行政中心中介管理制度

行政中心中介管理制度一、总则（一）目的为规范行政中心与中介机构的合作行为，确保中介服务的质量和效率，保障公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于行政中心与各类中介机构（包括但不限于律师事务所、会计师事务所、评估机构、咨询公司等）开展的各项合作业务。（三）基本原则1.合法合规原则：中介服务活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：在选择中介机构、确定服务内容和费用等方面，应遵循公平公正的原则，确保各方权益。3.诚实守信原则：中介机构应诚实守信，如实提供服务，不得隐瞒或虚报重要信息。4.效益优先原则：在保证服务质量的前提下，追求服务效益最大化，合理控制中介服务成本。二、中介机构的选择与准入（一）中介机构的需求识别行政中心各部门根据工作需要，提前识别所需中介服务的类型、范围和要求，并填写《中介服务需求申请表》，详细说明服务内容、预算、时间要求等信息。（二）中介机构的推荐与筛选1.推荐渠道：通过公司内部推荐、行业推荐、网络搜索、合作机构介绍等多种渠道收集中介机构信息。2.初步筛选：对收集到的中介机构进行初步筛选，主要考察其资质、信誉、业绩、专业能力等方面。筛选出若干符合基本要求的中介机构作为候选名单。（三）中介机构的评估与选择1.评估方式：组成评估小组，对候选中介机构进行实地考察、问卷调查、面谈等方式进行全面评估。评估内容包括中介机构的组织架构、人员配备、管理制度、服务质量、收费标准等。2.选择标准：根据评估结果，按照综合评分排名，选择得分最高的中介机构作为合作对象。综合评分标准可设定为资质（20%）、信誉（20%）、业绩（20%）、专业能力（30%）、收费标准（10%）。3.审批流程：评估结果报行政中心负责人审核，经公司主管领导批准后确定最终合作的中介机构。（四）中介机构的准入管理1.签订合作协议：与选定的中介机构签订详细的合作协议，明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、收费标准、保密条款、违约责任等内容。2.建立中介机构档案：为每个合作的中介机构建立档案，记录其基本信息、合作项目情况、服务评价等内容，以便于管理和查询。3.定期评估：对中介机构进行定期评估，评估周期为每年一次。评估内容包括服务质量、工作效率、客户满意度等方面。如发现中介机构存在严重问题或不符合合作要求的，及时终止合作关系。三、中介服务合同管理（一）合同签订1.合同起草：由行政中心负责根据合作协议和具体服务需求起草中介服务合同。合同内容应明确、具体、合法，避免模糊不清或歧义条款。2.合同审核：合同起草完成后，提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、风险防范条款等内容。审核通过后，报行政中心负责人签字确认。3.合同签订：经审核通过的合同，由行政中心与中介机构双方签字盖章生效。合同签订后，行政中心应及时将合同副本分发给相关部门存档。（二）合同执行1.服务跟踪：行政中心应指定专人负责跟踪中介服务合同的执行情况，及时了解服务进展，协调解决服务过程中出现的问题。2.服务监督：定期对中介机构的服务质量进行监督检查，确保其按照合同约定提供服务。如发现中介机构未履行合同义务或服务质量不符合要求的，及时要求其整改。3.沟通协调：加强与中介机构的沟通协调，保持信息畅通。对于中介机构提出的合理需求和建议，及时予以回应和处理。（三）合同变更与终止1.合同变更：如因客观情况发生变化，需要对合同内容进行变更的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同终止：合同期满或双方协商一致提前终止合同的，应按照合同约定办理相关手续。行政中心应组织对中介机构的服务进行验收，如验收合格，按照合同约定支付服务费用；如验收不合格，应要求中介机构限期整改，整改仍不合格的，扣除相应服务费用，并追究其违约责任。四、中介服务费用管理（一）费用预算编制行政中心各部门在提出中介服务需求时，应同时编制中介服务费用预算。费用预算应根据服务内容、工作量、市场行情等因素进行合理估算，并报行政中心负责人审核。（二）费用审批1.预算内费用：中介服务费用预算经行政中心负责人审核后，报公司主管领导批准。在预算范围内的费用支出，按照公司财务审批流程进行报销。2.