费用报销管理制度规定

费用报销管理制度规定一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，如实反映经济业务的内容和金额。合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性、必要性的原则，杜绝不合理的费用支出。合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规和公司相关制度的规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、费用报销的审批流程1.费用报销申请员工应在费用发生后，及时填写费用报销单，并将相关原始凭证粘贴在报销单后面。费用报销单应注明费用的类别、金额、事由、报销日期等信息。对于涉及多个项目或部门的费用，应分别填写报销单。2.部门负责人审批部门负责人对本部门员工的费用报销进行初审，主要审核费用的真实性、合理性和必要性。部门负责人应根据公司的业务情况和预算安排，对费用报销进行把关，确保费用支出符合公司利益。如部门负责人认为费用报销存在问题，应及时与员工沟通，要求其补充或更正相关信息。3.财务审核财务部门对费用报销进行复审，主要审核原始凭证的合法性、合规性、完整性，以及费用报销单的填写是否规范。财务人员应根据公司的财务制度和相关规定，对费用报销进行严格审核，对于不符合规定的报销予以退回。财务审核的重点包括：发票的真伪、发票的内容是否与费用报销单一致、报销金额是否符合公司规定的标准等。4.审批人审批根据公司的授权审批制度，费用报销需由相应级别的审批人进行最终审批。审批人应在审核费用报销单及相关原始凭证的基础上，做出审批决定。如审批人同意报销，应在费用报销单上签字批准；如不同意报销，应注明原因，并将费用报销单退回员工。5.报销支付经审批通过的费用报销，由财务部门按照公司的资金支付流程进行支付。财务人员应根据审批后的费用报销单，及时安排资金支付，确保报销款项及时到账。对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应准确填写收款人信息，确保转账无误。三、各类费用报销规定1.差旅费报销规定定义：差旅费是指员工因公务需要，到公司所在地以外的地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。交通费用员工应根据公司规定的出差标准选择合适的交通工具。如因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、高铁一等座等，需提前经上级领导批准。乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的票据应作为报销凭证，票据上应注明出发地、目的地、日期、票价等信息。市内交通费用应根据实际情况凭有效票据报销，如出租车发票、公交车票等。住宿费用员工应根据公司规定的出差地区级别选择相应标准的住宿酒店。住宿费用发票应注明酒店名称、入住日期、退房日期、房价等信息。如两人或多人一同出差，原则上应合住标准间，住宿费按实际发生额分摊报销。餐饮费用公司根据不同地区制定了相应的餐饮补贴标准，员工出差期间的餐饮费用按照补贴标准执行，不再另行报销餐饮发票。如有特殊情况需要报销餐饮发票，应注明事由，并经上级领导批准。其他费用出差期间发生的通讯费、行李托运费等其他费用，应凭有效票据按规定报销。员工应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，报销期限不得超过出差返回后的[x]个工作日。2.业务招待费报销规定定义：业务招待费是指公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。招待原则业务招待应遵循必要性、适度性的原则，严格控制招待费用支出。招待活动应与公司业务相关，不得用于个人消费。审批流程业务招待费报销前，需填写业务招待费申请单，注明招待对象、事由、预计金额等信息，并经部门负责人、分管领导审批。业务招待费申请单应随费用报销单一并提交财务部门审核。报销标准公司根据招待对象的不同，制定了相应的招待标准。一般情况下，招待客户应选择合适的餐厅，不得在高档酒店或私人会所进行高消费招待。业务招待费报销时，应提供真实有效的发票，发票内容应与业务招待费申请单一致。如因特殊情况需要超标准招待，需经公司总经理批准。3.办公用品及低值易耗品报销规定定义：办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓等物品；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的物品，如办公桌椅、文件柜、饮水机等。采购流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品及低值易耗品采购申请单，经部门负责人审批后提交行政部门。行政部门汇总采购申请单，统一进行采购。采购应选择正规供应商，确保所购物品的质量和价格合理。报销要求办公用品及低值易耗品报销时，应提供有效的发票和采购清单，发票上应注明物品名称、规格、数量、单价等信息。采购清单应由采购人员、验收人员签字确认，确保所购物品与实际收到的物品一致。对于批量采购的办公用品及低值易耗品，应按照实际使用情况分摊到各部门进行报销。4.通讯费报销规定定义：通讯费是指员工因工作需要，使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。报销标准公司根据不同岗位制定了相应的通讯费报销标准，员工应在标准范围内凭有效发票报销通讯费。通讯费发票应注明手机号码、固定电话号码、费用所属期间等信息。报销方式员工可选择按月报销通讯费，也可选择按季度或年度进行报销。如员工的通讯费实际支出超过报销标准，超出部分由员工自行承担；如未达到报销标准，按实际发生额报销。四、费用报销的原始凭证要求1.合法性原始凭证必须是由税务机关统一印制的发票或财政部门监制的行政事业性收费收据，以及经税务机关认可的其他合法凭证。发票应加盖发票专用章，行政事业性收费收据应加盖财政部门收费专用章。2.真实性原始凭证所反映的经济业务内容必须真实可靠，不得虚构、编造。发票上的购货单位名称、货物或劳务名称、数量、单价、金额等信息应与实际交易情况一致。3.完整性原始凭证应具备以下基本内容：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。发票应附有相应的清单，清单上应注明所购物品的详细名称、规格、数量、单价等信息。4.时效性原始凭证应在规定的时间内取得，一般情况下，发票应在业务发生后的[x]个工作日内取得。对于超过规定期限的发票，财务部门不予报销。五、费用报销的其他规定1.费用报销单的填写规范费用报销单应使用黑色或蓝色中性笔填写，不得使用铅笔或红色笔。费用报销单上的各项内容应填写完整、清晰，不得涂改。金额填写应规范，大写金额与小写金额应一致。2.报销凭证的粘贴要求原始凭证应按照费用报销单上的项目顺序整齐粘贴在报销单后面，不得超出报销单的范围。粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等。对于较大的原始凭证，如发票联、合同等，应折叠成与报销单大小一致的形状后再粘贴。3.费用报销的期限员工应在费用发生后的[x]个工作日内办理报销手续，特殊情况经上级领导批准后可适当延长，但最长不得超过[x]个工作日。对于逾期未报销的费用，财务部门有权拒绝报销。4.费用报销的监督与检查公