年度会务合同协议

年度会务合同协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方有举办各类会务活动的需求，乙方具备提供专业会务服务的能力和资质，甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办年度会务事宜达成如下协议：一、服务内容及要求（一）会务活动类型及次数1.甲方委托乙方承办的会务活动类型包括但不限于商务会议、研讨会、培训课程、产品发布会、公司年会等。2.在本合同有效期内，预计举办[x]次会务活动，具体活动的时间、地点、规模及详细要求以每次活动的委托通知为准。（二）服务具体内容1.会前筹备根据甲方需求，协助甲方确定会务活动的主题、议程、时间安排、参会人员名单等，并提供专业建议。负责选择合适的会议场地，根据活动规模和性质进行场地布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、桌椅摆放、背景板制作、横幅悬挂等，确保场地环境符合活动要求和甲方形象。协助甲方发送会议通知、邀请函等相关文件，负责会议资料的准备和印刷，如会议手册、资料袋、发言稿、演示文稿等，保证资料内容准确、完整、清晰。安排会议所需的餐饮服务，根据活动性质和预算提供合理的餐饮方案，包括茶歇、午餐、晚餐等，确保餐饮质量和卫生符合标准。负责会议期间的接待工作，安排接待人员在指定地点迎接参会人员，引导其签到、入场，并提供必要的协助和服务。2.会中服务确保会议设备正常运行，安排专业技术人员随时待命，及时处理设备故障和技术问题，保障会议的顺利进行。提供会议记录服务，安排专人负责记录会议内容，会后整理会议纪要并提交给甲方。按照甲方要求，提供现场摄影、摄像服务，记录会议过程，活动结束后及时将相关影像资料交付甲方。维持会议现场秩序，确保参会人员遵守会议纪律，营造良好的会议氛围。根据会议进程，及时为参会人员提供茶水、咖啡等饮品服务。3.会后服务协助甲方清理会议场地，恢复场地原状。对会议期间的各项费用进行核算和结算，提供详细的费用清单和发票。根据甲方反馈，对会务活动进行总结和评估，收集参会人员的意见和建议，为后续活动改进提供参考依据。（三）服务质量标准1.乙方提供的会务服务应符合国家相关法律法规和行业规范要求。2.会议场地布置应美观、大方、整洁，符合活动主题和甲方要求，各项设备设施应正常运行，无故障和安全隐患。3.餐饮服务应保证食品卫生安全，菜品质量符合约定标准，服务周到、及时。4.接待工作应热情、礼貌、专业，确保参会人员得到良好的接待体验。5.会议记录应准确、完整，能够真实反映会议内容；摄影、摄像资料应图像清晰、声音清晰，满足甲方使用需求。6.乙方应在每次会务活动结束后，及时向甲方提交服务报告，对活动效果、服务质量等方面进行总结和分析，并提出改进措施和建议。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会务服务方案、场地布置、餐饮安排等提出意见和建议，并要求乙方进行调整和改进。有权在会务活动举办前、举办过程中及结束后，对乙方的服务质量进行监督和检查，如发现问题有权要求乙方及时解决。有权根据实际情况对会务活动的时间、地点、规模、议程等内容进行变更，但应提前通知乙方，并承担因变更产生的额外费用。有权要求乙方按照合同约定提供正式发票。2.义务向乙方提供举办会务活动所需的详细信息和资料，包括但不限于活动主题、议程、参会人员名单、活动预算等，并确保所提供信息的真实性和准确性。按照合同约定的时间和方式向乙方支付服务费用。在会务活动举办前，协助乙方完成各项筹备工作，如确认场地、审核会议资料、确定餐饮标准等。遵守乙方制定的会议现场管理制度，配合乙方做好会议期间的各项工作安排。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照合同约定支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排会务服务的具体实施细节，但应确保服务质量符合合同约定标准。在遇到不可抗力或甲方原因导致会务活动无法正常进行或需要变更时，有权要求甲方承担相应的责任或协商调整服务内容及费用。2.义务按照国家法律法规和行业规范，以及本合同约定的服务内容和质量标准，为甲方提供专业、优质、高效的会务服务。在会务活动举办前，将详细的服务方案提交给甲方审核，并根据甲方意见进行修改和完善。负责会务活动所需的场地租赁、设备租赁、餐饮服务、人员聘请等各项资源的协调和安排，并确保所涉及的资源合法合规、质量可靠。提前对会务活动现场进行安全检查，消除安全隐患，制定应急预案，确保会议期间的人员和财产安全。对甲方提供的信息和资料严格保密，不得泄露给任何第三方。在会务活动结束后，按照合同约定及时向甲方提交服务报告、费用清单及发票等相关文件。三、服务费用及支付方式（一）服务费用1.本合同年度会务服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。此费用为固定总价，包含乙方为完成本合同约定的全部会务服务所需的各项费用，除因甲方变更服务内容导致费用增加外，不因任何因素调整。2.每次会务活动的具体费用根据活动的实际规模、内容及要求另行核算，但单次活动费用不得超过本合同年度服务费用总额的[x]%。如单次活动费用超过该比例，甲方应提前与乙方协商并另行签订补充协议。（二）支付方式1.甲方应在本合同签订之日起[x]个工作日内，向乙方支付年度会务服务费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。2.每次会务活动结束后，乙方应在[x]个工作日内将活动费用清单提交给甲方审核，甲方应在收到清单后的[x]个工作日内完成审核并确认。如甲方无异议，应在确认后的[x]个工作日内支付该次活动的全部费用。3.本合同年度服务结束后，乙方应在[x]个工作日内对全年服务费用进行汇总结算，并提交结算报告给甲方。甲方应在收到结算报告后的[x]个工作日内完成审核并支付剩余服务费用。（三）费用结算依据1.乙方应按照实际发生的服务项目和内容，依据双方认可的价格标准进行费用核算。2.费用结算以乙方提供的有效发票及甲方签字确认的费用清单为依据。四、保密条款1.双方应对在履行本合同过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为本合同履行期间及合同终止或解除后[x]年。五、违约责任1.若甲方未按照合同约定支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。2.若乙方未按照合同约定的服务内容、质量标准或时间要求提供会务服务，应承担违约责任，负责采取补救措施，并根据给甲方造成的损失程度，向甲方支付违约金。违约金的金额按照本次活动服务费用的[x]%[x]%计算，具体比例根据乙方违约行为的严重程度确定。如乙方的违约行为导致甲方遭受重大损失的，乙方还应承担相应的赔偿责任。3.任何一方违反保密条款的约定，应向对方支付违约金人民币[x]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本合同约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。在不可抗力等因素消除后，双方应协商恢复合同的履行或对合同进行适当调整。六、争议解决1.本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本合同过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为[x]年，自[起始日期]至[结束日期]。合同期满后，双方如无异议，则自动延续[x]年。2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律