超预算费用：如因特殊原因需要超出预算支付中介服务费用的，应提前填写《超预算费用申请表》，详细说明超支原因、金额等情况，经行政中心负责人审核后，报公司主管领导和财务部门审批。超预算费用审批通过后，方可支付。（三）费用支付1.支付申请：中介机构按照合同约定完成服务并提交服务成果后，行政中心应及时审核服务成果，并填写《中介服务费用支付申请表》，附上合同副本、服务成果报告、发票等相关资料。2.支付审批：《中介服务费用支付申请表》经行政中心负责人审核后，报公司财务部门进行支付审批。财务部门重点审核费用支付的合法性、合规性、发票真实性等内容。3.费用支付：经财务部门审批通过后，按照合同约定的支付方式和时间及时支付中介服务费用。五、中介服务质量监督与考核（一）监督机制1.建立定期检查制度：行政中心定期对中介机构的服务质量进行检查，检查内容包括服务进度、服务质量、工作态度等方面。检查方式可采用实地检查、查阅资料、客户反馈等多种方式。2.客户反馈机制：建立客户反馈渠道，及时收集公司内部各部门对中介服务的意见和建议。对于客户反馈的问题，行政中心应及时与中介机构沟通协调，督促其整改。3.投诉处理机制：如公司内部各部门对中介服务不满意或存在投诉的，行政中心应及时受理，并进行调查核实。如投诉属实，按照合同约定追究中介机构的违约责任，并要求其限期整改。整改仍不合格的，终止合作关系。（二）考核指标1.服务质量：主要考核中介机构提供的服务是否符合合同约定的标准和要求，是否满足公司实际需求。2.工作效率：考核中介机构完成服务的时间是否符合合同约定，是否及时提交服务成果。3.客户满意度：通过客户满意度调查，了解公司内部各部门对中介服务的满意程度。4.合规性：考核中介机构在服务过程中是否遵守国家法律法规和公司相关规定。（三）考核方式1.定期考核：每年对中介机构进行一次定期考核，根据考核指标进行评分。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.不定期考核：根据实际情况，对中介机构进行不定期考核。如发现中介机构存在严重问题或服务质量出现重大波动的，及时进行考核。（四）考核结果应用1.奖励与表彰：对于考核结果为优秀的中介机构，给予适当的奖励和表彰，如颁发荣誉证书、增加合作机会等。2.整改与处罚：对于考核结果为不合格的中介机构，要求其限期整改。整改期间暂停合作项目，如整改后仍不符合要求的，终止合作关系，并按照合同约定追究其违约责任。3.调整合作策略：根据考核结果，对中介机构的合作策略进行调整。对于服务质量好、合作意愿高的中介机构，增加合作项目和合作深度；对于服务质量差、合作态度不积极的中介机构，减少合作项目或终止合作关系。六、信息保密与知识产权管理（一）信息保密1.保密协议签订：行政中心与中介机构签订合作协议时，应同时签订保密协议，明确双方在服务过程中知悉的公司商业秘密、技术秘密、客户信息等属于保密范围，不得向任何第三方披露。2.保密措施要求：中介机构应采取有效的保密措施，确保信息安全。如设置专门的保密岗位、对涉及保密信息的人员进行培训、采用加密存储和传输等方式保护信息。3.保密监督检查：行政中心定期对中介机构的保密工作进行监督检查，如发现中介机构存在违反保密协议的行为，及时要求其整改，并追究其违约责任。（二）知识产权管理1.知识产权归属：在中介服务过程中产生的知识产权，如专利、商标、著作权等，按照合同约定确定归属。如合同未约定的，按照国家法律法规的相关规定执行。2.知识产权保护：中介机构应协助公司做好知识产权保护工作，如及时申请专利、商标等知识产权，防范知识产权侵权风险。3.知识产权使用：公司有权按照合同约定使用中介机构在服务过程中产生的知识产权，但应遵守相关法律法规的规定。未经中介机构书面同意，公司不得将知识产权转让或许可给第三方使用。七、应急管理（一）应急预案制定行政中心应针对中介服务过程中可能出现的突发事件，如中介机构违约、服务质量严重下滑、不可抗力等情况，制定应急预案。应急预案应明确应急处理流程、责任分工、应对措施等内容。（二）应急处理流程1.事件报告：当发生突发事件时，中介机构应及时向行政中心报告事件情况，包括事件发生的时间、地点、原因、影响范围等信息。2.应急启动：行政中心接到报告后，立即启动应急预案，组织相关人员进行应急处理。3.措施实施：根据应急预案的要求，采取相应的应急措施，如与中介机构协商解决问题、调整服务方案、寻找替代中介机构等，确保公司业务不受重大影响。4.事件调查与处理：对突发事件进行调查，分析原因，明确责任。根据调查结果，对相关责任方进行处理，并总结经验教训，对应急预案进行完善。（三）后续