企业采购部管理制度

企业采购部管理制度一、总则（一）目的为规范企业采购工作，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于企业采购部及与采购活动相关的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，实现企业经济效益最大化。3.质量原则：确保所采购的物资和服务符合企业生产经营的要求和质量标准。4.诚信原则：在采购活动中诚实守信，维护企业良好形象。5.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，公平竞争，公正评标。二、采购组织与职责（一）采购部架构采购部设采购经理、采购主管、采购专员等岗位，明确各岗位的职责和分工。（二）采购经理职责1.全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。2.建立和完善采购管理制度和流程，确保采购工作规范、高效运行。3.审核采购计划、采购合同等重要文件，把控采购风险。4.协调与其他部门的关系，及时解决采购过程中出现的问题。5.负责供应商的开发、评估、管理和维护，建立供应商档案。6.组织采购人员的培训和考核，提高采购团队的业务水平和综合素质。（三）采购主管职责1.协助采购经理开展采购部日常工作，负责具体采购任务的组织和实施。2.根据采购计划，寻找、筛选、评估供应商，组织商务谈判，签订采购合同。3.跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。4.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。5.负责采购数据的统计和分析，为采购决策提供依据。（四）采购专员职责1.按照采购主管的安排，具体负责采购任务的执行，包括市场调研、询价、比价、议价等。2.协助采购主管与供应商沟通协调，跟进采购订单的下达、发货、验收等环节。3.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。4.参与采购合同的起草、审核和签订工作。5.完成采购主管交办的其他临时性工作任务。三、采购流程（一）采购需求申请1.各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细注明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到各部门的《采购需求申请表》后，进行汇总和分析。2.采购专员根据物资的采购周期、库存情况等因素，制定采购计划，明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购主管审核后，报采购经理审批。（三）供应商选择与评估1.根据采购计划，采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.组织对符合条件的供应商进行实地考察或样品评估，了解供应商的实际情况。4.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（四）采购谈判与合同签订1.采购专员与选定的供应商就采购物资的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行谈判。2.在谈判过程中，采购专员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取最有利的采购条件。3.谈判达成一致后，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经采购主管审核后，报采购经理审批。审批通过后，与供应商签订正式采购合同。（五）采购订单下达1.根据采购合同，采购专员及时下达采购订单，明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单经采购主管审核后，发送给供应商，并跟踪供应商的确认情况。（六）采购进度跟踪1.采购专员定期与供应商沟通，了解采购订单的执行情况，包括生产进度、发货情况等。2.如发现供应商出现交货延迟、质量问题等异常情况，及时与供应商协商解决，并向采购主管汇报。3.对于重要物资的采购，采购专员应到供应商现场进行监造或检验，确保物资质量符合要求。（七）物资验收1.物资到货前，采购专员应通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由采购专员、使用部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组，按照采购合同和质量标准对物资进行验收。3.验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等方面。验收合格后，填写《物资验收单》，各方签字确认。4.如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，验收小组应及时与供应商联系，要求供应商更换或补货，并做好记录。（八）付款结算1.采购专员根据采购合同和物资验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、发票、物资验收单等相关凭证。2.《付款申请单》经采购主管审核后，报采购经理审批。3.审批通过后，按照企业的财务管理制度办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据企业年度生产经营计划和采购计划，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购物资的名称、规格型号、数量、价格、采购时间等内容，并详细说明预算编制的依据和方法。3.采购预算草案经采购经理审核后，报财务部门进行汇总和审核。（二）预算执行与控制1.采购部严格按照采购预算执行采购任务，不得随意突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额，经采购经理审核后，报财务部门和企业管理层审批。3.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：建立价格预警机制，关注市场价格动态，及时与供应商协商调整价格；签订长期采购合同，锁定价格；合理安排采购时间，避免在价格高峰期采购。2.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任，加大对供应商违约的处罚力度；定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。3.质量风险：严格把控采购物资的质量标准，加强对供应商的质量监督；在采购合同中明确质量条款和验收标准；到货后进行严格的验收，发现质量问题及时处理。4.法律风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中严格遵守国家法律法规及相关政策规定；审核采购合同条款，确保合同合法合规。六、采购信息管理（一）信息收集1.采购专员通过多种渠道收集与采购相关的信息，如市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。2.建立采购信息收集渠道档案，记录信息来源、收集时间、信息内容等。（二）信息整理与分析1.采购专员对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，提取有价值的信息，为采购决策提供依据。如分析市场价格走势，预测物资价格变化；分析供应商绩效，评估供应商合作情况等。（三）信息共享1.采购部内部实现采购信息共享，采购专员、采购主管、采购经理等人员可以根据工作需要查阅相关信息。2.与其他部门建立信息共享机制，及时将采购信息传递给相关部门，如将物资到货信息通知使用部门，将采购合同信息告知财务部门等。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：衡量采购价格是否合理，与预算相比节约或超支情况。2.采购质量：评估采购物资是否符合质量标准，因质量问题导致的损失情况。3.交货期：考核供应商是否按时交货，交货延迟对企业生产经营的影响程度。4.供应商管理：包括供应商开发数量、供应商评估情况、供应商合作稳定性等方面。5.采购效率：如采购周期、采购流程的执行情况等。（二）评估方法1.定期对采购绩效进行评估，评估周期可以为月度、季度或年度。2.采用定量与定性相结合的评估方法，如通过数据分析采购成本、交货期等指标，通过问卷调查、访谈等方式收集对采购质量、供应商管理等方面的评价。3.将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核挂钩，激励采购人员提高工作绩效。八、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对采购部的采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.采购部内部建立相互监督机制，采购专员、采购主管、采购经理之间相互监督，防止采购过程中出现违规行为