用

(1)请示与报告错用、并用例：①?××公司关于急需购置碱性电池的报告?

②?××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告?以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告〞改为“请示〞，例②的“报告〞去掉。(2)函与请示错用例如有一篇公文的标题为?××市司法局关于拨付法制教育经费的请示?，主送机关是“××市财政局〞。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示〞应改为“函〞。(3)通告与公告错用2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确例如：①?××公司关于申请增加超方案出口指标的请示?②?××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报?③?××县税务局重建税务所办公楼的请示?④?××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知?例①的错误是词义重复，文种“请示〞已含“请求〞、“申请〞之意，故应删去标题中“申请〞二字；例②事由局部只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为?××县人民政府关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报?；例③少了介词“关于〞。例④属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词“关于〞重复使用，“通知〞也屡次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为?××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知?。3、乱用标点符号〔三〕主送机关标注不当例如：①?××县税务局重建税务所办公楼的请示?的主送机关是“××地区税务局、城建局、国土局、物资局〞②?××乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示?的主送机关是“尊敬的××书记〞例①属多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关〞的原那么；例②违反了“请示不得直接送领导者个人〞的原那么。〔四〕引用公文不当例如：①你公司?关于成立通洲集团中心拍卖行的请示?悉……②7月20日?通告?停止了省交通厅×交计字[2000]1号文件中规定的“双排座小货车载客养路费〞的收取……③你院×月X日请示收悉……④在粤府〔1996〕38号