项目各类合同管理制度

项目各类合同管理制度一、总则1.目的为加强公司项目各类合同的管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有项目相关合同的管理，包括但不限于工程承包合同、采购合同、服务合同、租赁合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同的内容应符合公平、公正的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部门负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、合规性进行审核，提出法律意见和建议。参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务。负责合同法律风险的防范和控制，定期组织合同法律知识培训。业务部门负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，对合同的真实性、准确性、完整性负责。及时向法务部门提交合同文本及相关资料，配合法务部门进行合同审查。跟踪合同的履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责合同资料的整理、归档和保管。财务部门负责审核合同的财务条款，对合同的付款方式、付款期限、结算方式等进行审查，提出财务意见和建议。参与合同纠纷的处理，协助业务部门进行款项的催收和支付。负责合同执行情况的财务监督和分析，定期向公司领导汇报合同财务执行情况。2.合同管理人员职责合同管理员负责合同的登记、编号、归档等日常管理工作。协助业务部门进行合同的起草、修改和审核，确保合同文本的规范性。跟踪合同的履行情况，及时提醒业务部门履行合同义务。负责合同相关数据的统计和分析，为公司决策提供依据。合同谈判人员负责合同的谈判工作，根据公司的利益和要求，与对方进行协商和沟通，争取有利的合同条款。收集、整理谈判过程中的相关资料，及时向业务部门负责人汇报谈判进展情况。协助业务部门负责人签订合同，确保合同的签订符合公司的利益和要求。三、合同签订管理1.合同签订流程合同立项业务部门根据项目需求，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容，报部门负责人审批。合同起草业务部门根据合同立项申请表的内容，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同审核业务部门将起草好的合同文本提交给法务部门和财务部门进行审核。法务部门主要审核合同条款的合法性、合规性，财务部门主要审核合同的财务条款。审核部门应在规定的时间内提出审核意见和建议，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。合同审批修改完善后的合同文本报公司领导审批。公司领导根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，审批通过后，合同方可签订。合同签订合同由公司法定代表人或其授权代表签订。签订合同时，应加盖公司公章或合同专用章，并确保合同双方的签字或盖章真实有效。2.合同签订注意事项合同主体资格审查签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，确保对方具有合法的经营资格和履约能力。审查内容包括对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证件。合同条款审查合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或产生歧义。合同条款应符合法律法规的要求，不得损害公司的合法权益。对于重要的合同条款，应进行重点审查，确保其合理性和可行性。合同签字盖章管理合同签字盖章应严格按照公司的规定进行，确保签字盖章的真实性和有效性。合同签字盖章后，应及时将合同文本返还给业务部门，并做好登记和归档工作。四、合同履行管理1.合同履行跟踪业务部门负责合同履行的具体工作，应指定专人跟踪合同的履行情况，及时掌握合同的执行进度。合同履行跟踪人员应定期向业务部门负责人汇报合同履行情况，对于合同履行过程中出现的问题，应及时提出解决方案和建议。2.合同变更管理合同履行过程中，如需要变更合同条款，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审批，审批通过后，方可生效。合同变更后，业务部门应及时将合同变更情况通知相关部门和人员，并做好合同变更资料的整理、归档和保管工作。3.合同付款管理财务部门根据合同约定的付款方式和付款期限，审核业务部门提交的付款申请。付款申请应包括付款金额、付款理由、收款方信息等内容。财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式进行付款。财务部门应做好合同付款的记录和统计工作，定期向公司领导汇报合同付款情况。4.合同纠纷处理合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务部门应及时与对方协商解决。协商不成的，应及时向法务部门咨询，并按照法律法规的规定和公司的授权进行处理。法务部门应积极参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务。对于重大合同纠纷，应及时向公司领导汇报，并组织相关部门进行研究和决策。合同纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，以便维护公司的合法权益。五、合同档案管理1.合同档案的收集业务部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各种文件、资料，包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同履行记录、合同纠纷处理文件等，应及时收集整理。合同档案管理人员应定期向业务部门催收集合同档案资料，确保合同档案资料的完整性和及时性。2.合同档案的整理合同档案管理人员应对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同的类别、签订时间、项目名称等进行编号和归档。合同档案资料应装订成册，编制目录，以便查阅和管理。3.合同档案的保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室中，确保档案资料的安全和完整。合同档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清理，对于过期或无用的合同档案资料，应按照公司的规定进行销毁。4.合同档案的查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，方可查阅。查阅合同档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将合同档案带出档案室。查阅合同档案后，应及时将合同档案归还档案管理人员，并做好查阅记录。六、合同监督与考核1.合同监督公司定期对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查，确保合同的执行符合法律法规和公司的各项规章制度。合同监督检查的内容包括合同的签订程序是否合规、合同条款是否符合公司的利益和要求、合同的履行情况是否良好、合同的变更和终止是否合法合规等。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。2.合同考核公司建立合同考核制度，对合同管理人员和业务部门的合同管理工作进行考核。合同考核的内容包括合同签订的及时性、合同条款的准确性、