财务用车报销管理制度

财务用车报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司车辆使用管理，规范用车报销流程，合理控制费用支出，提高车辆使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务使用公司车辆的报销管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，确保用车报销行为合法合规。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确、完整地反映用车实际情况，不得虚报、假报。3.合理性原则：根据工作实际需要安排车辆使用，避免不必要的浪费，确保费用支出合理。4.及时性原则：员工应在用车后及时办理报销手续，财务部门应及时审核并支付报销款项。二、车辆使用管理（一）车辆调度1.公司设立车辆调度岗位或指定专人负责车辆调度工作。2.各部门因公务需要用车时，应提前[x]小时填写《用车申请表》，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，提交给车辆调度人员。3.车辆调度人员根据车辆使用情况、工作紧急程度等因素，合理安排车辆，并及时通知申请人。（二）车辆使用登记1.驾驶员每次出车前应进行车辆检查，并在《车辆使用登记表》上记录车辆状况、里程数、油量等信息。2.到达目的地后，驾驶员应再次记录里程数、油量等信息，并由乘车人签字确认用车情况。3.《车辆使用登记表》应妥善保管，作为车辆使用及费用核算的依据。（三）车辆维护与保养1.公司定期对车辆进行维护与保养，确保车辆性能良好、安全可靠。2.驾驶员应按照车辆保养手册的要求，及时对车辆进行保养，并做好保养记录。3.车辆出现故障或损坏时，驾驶员应及时报告车辆调度人员，并按照指定的维修地点进行维修。维修费用报销时，应提供维修清单、发票等相关凭证。三、用车费用标准（一）燃油费1.根据车辆型号和排量，制定燃油费补贴标准。具体标准如下：[车型1]：每百公里补贴[x]元。[车型2]：每百公里补贴[x]元。......2.实际燃油费用超出补贴标准的部分，由驾驶员自行承担；低于补贴标准的部分，按照实际费用报销。3.驾驶员应保留加油发票，并在发票上注明加油时间、地点、车辆牌号等信息。（二）过路费、停车费1.因公务产生的过路费、停车费实报实销。报销时应提供相应的发票，并在发票上注明时间、地点、事由等信息。2.对于频繁发生过路费、停车费的路线或区域，可根据实际情况制定包干费用标准，经公司批准后执行。（三）车辆保险费车辆保险费由公司统一支付，驾驶员无需报销。（四）车辆维修保养费1.车辆维修保养费用应按照公司指定的维修地点进行结算，并提供维修清单、发票等相关凭证。2.对于车辆日常保养（如更换机油、机滤等），可根据实际情况制定包干费用标准，经公司批准后执行。（五）驾驶员补贴1.驾驶员补贴包括出车补贴和夜间出车补贴。2.出车补贴标准为：每次出车补贴[x]元。3.夜间出车补贴标准为：晚上[x]点至次日早上[x]点出车，每次补贴[x]元。4.驾驶员补贴在报销时一并计算发放。四、用车报销流程（一）报销申请1.驾驶员完成出车任务后，应在[x]个工作日内整理好相关报销凭证，填写《用车报销申请表》，详细注明用车时间、地点、事由、费用明细等信息。2.将《用车申请表》及相关报销凭证提交给部门负责人审核。（二）部门审核1.部门负责人应根据工作实际情况，对驾驶员提交的《用车报销申请表》及报销凭证进行审核，确认用车事由合理、费用支出合规后，签字批准。2.对于超出费用标准或不符合规定的报销申请，部门负责人应予以驳回，并注明原因。（三）财务审核1.财务部门收到驾驶员提交的经部门负责人审核后的报销申请及凭证后，进行认真审核。2.审核内容包括报销凭证的真实性、完整性、合法性，费用标准的执行情况，审批手续的完备性等。3.对于审核通过的报销申请，财务人员在《用车报销申请表》上签字确认，并按照公司财务制度进行报销处理。4.对于审核不通过的报销申请，财务人员应及时通知驾驶员，说明原因，并要求其补充或更正相关资料。（四）报销支付1.财务部门根据审核结果，将报销款项支付给驾驶员。2.支付方式可选择银行转账或现金支付，具体方式按照公司财务规定执行。五、特殊情况处理（一）长途用车1.因工作需要长途用车时，驾驶员应提前向车辆调度人员报告，并填写《长途用车申请表》。2.《长途用车申请表》应注明长途行驶路线、预计行驶里程、预计用车时间等信息。3.车辆调度人员审核通过后，安排车辆及驾驶员，并通知相关部门做好长途用车的准备工作。4.长途用车的费用报销按照本制度规定执行，但可根据实际情况适当增加燃油费补贴标准，具体标准由公司另行规定。（二）临时用车1.因突发紧急情况需要临时用车时，可先电话向车辆调度人员申请，经同意后先行出车。2.出车后，驾驶员应在[x]个工作日内补办《用车申请表》及报销手续，并按照本制度规定的流程进行审核报销。（三）私车公用1.员工因特殊情况需要使用私家车办理公务的，可申请私车公用补贴。2.申请私车公用补贴时，员工应填写《私车公用申请表》，注明用车时间、地点、事由、行驶里程等信息，并提交相关发票。3.私车公用补贴标准按照每公里[x]元计算，补贴金额最高不超过[x]元/月。4.私车公用补贴在报销时一并计算发放，具体流程按照本制度规定的用车报销流程执行。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对车辆使用及报销情况进行审计检查，确保制度执行的合规性和有效性。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，如虚报、假报用车费用，未经批准擅自使用车辆等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括但不限于警告、罚款、扣发绩效奖金、解除劳动合同等。3.对于因违规行为给公司