公司电话机管理制度

公司电话机管理制度一、总则1.目的为加强公司电话机的管理，确保其正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有电话机，包括办公区域、会议室、员工宿舍等场所的固定电话及移动电话（如有特殊规定的移动电话管理办法除外）。3.管理原则电话机的管理遵循"统一管理、合理使用、节约维护"的原则，确保通信畅通，满足公司日常工作及业务开展的需要。二、电话机配置与管理1.配置标准根据公司各部门的工作职能和实际需求，合理配置电话机数量。新成立部门或因业务发展需要增加电话机时，需填写《电话机配置申请表》，经部门负责人签字，报行政部审核，总经理批准后统一配置。电话机的选型应综合考虑质量、功能、价格等因素，优先选用性能稳定、操作简便、具备来电显示及免提功能的电话机。2.登记备案行政部负责对公司所有电话机进行统一登记造册，详细记录电话机的型号、购置时间、使用部门、使用人等信息，并建立《电话机台账》。每台电话机应张贴唯一的标识编号，以便于管理和维护。3.领用与归还新员工入职时，由所在部门负责人到行政部领取电话机，并办理领用手续。领用人员需在《电话机领用登记表》上签字确认，明确保管责任。员工离职或岗位调动时，应将电话机完好无损地归还行政部，办理归还手续。行政部对归还的电话机进行检查，如发现有损坏或丢失，应根据实际情况要求责任人照价赔偿。三、使用规范1.使用要求员工应爱护电话机，保持电话机清洁卫生，不得随意拆卸、损坏电话机部件。使用电话机时要轻拿轻放，避免碰撞和摔落。如发现电话机出现故障，应及时报告行政部，不得自行修理。不得利用公司电话机拨打私人长途电话或进行与工作无关的通话。如有特殊情况需要拨打私人长途电话，应经部门负责人批准，并按照公司规定的付费方式支付费用。在通话过程中，应使用文明用语，礼貌待人，不得大声喧哗、争吵或讲粗话。禁止使用公司电话机拨打骚扰电话或进行恶意呼叫，一经发现，将严肃处理。2.通话记录对于重要的工作电话，员工应做好通话记录，记录内容包括通话时间、对方姓名、电话号码、通话内容等。通话记录应妥善保存，以备日后查阅。行政部可根据工作需要，定期检查员工的通话记录，以确保公司通信资源的合理使用。3.紧急情况处理如遇紧急情况（如火灾、地震等），应立即放下手中电话，按照公司应急预案进行处理。在确保安全的前提下，可使用公司电话机拨打紧急救援电话（如119、120等）。紧急情况处理完毕后，应及时向行政部报告电话机的使用情况，如有损坏应及时报修。四、维护与保养1.日常维护员工应每天对电话机进行清洁，使用干净的软布擦拭电话机表面，保持电话机外观整洁。定期检查电话机的线路连接是否牢固，如有松动应及时插紧。同时，检查电话机的按键是否灵敏，如有故障应及时报修。2.定期保养行政部应定期对公司电话机进行全面保养，一般每季度进行一次。保养内容包括清洁电话机内部、检查电路板、更换老化部件等，以确保电话机的性能稳定。在保养过程中，如发现电话机存在严重故障或安全隐患，应及时进行维修或更换。3.维修管理当电话机出现故障时，使用人应及时填写《电话机维修申请表》，注明故障现象、所在部门、使用人等信息，提交给行政部。行政部接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。对于简单故障，维修人员应在当天或尽快修复；对于复杂故障，维修人员应在最短时间内修复，并及时反馈维修结果。维修费用由行政部统一核算，属于正常损耗或质量问题的维修费用由公司承担；因使用人操作不当或故意损坏造成的维修费用，由责任人承担。五、费用管理1.话费标准公司根据各部门的工作性质和业务需求，制定不同的话费标准。各部门应严格按照规定的话费标准控制通话费用，不得超支。话费标准如有调整，行政部应及时通知各部门，并做好相关解释工作。2.话费结算公司每月定期统计各部门的话费使用情况，由行政部根据《电话机台账》和通话记录进行核对。话费结算以自然月为周期，行政部在核对无误后，将各部门的话费清单报送财务部，由财务部统一进行费用结算和支付。3.费用控制各部门负责人应加强对本部门话费使用情况的监督和管理，定期分析话费支出情况，采取有效措施控制话费成本。如发现有异常高额话费支出，应及时查明原因，并进行处理。行政部应定期对公司整体话费情况进行统计分析，总结话费使用规律，提出优化建议，为公司节约通信成本。六、监督与检查1.行政部监督行政部负责对公司电话机的使用、维护和管理情况进行日常监督检查。定期检查电话机的配置、使用登记、维护保养等记录，确保各项管理制度得到有效执行。对于违反本制度的行为，行政部有权责令责任人立即改正，并根据情节轻重给予相应的处罚。2.内部审计公司内部审计部门定期对电话机管理情况进行审计，检查话费使用的合理性、合规性，以及维修费用的支出情况等。审计过程中如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.员工监督公司鼓励员工对电话机管理中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励。行政部应及时受理员工的举报，并对举报内容进行认真调查核实，保护举报人权益。七、考核与奖惩1.考核内容电话机管理的考核内容包括电话机的使用规范、维护保养情况、费用控制等方面。具体考核指标如下：电话机使用是否符合规定，有无违规拨打私人电话、骚扰电话等行为。电话机是否保持清洁卫生，定期进行维护保养，有无因使用不当或保管不善造成损坏。话费支出是否控制在规定标准以内，有无超支情况。考核方式采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，行政部每月对各部门电话机管理情况进行检查评分，年度进行综合考核评价。2.奖励措施对于电话机管理工作表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于通报表扬、奖金、荣誉证书等。具体奖励情形如下：严格遵守电话机使用规范，全年无违规使用情况，且话费控制良好的部门。对电话机维护保养认真负责，及时发现并解决问题，避免公司遭受较大损失的个人。在电话机管理工作中提出合理化建议，被公司采纳并取得显著成效的个人。3.处罚措施对于违反本制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于批评教育、罚款、警告、降职降薪等。具体处罚情形如下：违反电话机使用规范，如私自拨打私人长途电话、进行与工作无关的通话等，每次给予警告，并责令退还相应费用；情节严重的，给予罚款处理。因使用不当或保管不善造成电话机损坏的，责任人应照价赔偿；如造成公司经济损失的，还应承担相应的赔偿责任。话费支出超过规定标准，且无合理原因的，