订单追踪管理制度模板

订单追踪管理制度模板一、总则（一）目的为了加强公司订单管理，确保订单按时、按质、按量完成，提高客户满意度，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有订单的追踪管理，包括销售订单、采购订单、生产订单等。（三）职责分工1.销售部门负责接收客户订单，与客户沟通订单细节，确保订单信息准确无误。对订单的执行情况进行跟踪，及时反馈客户订单进展情况。协调解决订单执行过程中出现的客户问题。2.生产部门根据销售订单制定生产计划，合理安排生产资源，确保订单按时生产。对生产订单的执行情况进行跟踪，及时反馈生产进度、质量等信息。协调解决生产过程中出现的问题，确保生产顺利进行。3.采购部门根据生产订单和库存情况，制定采购计划，及时采购所需物资。对采购订单的执行情况进行跟踪，确保物资按时、按质、按量到货。协调解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、物资质量问题等。4.质量部门负责对订单产品的质量进行检验和控制，确保产品符合质量标准。对生产过程中的质量问题进行跟踪和处理，及时反馈质量信息。5.物流部门根据订单要求，及时安排产品的发货和运输，确保产品按时送达客户。对物流订单的执行情况进行跟踪，及时反馈物流信息，如运输状态、到货时间等。协调解决物流过程中出现的问题，如货物损坏、丢失等。6.其他部门其他相关部门应按照各自职责，配合订单的追踪管理工作，确保订单顺利完成。二、订单接收与录入（一）订单接收1.销售部门应指定专人负责接收客户订单，确保订单信息的完整性和准确性。2.订单信息应包括客户名称、联系方式、产品名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点、价格、付款方式等。3.对于客户口头订单，销售部门应及时记录，并在24小时内与客户确认订单信息，形成书面订单。（二）订单录入1.销售部门收到客户订单后，应在[x]个工作日内将订单信息录入公司订单管理系统。2.订单录入人员应认真核对订单信息，确保录入系统的订单信息与客户订单一致。3.订单录入完成后，系统应自动生成订单编号，并将订单状态设置为"已接收"。三、订单评审（一）评审流程1.销售部门将录入系统的订单提交给相关部门进行评审，评审部门包括生产部门、采购部门、质量部门等。2.各评审部门应在接到订单后的[x]个工作日内完成评审，并将评审意见反馈给销售部门。3.销售部门根据各评审部门的意见，与客户沟通订单的可行性和交货期等问题，如客户同意订单评审意见，则订单进入执行阶段；如客户不同意订单评审意见，销售部门应与客户协商解决方案，直至客户满意或取消订单。（二）评审内容1.生产部门评估订单产品的生产工艺、生产能力和生产周期，判断是否能够按时生产。检查订单产品的原材料、零部件是否齐全，是否需要采购。确认生产设备是否能够满足订单生产要求，是否需要进行设备调试或维修。2.采购部门根据生产订单和库存情况，评估所需物资的采购周期和供应能力，判断是否能够按时采购到货。检查采购物资的质量标准和价格是否符合要求，是否需要寻找新的供应商。确认采购资金是否能够满足订单采购需求，是否需要申请资金支持。3.质量部门评估订单产品的质量标准和检验要求，判断是否能够保证产品质量。检查生产过程中的质量控制措施是否完善，是否需要增加质量检验环节。确认产品的检验设备和检测手段是否能够满足订单质量检验要求，是否需要进行设备升级或购置新设备。四、订单执行计划制定（一）生产计划制定1.生产部门根据订单评审结果和交货日期，制定生产计划。2.生产计划应包括产品生产进度安排、生产工序、生产设备、人员配置、原材料及零部件需求等内容。3.生产计划应合理安排生产资源，确保订单按时生产，同时要考虑生产过程中的不确定性因素，如设备故障、人员变动等，预留一定的缓冲时间。（二）采购计划制定1.采购部门根据生产计划和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应包括采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、供应商等内容。3.采购计划应提前与供应商沟通，确保物资按时、按质、按量到货，同时要考虑采购过程中的不确定性因素，如供应商交货延迟、物资质量问题等，预留一定的缓冲时间。（三）物流计划制定1.物流部门根据订单交货日期和生产进度，制定物流计划。2.物流计划应包括产品发货时间、运输方式、运输路线、到货时间等内容。3.物流计划应选择合适的运输方式和物流公司，确保产品按时、安全送达客户，同时要考虑物流过程中的不确定性因素，如天气变化、交通拥堵等，预留一定的缓冲时间。五、订单执行跟踪与监控（一）生产进度跟踪1.生产部门应建立生产进度跟踪机制，定期对生产订单的执行情况进行跟踪和监控。2.生产进度跟踪人员应及时收集生产过程中的各种信息，如原材料及零部件到货情况、生产设备运行情况、人员出勤情况、产品质量检验情况等，并将相关信息反馈给生产部门负责人。3.生产部门负责人应根据生产进度跟踪人员反馈的信息，及时调整生产计划，解决生产过程中出现的问题，确保生产订单按时完成。（二）采购进度跟踪1.采购部门应建立采购进度跟踪机制，定期对采购订单的执行情况进行跟踪和监控。2.