贸易公司档案管理制度

贸易公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：根据档案的形成领域和特点，进行科学分类，便于查找和利用。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。4.便捷高效原则：采用先进的管理手段和技术，提高档案管理的工作效率，为公司各项工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的职能部门，负责制定和完善档案管理制度，指导、监督和检查各部门的档案管理工作，集中保管公司重要档案，并提供档案查阅、借阅等服务。其具体职责如下：1.负责档案管理工作的组织、协调和指导，制定档案工作计划和规章制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、盘点，确保档案的安全与完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，根据需要编制档案检索工具和参考资料。7.负责组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。（二）各部门各部门负责本部门形成档案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向综合管理部移交应归档的档案。各部门应指定专人负责档案管理工作，其职责如下：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各种文件材料，按照档案管理要求进行分类、立卷。2.负责保管本部门的档案，确保档案的安全与完整，并定期对档案进行清查、核对。3.按照规定时间向综合管理部移交应归档的档案，并办理交接手续。4.根据工作需要，及时向综合管理部查阅、借阅档案，并在规定时间内归还。5.协助综合管理部做好档案管理的其他相关工作。三、档案的分类与编号（一）分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，重要活动记录等。2.人事管理类：包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、薪酬福利、劳动合同等相关文件。3.财务管理类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。4.业务合同类：包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等各类业务合同及相关补充协议。5.市场营销类：包括市场调研、营销策划、广告宣传、客户资料等相关文件。6.物流管理类：包括货物运输、仓储管理、物流配送等相关文件。7.质量管理类：包括质量标准、检验报告、质量认证等相关文件。8.技术研发类：包括产品研发、技术创新、专利申请等相关文件。9.法务合规类：包括法律事务处理、合规检查、诉讼仲裁等相关文件。10.其他类：不属于上述分类的其他重要文件。（二）编号档案编号采用"类别代码+年度+顺序号"的结构，具体如下：1.类别代码：按照上述档案分类，每类赋予一个两位数字代码，如行政管理类为"01"，人事管理类为"02"等。2.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字，如"23"代表2023年。3.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从"001"开始依次编号。例如，行政管理类2023年形成的第5份档案编号为"0123005"。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集本部门在各项工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料形成后，承办人应及时将办理完毕的文件材料交本部门档案管理人员进行整理，不得积压或据为己有。3.对于外来文件，如政府部门文件、合作单位文件等，由综合管理部或相关部门负责收集，并进行登记和分发。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.文件材料应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等，并编写页码。4.整理好的文件材料应进行装订，采用线装或胶装方式，确保整齐、牢固。5.档案管理人员应编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。五、档案的归档（一）归档范围公司各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应按照本制度规定进行归档。具体归档范围见附件《贸易公司档案归档范围明细》。（二）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并向综合管理部移交归档。2.对于一些重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（三）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确、排列有序、编目清晰、装订整齐。2.归档的档案应齐全、完整，如有缺失应及时查找补充。3.归档的档案应使用统一规格的档案盒和档案袋，并在盒、袋上标明档案编号、题名、年度等信息。4.各部门向综合管理部移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。六、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用直立式档案柜存放，避免档案折叠或挤压。3.对于电子档案，应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司章程，重要业务合同等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如公司年度工作计划与总结，一般业务合同，员工培训记录等。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如一般性文件、临时性通知等。（四）档案清查1.综合管理部应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，对档案的数量、质量、保管情况等进行检查。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。3.清查结束后，应填写《档案清查报告》，对清查情况进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施。七、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上登记查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告综合管理部，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后，在《档案借阅登记簿》上注销登记。（三）出具证明1.公司外部单位或个人因工作需要要求公司出具档案证明的，应提交单位介绍信或个人有效身份证件，并说明出具证明的用途。2.综合管理部档案管理人员应根据对方要求，查阅相关档案，核实情况后，出具档案证明，并加盖公司公章。3.出具档案证明应严格按照规定程序进行，确保证明内容真实、准确、有效。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等，对保管期满的档案进行逐一审查，确定哪些档案仍需继续保存，哪些档案可以销毁。3.对拟销毁的档案，档案鉴定小组应填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，并签字确认。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的档案，由综合管理部编制《档案销毁清单》，报公司领导审批。2.公司领导批准后，由综合管理部负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》、《档案销毁鉴定表》等相关资料归档保存。九、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.公司各部门在工作中形成的电子文件，如文档、表格、图表、图像、音频、视频等，均应按照档案管理要求进行收集和整理。2.电子文件的形成应遵循规范、统一的格式和标准，确保文件的可读性和可利用性。3.电子文件的收集应与纸质文件的收集同步进行，承办人应及时将办理完毕的电子文件交本部门档案管理人员进行整理和存储。（二）电子档案的整理与归档1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的电子文件进行分类整理，并建立相应的文件夹结构。2.电子文件应按照文件编号规则进行命名，确保文件名的唯一性和规范性。3.电子档案的整理应包括文件的分类、编号、著录、链接等工作，同时应建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。4.电子档案应定期进行归档，归档时间与纸质档案一致。归档时，应将电子文件存储到规定的存储介质上，并按照档案保管要求进行标识和管理。（三）电子档案的保管与利用1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。2.电子档案库房应配备必要的硬件设备和软件系统，如服务器、存储设备、防火墙、防病毒软件等，确保电子档案的安全存储和访问。3.电子档案的利用应通过公司内部网络或专门的档案管理系统进行，查阅人员应经过授权，并按照规定的操作流程进行操作。4.电子档案的查阅、借阅、打印、下载等操作应进行记录，以便于审计和追溯。（四）电子档案的鉴定与销毁1.电子档案的鉴定与销毁工作应与纸质档案同步进行，鉴定标准和程序与纸质档案相同。2.对于拟销毁的电子档案，应采用专业的数据清除软件进行彻底删除，确保数据无法恢复。3.电子档案销毁后，应在电子档案管理系统中进行相应的标识和记录，并将相关资料归档保存。十、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的素质1.政治素质高，具有较强的责任心和保密意识。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。3.具备一定的计算机操作能力和文字处理能力。4.工作认真负责，严谨细致，能够吃苦耐劳。（二）档案管理人员的岗位职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架等。2.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、盘点，确保档案的安全与完整。3.负责为公司各部