接待会议合同协议

接待会议合同协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方有举办[会议名称]的需求，乙方具备提供专业接待会议服务的能力，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办接待会议事宜，达成如下协议：一、服务内容及要求1.会议接待整体安排乙方负责根据甲方要求，策划并制定详细的会议接待方案，包括但不限于会议日程安排、场地布置、人员接待流程等。该方案应在合同签订后[x]个工作日内提交给甲方审核，甲方有权提出修改意见，乙方应根据甲方意见及时调整完善，直至通过审核。会议场地的选择应符合甲方对于场地规模、设施设备、地理位置等方面的要求，乙方应提供至少[x]个可供选择的场地供甲方参考，并协助甲方完成场地的租赁、布置等工作。场地布置应根据会议主题进行设计，营造出舒适、专业的会议氛围，具体布置细节需得到甲方的书面确认。2.人员接待乙方应安排专业的接待人员在会议举办期间全程提供服务，包括但不限于在机场、车站迎接参会人员，引导其前往指定酒店办理入住手续，并协助解决途中遇到的问题。接待人员应具备良好的沟通能力和服务意识，熟悉会议相关信息及流程，能够为参会人员提供热情、周到的服务。为参会人员提供会议期间的餐饮服务，餐饮标准应符合甲方要求，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇。乙方应确保餐饮的质量和卫生，合理安排菜品搭配，满足不同参会人员的口味需求。餐饮服务的具体内容和标准见附件一《餐饮服务清单》。根据甲方提供的参会人员名单，为每位参会人员安排住宿，并负责办理入住和退房手续。酒店的选择应考虑到交通便利性、周边配套设施等因素，且需得到甲方的认可。乙方应与酒店保持良好沟通，确保住宿安排的顺利进行，如遇特殊情况导致房间调整等问题，应及时向甲方反馈并协调解决。3.会议设备及技术支持乙方负责提供会议所需的设备，包括但不限于音响设备、投影仪、麦克风、灯光设备等，并确保设备在会议期间正常运行。乙方应在会议前对设备进行调试和检查，保证设备性能良好，如在会议过程中出现设备故障，应立即采取措施进行维修或更换，确保会议不受影响。提供会议期间的技术支持人员，负责协助甲方进行会议资料的播放、演示等操作，解答参会人员在使用设备过程中遇到的问题。技术支持人员应具备丰富的专业知识和实践经验，能够及时、有效地处理各种技术问题。4.会议资料准备根据甲方提供的会议资料内容和要求，乙方负责进行资料的整理、排版、印刷和装订工作。会议资料应包括会议议程、会议资料手册、参会人员名单等，资料的内容应准确无误，格式应规范统一。乙方应在会议前[x]个工作日将会议资料交付给甲方进行审核，甲方提出修改意见后，乙方应及时修改并重新交付，直至符合甲方要求。在会议现场，乙方应根据会议流程和需要，及时分发会议资料，确保每位参会人员都能准确获取所需资料。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的接待会议服务方案、场地布置、人员安排、餐饮标准、住宿安排等进行审核，并提出修改意见和建议。在会议举办期间，有权对乙方的服务质量进行监督和检查，如发现乙方存在服务不到位或违反合同约定的情况，有权要求乙方及时整改。有权要求乙方按照合同约定的时间、地点和标准提供服务，如乙方未能履行合同义务，甲方有权追究乙方的违约责任。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、会议资料内容等，并确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。按照合同约定的时间和方式向乙方支付服务费用。在会议举办前，积极配合乙方完成各项准备工作，如对场地布置、设备调试等进行确认，并及时反馈意见。在会议举办期间，协助乙方维持会议秩序，确保会议顺利进行。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照合同约定向甲方收取服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主策划和实施接待会议服务方案，但需确保方案符合法律法规及合同约定，并得到甲方的认可。在服务过程中，如因甲方原因导致服务内容或要求发生变更，有权要求甲方相应调整服务费用或给予合理的补偿。2.义务严格按照合同约定的服务内容、标准和要求，为甲方提供优质、高效的接待会议服务。遵守国家法律法规及相关行业规范，确保服务过程合法合规。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得向任何第三方泄露，否则应承担相应的法律责任。在会议举办前，将各项准备工作的进展情况及时向甲方汇报，如遇重大问题或突发事件，应立即通知甲方，并积极采取措施进行解决。会议结束后，向甲方提供服务总结报告，包括会议接待情况、参会人员反馈意见等，并根据甲方需求提供相关资料和数据。三、服务费用及支付方式1.服务费用本次接待会议服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。该费用为含税价，包含乙方为履行本合同约定的服务内容所需的全部费用，除因甲方原因导致服务内容变更外，不再另行收取其他费用。服务费用的具体构成见附件二《服务费用清单》，清单中应详细列出各项服务内容的费用明细，包括但不限于场地租赁费用、人员接待费用、餐饮费用、住宿费用、设备租赁费用、资料印刷费用等。2.支付方式甲方应在合同签订后[x]个工作日内，向乙方支付服务费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在乙方完成全部服务内容，并经甲方验收合格后的[x]个工作日内，甲方支付剩余服务费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到甲方每笔款项后的[x]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。四、违约责任1.若甲方未按照合同约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.若乙方未按照合同约定的服务内容、标准和要求提供服务，或未在合同约定的时间内完成服务，每逾期一日，应按照服务费用的[x]%向甲方支付违约金。如因乙方原因导致会议无法正常进行或给甲方造成其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任，赔偿范围包括但不限于甲方因此支付的额外费用、甲方遭受的直接经济损失以及甲方的预期利益损失等。3.如乙方违反保密义务，向第三方泄露甲方提供的资料和信息，乙方应向甲方支付违约金人民币[x]元，并承担甲方因此遭受的全部损失。如损失难以计算，乙方应按照服务费用的[x]%向甲方支付赔偿金。4.任何一方违反本合同约定的其他条款，应承担因此给对方造成的全部损失，并按照服务费用的[x]%向对方支付违约金。如一方违约导致合同无法继续履行的，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。五、争议解决本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次接待会议结束。2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。补充协议内容与本合同不一致的，以补