采购进度跟踪人员应及时收集采购过程中的各种信息，如供应商交货情况、物资检验情况、采购资金支付情况等，并将相关信息反馈给采购部门负责人。3.采购部门负责人应根据采购进度跟踪人员反馈的信息，及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题，确保采购订单按时完成。（三）质量跟踪1.质量部门应建立质量跟踪机制，定期对订单产品的质量进行跟踪和监控。2.质量跟踪人员应按照质量标准和检验要求，对生产过程中的产品进行检验和检测，及时发现质量问题，并将相关信息反馈给质量部门负责人。3.质量部门负责人应根据质量跟踪人员反馈的信息，及时组织相关人员对质量问题进行分析和处理，采取有效的纠正措施，确保产品质量符合要求。（四）物流跟踪1.物流部门应建立物流跟踪机制，定期对物流订单的执行情况进行跟踪和监控。2.物流跟踪人员应及时收集物流过程中的各种信息，如运输状态、到货时间、货物签收情况等，并将相关信息反馈给物流部门负责人。3.物流部门负责人应根据物流跟踪人员反馈的信息，及时与物流公司沟通协调，解决物流过程中出现的问题，确保产品按时、安全送达客户。六、订单变更管理（一）变更申请1.订单执行过程中，如客户提出订单变更要求，销售部门应及时与客户沟通，了解变更内容和原因，并填写《订单变更申请表》。2.《订单变更申请表》应包括订单编号、客户名称、变更内容、变更原因、预计变更时间等信息。3.销售部门将填写好的《订单变更申请表》提交给相关部门进行评审，评审部门包括生产部门、采购部门、质量部门等。（二）变更评审1.各评审部门应在接到《订单变更申请表》后的[x]个工作日内完成评审，并将评审意见反馈给销售部门。2.评审内容包括变更对生产计划、采购计划、质量控制、物流配送等方面的影响，以及变更所需的时间、成本等。3.如变更涉及到价格调整，销售部门应与客户协商确定新的价格，并在《订单变更申请表》中注明。（三）变更执行1.销售部门根据各评审部门的意见，与客户协商确定变更方案，并签订《订单变更协议》。2.《订单变更协议》应包括订单编号、客户名称、变更内容、变更后的交货日期、价格、付款方式等信息。3.销售部门将签订好的《订单变更协议》发送给相关部门，各部门按照变更后的订单要求进行执行。七、订单异常处理（一）异常情况定义订单执行过程中，如出现以下情况之一，视为订单异常：1.客户要求变更订单交货日期、交货地点、产品规格型号、数量等信息，且变更时间紧迫，影响订单正常执行。2.生产过程中出现设备故障、人员短缺、原材料及零部件供应不足等问题，导致生产进度延迟。3.采购过程中出现供应商交货延迟、物资质量问题、采购资金不足等问题，影响生产进度和产品质量。4.质量检验过程中出现产品不合格，需要返工或重新生产，导致生产进度延迟。5.物流配送过程中出现货物损坏、丢失、运输延迟等问题，影响客户收货。（二）异常处理流程1.订单执行过程中，如发现订单异常情况，相关部门应及时填写《订单异常处理申请表》，并提交给订单追踪管理小组。2.订单追踪管理小组接到《订单异常处理申请表》后，应立即组织相关人员进行分析和评估，制定异常处理方案。3.异常处理方案应包括异常原因分析、处理措施、责任部门、处理时间等内容。4.订单追踪管理小组将异常处理方案发送给相关部门，各部门按照异常处理方案进行执行。5.在异常处理过程中，相关部门应及时向订单追踪管理小组反馈处理进展情况，直至异常情况得到解决。（三）责任追究1.对于因订单异常导致客户投诉、经济损失等情况，公司将对相关责任部门和责任人进行责任追究。2.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、撤职等。3.对于因故意或重大过失导致订单异常的责任部门和责任人，公司将依法追究其法律责任。八、订单结案管理（一）结案条件订单产品全部生产完成、检验合格、发货并送达客户，且客户已签收确认，同时订单款项已全部收回，视为订单结案。（二）结案流程1.销售部门在订单产品发货并送达客户后，应及时与客户沟通，确认客户是否已签收产品。2.如客户已签收产品，销售部门应将客户签收单提交给财务部门，财务部门确认订单款项已全部收回后，通知销售部门订单可以结案。3.销售部门在接到财务部门通知后，填写《订单结案申请表》，并提交给订单追踪管理小组。4.订单追踪管理小组对订单执行情况进行审核，如审核通过，将订单状态设置为"已结案"，并归档保存相关订单资料。（三）订单资料归档1.订单结案后，相关部门应及时将订单资料进行归档保存，订单资料包括订单合同、订单评审记录、生产计划、采购计划、质量检验报告、物流配送记录、客户签收单等。2.订单资料应按照订单编号进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，以便日后查询和使用。九、考核与奖惩（一）考核指标1.订单按时交付率：考核订单是否能够按时交付给客户，计算公式为：订单按时交付率=按时交付订单数量/总订单数量×100%。2.订单产品质量合格率：考核订单产品的质量是否符合要求，计算公式为：订单产品质量合格率=合格产品数量/总产品数量×100%。3.客户满意度：考核客户对订单执行情况的满意程度，通过客户满意度调查进行评估。4.订单成本控制：考核订单执行过程中的成本控制情况，包括生产成本、采购成本、物流成本等。