财务文件材料管理制度

财务文件材料管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务文件材料的管理，确保财务文件材料的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的财务文件材料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司财务文件材料由专门的部门或人员进行集中管理，确保文件材料的完整性和系统性。2.分类归档原则：按照财务文件材料的类别、性质、时间等进行分类归档，便于查找和使用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保财务文件材料不被泄露、篡改或丢失。4.便于利用原则：建立健全的检索体系，方便公司内部人员查阅和利用财务文件材料。二、财务文件材料的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，财务分析报告等。4.税务文件类：包括纳税申报表、税务审计报告、税收优惠文件等。5.预算管理文件类：包括预算编制、执行、调整等相关文件。6.资金管理文件类：包括资金计划、资金审批、资金结算等相关文件。7.成本费用管理文件类：包括成本核算、费用控制、成本分析等相关文件。8.资产管理文件类：包括资产购置、折旧、清查、处置等相关文件。9.财务审计文件类：包括内部审计报告、外部审计报告、审计整改文件等。10.其他财务文件类：包括财务制度、财务会议纪要、财务合同等。（二）编号1.编号规则：采用年份+类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，2023年的会计凭证类文件，编号为2023KJ01001。2.类别代码：按照上述分类，分别用KJ（会计凭证类）、ZB（会计账簿类）、BG（财务报告类）、SW（税务文件类）、YS（预算管理文件类）、ZJ（资金管理文件类）、CB（成本费用管理文件类）、ZC（资产管理文件类）、SJ（财务审计文件类）、QT（其他财务文件类）表示。3.顺序号：按照文件形成的先后顺序，从001开始依次编号。三、财务文件材料的形成与收集（一）形成1.财务部门在日常工作中，应按照国家法律法规、公司财务制度和相关会计准则的要求，及时、准确地形成各类财务文件材料。2.财务人员应认真填写各类财务凭证、报表等，确保字迹清晰、内容完整、数据准确。3.对于重要的财务决策、财务事项等，应形成详细的文件记录，包括决策过程、会议纪要、审批文件等。（二）收集1.财务部门应指定专人负责财务文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.每月末，财务人员应将当月形成的各类财务文件材料整理齐全，交至文件收集人员。3.对于外部单位发送的与财务相关的文件材料，如银行对账单、税务通知书、审计报告等，文件收集人员应及时收集，并进行登记。4.在财务文件材料收集过程中，如发现文件材料缺失或不完整，应及时与相关人员沟通，补齐相关材料。四、财务文件材料的整理与装订（一）整理1.文件收集人员收到财务文件材料后，应按照分类要求进行整理，确保同一类别的文件材料集中在一起。2.对于会计凭证，应按照记账凭证的顺序号进行排列，检查凭证附件是否齐全，编号是否连续。3.对于会计账簿，应按照总账、明细账、日记账等顺序进行整理，检查账页是否完整，记账是否准确。4.对于财务报告，应按照月度、季度、年度的顺序进行整理，检查报告内容是否完整，数据是否准确。5.对于其他财务文件材料，应按照文件的性质、时间等进行分类整理，确保文件材料的条理清晰。（二）装订1.会计凭证应按照左上角对齐的方式进行装订，装订厚度应适中，一般以不超过2cm为宜。2.在装订会计凭证时，应使用专用的装订机和装订线，确保装订牢固，不易散落。3.装订完成后，应在封面上注明凭证所属年度、月份、册数、起止日期、凭证张数等信息，并由装订人员签字盖章。4.会计账簿、财务报告等其他财务文件材料，也应按照规范的方式进行装订，确保文件材料的整齐、美观。五、财务文件材料的归档（一）归档时间1.会计凭证应在月度终了后15日内完成整理、装订，并归档。2.会计账簿应在年度终了后30日内完成整理、装订，并归档。3.财务报告应在月度、季度、年度终了后10日内完成整理、装订，并归档。4.其他财务文件材料应在文件形成后及时归档，一般不超过一个月。（二）归档要求1.归档的财务文件材料应齐全、完整、准确，符合整理和装订要求。2.归档文件应使用统一的档案盒或档案袋进行装存，并在档案盒或档案袋上注明档案名称、年度、类别、保管期限等信息。3.档案管理人员应按照编号顺序将归档文件放入档案柜中，并建立档案目录，便于查找和利用。六、财务文件材料的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务报告保管期限为年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.税务文件保管期限为10年。5.预算管理文件保管期限为10年。6.资金管理文件保管期限为10年。7.成本费用管理文件保管期限为10年。8.资产管理文件保管期限为10年。9.财务审计文件保管期限为永久保管。10.其他财务文件保管期限根据文件性质和实际需要确定，一般不少于10年。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保财务文件材料的安全保管。2.财务档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对财务文件材料进行检查和核对，确保文件材料的完整、安全。2.对于超过保管期限的财务文件材料，应按照公司规定的程序进行销毁，不得擅自处理。3.在财务文件材料保管期间，如因工作需要查阅或借阅，应按照公司规定的审批程序进行办理，并做好登记记录。七、财务文件材料的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务文件材料，应填写《财务文件材料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的财务文件材料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员不得擅自涂改、损坏、抽取、复制文件材料。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将财务文件材料归还档案管理人员，并在《财务文件材料查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅财务文件材料，应填写《财务文件材料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和财务部门负责人审批后，到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员应按照借阅申请表的要求，提供相应的财务文件材料，并与借阅人员签订《财务文件材料借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.借阅人员应按照借阅承诺书的要求，妥善保管借阅的财务文件材料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播文件内容。如需复制，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。4.借阅人员应在预计归还时间内归还财务文件材料，如需延期归还，应提前办理续借手续。如因特殊原因不能按时归还，应及时向档案管理人员说明情况，并承担相应的责任。八、财务文件材料的销毁（一）销毁条件1.财务文件材料超过保管期限，且已无保存价值的。2.因机构调整、业务变更等原因，不再需要保存的财务文件材料。3.经公司领导批准，确需销毁的其他财务文件材料。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对超过保管期限的财务文件材料进行清理，编制《财务文件材料销毁清单》，注明文件名称、年度、类别、保管期限、销毁原因等信息。2.《财务文件材料销毁清单》经财务部门负责人和公司分管领导审批后，报公司总经理批准。3.经批准后，档案管理人员应会同财务部门相关人员，在指定的地点对财务文件材料进行销毁，并在销毁现场进行监督，确保销毁彻底。4.销毁完成后，档案管理人员应在《财务文件材料销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档保存。九、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对财务文件材料管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.财务文件材料的形成、收集、整理、装订、归档等环节是否符合本制度的要求。2.财务文件材料的保管期限、保管地点、保管要求等是否符合规定。3.财务文件材料的查阅、借阅、销毁等环节是否履行审批手续，是否符合规定的程序。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每年至少对财务文件材料管理情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：审计部门可根据工作需要，对财务文件材料管理情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并按时完成整改任务。3.审计部门应对