贵金属保管盒管理制度

贵金属保管盒管理制度总则目的为加强公司贵金属保管盒的管理，确保贵金属存储的安全、准确、有序，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内涉及贵金属保管盒使用、保管、维护等相关工作的所有部门和人员。基本原则1.安全性原则：确保贵金属在保管过程中的绝对安全，防止被盗、丢失、损坏等情况发生。2.准确性原则：对贵金属的出入库记录、库存数量等信息记录准确无误。3.规范性原则：各项操作严格按照规定的流程和标准执行。保管盒的配备与管理保管盒的选型与采购1.根据公司贵金属的种类、数量、存储要求等因素，综合考虑安全性、质量、容量等，选择合适型号的保管盒。2.采购保管盒时，需从正规渠道购买，确保产品质量符合相关标准。采购过程应进行严格的供应商筛选和合同签订，明确产品规格、质量保证、售后服务等条款。保管盒的编号与标识1.对每个保管盒进行唯一编号，编号应便于识别和管理。编号规则应保持一致性和系统性，例如采用年份+流水号的方式。2.在保管盒显著位置粘贴标识，注明编号、所属区域、保管内容等信息，确保标识清晰、持久。保管盒的存放地点1.选择安全、干燥、通风良好的专用区域存放保管盒，该区域应具备防火、防盗、防潮等设施。2.存放地点应设置明显的标识，限制无关人员进入。贵金属的出入库管理入库管理1.接收流程当贵金属到达公司时，由相关业务部门填写《贵金属入库通知单》，详细注明贵金属的种类、规格、数量、来源等信息。通知单经部门负责人审核签字后，连同贵金属一并交予保管部门。2.检验核对保管人员收到贵金属及入库通知单后，按照通知单内容对贵金属的实物进行检验核对，包括数量、规格、外观等。如发现实物与通知单不符，应立即通知业务部门核实，并做好记录。3.入库登记检验核对无误后，保管人员将贵金属存入相应编号的保管盒，并在《贵金属保管台账》上详细记录入库日期、保管盒编号、贵金属种类、规格、数量等信息。同时，在保管盒标识上更新入库相关信息。出库管理1.申请流程因业务需要领用贵金属时，由使用部门填写《贵金属出库申请表》，注明领用日期、保管盒编号、贵金属种类、规格、数量、用途等。申请表经部门负责人审核签字后，提交至审批部门审批，审批通过后方可办理出库手续。2.出库核对保管人员根据审批通过的出库申请表，核对保管盒内贵金属实物，确保数量、规格等与申请表一致。如核对无误，保管人员按照申请表内容发放贵金属，并在《贵金属保管台账》上记录出库日期、领用部门、领用人员等信息。同时，在保管盒标识上更新出库相关信息。3.特殊情况处理如遇紧急情况需临时出库贵金属，可先口头向保管部门申请，但需在事后及时补办书面申请手续。库存盘点盘点计划1.制定详细的库存盘点计划，明确盘点周期（如每月、每季度等）、盘点范围、盘点人员职责等。2.盘点计划应提前通知相关部门和人员，确保盘点工作有序进行。盘点实施1.盘点人员按照盘点计划，对保管盒内的贵金属进行逐一清点，并与《贵金属保管台账》记录进行核对。2.盘点过程中应做好记录，包括盘点日期、保管盒编号、实际盘点数量、与台账差异等信息。3.如发现账实不符情况，应及时查明原因，并填写《贵金属盘点差异报告》，详细说明差异情况、可能原因及处理建议。盘点结果处理1.根据盘点结果，对库存进行调整，确保《贵金属保管台账》与实际库存一致。2.对盘点中发现的问题进行分析总结，制定改进措施，防止类似问题再次发生。安全与保密措施安全措施1.防盗措施存放保管盒的区域应安装监控设备，确保24小时监控。配备安全门锁、保险柜等防盗设备，保管人员应妥善保管钥匙，不得随意转借他人。定期对防盗设备进行检查和维护，确保其正常运行。2.防火措施存放保管盒的区域应配备灭火器材，并确保其处于有效状态。制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高员工的火灾应急处理能力。3.防潮措施保管盒应存放在干燥的环境中，可配备除湿设备，防止贵金属受潮损坏。定期检查保管盒的密封情况，如有损坏及时修复。保密措施1.人员管理对涉及贵金属保管的人员进行背景审查和保密培训，签订保密协议，明确其保密义务和责任。限制接触贵金属保管区域的人员范围，非相关人员未经授权不得进入。2.信息管理严格控制贵金属保管相关信息的传播，如库存数量、存储位置等信息不得随意透露给无关人员。对《贵金属保管台账》等重要记录进行加密存储和管理，防止信息泄露。人员职责保管部门职责1.负责保管盒的日常管理，包括存放、维护、盘点等工作。2.严格执行贵金属出入库管理制度，确保出入库手续齐全、记录准确。3.定期对保管盒及存放区域进行安全检查，及时发现和处理安全隐患。4.协助相关部门进行贵金属的盘点工作。业务部门职责1.负责填写准确的贵金属出入库通知单和申请表，并按规定流程进行审核和审批。2.配合保管部门进行贵金属的检验核对工作，确保出入库贵金属的准确性。3.对本部门领用的贵金属使用情况负责，确保合理使用和安全保管。审批部门职责1.对贵金属出库申请表进行审批，确保出库业务符合公司规定和业务需求。2.监督检查贵金属出入库管理制度的执行情况。培训与监督培训1.定期组织涉及贵金属保管的人员参加培训，培训内容包括保管盒管理制度、安全知识、操作流程等。2.通过培训，提高员工对贵金属保管重要性的认识，确保其熟悉并掌握相关制度和操作技能。监督1.建立监督机制，定期对贵金属保管盒管理工作进行检查，包括出入库记录、库存盘点、安全措施等方面。2.对发现的问题及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。违规处理违规行为界定1.未按规定流程办理贵金属出入库手续。2.保管人员擅自离岗，导致保管盒无人监管。3.泄露贵金属保管相关信息。4.因保管不善导致贵金属被盗、丢失、损坏。5.违反安全与保密措施规定。处理措施1.对于轻微违规行为，给予警告，并责令立即整改。2.对于较严重违规行为，视情节轻重给予罚款、降职、辞退等处理，并追究相关责