酒店宴请费用管理制度

酒店宴请费用管理制度一、总则（一）目的为了加强酒店宴请费用的管理，规范宴请行为，控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内部各部门因业务需要发生的宴请费用支出，包括但不限于商务宴请、招待客户、庆祝活动等。（三）基本原则1.必要性原则：宴请活动应基于真实的业务需求，具有明确的目的和合理的事由。2.合规性原则：宴请费用的支出必须符合国家法律法规和酒店相关规定，不得用于违法违规或不正当目的。3.预算控制原则：严格执行预算管理，确保宴请费用在预算范围内支出，不得超支。4.勤俭节约原则：倡导勤俭节约，反对铺张浪费，注重宴请的实际效果，合理安排菜品和酒水。5.审批规范原则：所有宴请费用支出必须经过严格的审批流程，确保支出的合理性和合规性。二、宴请标准（一）宴请类型及标准1.商务宴请重要客户：根据接待规格和客户重要程度，人均标准控制在[X]元至[X]元之间。菜品应选择酒店特色菜肴，酒水可根据客户喜好适当安排，但不得过度奢华。一般客户：人均标准一般不超过[X]元。注重菜品的质量和口味，酒水以本地常见品牌为主。2.招待政府部门及相关单位重要活动或会议期间：人均标准可适当提高至[X]元至[X]元，体现酒店的接待水平和诚意。日常交流：人均标准控制在[X]元左右，确保招待得体、适度。3.庆祝活动宴请酒店重大节日或纪念日：人均标准为[X]元至[X]元，可根据活动规模和性质适当调整。菜品可增加特色菜和甜品，酒水供应充足但不过量。部门内部小型庆祝活动：人均标准一般不超过[X]元，以简单实惠为主，营造欢乐氛围。（二）酒水标准1.宴请时酒水的选择应根据宴请对象、场合和预算合理安排。一般情况下，可提供本地知名品牌的白酒、红酒和啤酒。2.白酒的档次应根据宴请标准适当选择，每瓶价格一般不超过[X]元。特殊情况下，经审批可提供更高档次的白酒，但需详细说明理由。3.红酒应选择口感较好、品质适中的产品，每瓶价格在[X]元至[X]元之间。啤酒以常见品牌为主，每瓶价格不超过[X]元。4.严禁在宴请中提供高档奢侈品牌的酒水，不得超标准配备酒水。（三）特殊情况处理1.如遇特殊情况需要突破宴请标准，需提前填写《宴请费用超标申请表》，详细说明超标原因、宴请对象、预计超标金额等，经部门负责人审核后，报酒店高层领导审批。审批通过后方可实施。2.对于因业务拓展、维护重要客户关系等特殊原因导致的超标宴请，应在事后及时进行总结和分析，评估超标宴请的必要性和效果，并提出改进措施，避免类似情况再次发生。三、审批流程（一）申请1.各部门因业务需要举办宴请活动，需提前填写《酒店宴请费用申请表》，详细注明宴请时间、地点、对象、人数、预计费用等信息。2.申请表应经部门负责人签字确认，确保申请内容真实、合理，并符合酒店宴请标准和相关规定。（二）初审1.将填写完整的申请表提交至酒店行政部门进行初审。行政部门根据宴请标准和预算情况，对申请进行审核，核实宴请的必要性和合理性。2.如申请内容不符合要求或存在疑问，行政部门有权要求申请部门补充相关信息或作出解释说明。初审通过后，行政部门在申请表上签署意见并盖章。（三）审批1.经行政部门初审通过的申请表，提交至酒店财务部门进行预算审核。财务部门根据酒店预算安排和资金状况，对宴请费用进行审核，确保费用在预算范围内。2.预算审核通过后，申请表依次提交至酒店分管领导和总经理进行最终审批。审批人应综合考虑宴请的必要性、标准合理性、对酒店业务的影响等因素，作出审批决定。3.对于涉及重要客户、重大活动或较高费用的宴请申请，应提交酒店管理层会议进行集体审议，确保决策的科学性和公正性。（四）反馈1.审批结果以书面形式反馈给申请部门。如审批通过，申请部门可按照预定计划安排宴请活动；如审批不通过，应说明原因，申请部门可根据反馈意见进行调整后重新提交申请。2.行政部门应建立宴请费用申请审批台账，详细记录每笔申请的审批过程和结果，便于查询和统计分析。四、费用报销（一）报销凭证要求1.宴请费用报销时，必须提供真实、合法、有效的发票。发票内容应与宴请实际情况相符，包括宴请日期、地点、菜品、酒水等明细。2.除发票外，还需附上经审批通过的《酒店宴请费用申请表》、消费清单（如有）、菜单等相关资料，作为报销的附件。消费清单应详细列出每道菜的名称、价格、数量以及酒水的品牌、规格、数量和价格等信息。3.发票及附件应按照酒店财务制度的要求进行粘贴和整理，确保整齐、规范，便于审核。（二）报销流程1.宴请活动结束后，经办人应及时整理报销凭证，并填写《酒店宴请费用报销单》。报销单上应注明报销金额、报销事由、申请日期等信息，并附上相关发票和附件。2.将填写完整的报销单提交至部门负责人进行审核。部门负责人应核实报销内容是否真实、合理，是否符合酒店宴请标准和审批流程，审核通过后签字确认。3.部门负责人审核通过的报销单，提交至酒店财务部门进行报销审核。财务部门重点审核发票的真实性、合法性、有效性，以及报销金额是否与审批通过的申请表一致，附件是否齐全等。审核无误后，财务人员在报销单上签字并加盖财务章。4.经财务部门审核通过的报销单，最后提交至酒店总经理进行审批。总经理对报销事项进行最终审批，确认无误后签字批准报销。5.报销款项由财务部门按照酒店财务制度的规定进行支付，一般采用银行转账方式支付给报销人。（三）报销时间限制1.宴请费用报销应在活动结束后的[X]个工作日内完成申请和审批流程，并提交财务部门进行报销。逾期未报销的，需重新填写申请表并说明原因，经审批后方可报销。2.对于跨年的宴请费用，应在次年[X]月[X]日前完成报销，否则将不再受理。特殊情况需经总经理批准后，方可延期报销。五、监督与检查（一）内部审计监督1.酒店内部审计部门定期对宴请费用的支出情况进行审计检查，审查宴请活动的真实性、合规性、合理性以及费用报销的准确性。2.审计部门可通过查阅相关文件、凭证、报表，实地走访宴请场所，与宴请对象进行访谈等方式，对宴请费用进行全面审计。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.财务部门负责对宴请费用的预算执行情况进行监控，及时发现和纠正超预算支出等问题。2.在报销审核过程中，财务人员严格按照制度规定对报销凭证进行审核，对不符合要求的报销申请予以退回，并要求补充或更正相关资料。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的宴请行为，如未经审批擅自举办宴请、超标准支出宴请费用、虚报冒领宴请费用等，酒店将视情节轻重给予相应的处罚。2.对直接责任人，给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将解除劳动合同，并依法追究其法律责任。3.对相关部门负责人，根据管理责任，给予相应的绩效扣分、诫勉谈话等处理；因管理不善导致多次出现违规行为的，将给予降职、撤职等处分。六、附则（一）解释权本制度由酒店人力资源部负责解释。如有未尽事宜，或遇国家法律法规、政策调整等情况，酒店将根据实际情况对本制度进行修订和完善。（二）修订与更新1.酒店将定期对本制度进行评估和