销售电子合同管理制度

销售电子合同管理制度一、总则（一）目的为规范公司销售电子合同的管理，确保电子合同的签订、履行、存档等环节的合法、合规、安全、高效，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及销售电子合同的业务活动，包括但不限于线上销售、电商平台交易、电子招投标等场景下的电子合同管理。（三）基本原则1.合法性原则：电子合同的签订、履行等过程应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.真实性原则：电子合同应真实反映交易双方的真实意思表示，不得伪造、篡改。3.安全性原则：采取有效措施保障电子合同数据的安全，防止数据泄露、丢失或被篡改。4.有效性原则：确保电子合同具有与纸质合同同等的法律效力，能够作为公司业务活动的有效凭证。二、电子合同的签订（一）签约主体资格审核1.在签订销售电子合同前，业务部门应负责对交易对方的主体资格进行审核。审核内容包括但不限于对方的营业执照、法定代表人身份证明、经营范围、资质证书等相关文件。2.对于重要客户或涉及重大交易的合同，必要时可委托专业机构进行尽职调查，以确保对方具备履行合同的能力和信用状况良好。（二）合同条款拟定1.销售电子合同的条款应明确、具体、完整，涵盖交易双方的权利义务、商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式、违约责任等主要内容。2.合同条款应符合法律法规的规定，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款。对于格式合同，应确保对方有充分的机会了解合同条款，并采取合理方式提醒对方注意免除或限制公司责任的条款。（三）电子签名与认证1.公司采用符合法律规定的电子签名方式签署销售电子合同。电子签名应具备真实性、完整性、保密性和不可抵赖性。2.业务部门应按照电子签名认证机构的要求，完成实名认证等相关手续，获取合法有效的电子签名证书。3.在签订电子合同时，应确保使用经认证的电子签名，并按照系统提示进行正确操作，以完成电子合同的签署。（四）合同签订流程1.业务人员根据业务洽谈结果，在公司指定的电子合同管理系统中起草销售电子合同。2.合同起草完成后，应提交给业务部门负责人进行审核。审核内容包括合同条款的准确性、完整性、合规性等。业务部门负责人应在规定时间内完成审核，并提出审核意见。3.经业务部门负责人审核通过的合同，流转至法务部门进行法律审核。法务部门应重点审查合同的合法性、风险防范条款等内容，并出具法律意见。4.根据法务部门的审核意见，业务人员对合同进行修改完善。修改后的合同再次提交给业务部门负责人和法务部门审核，直至审核通过。5.审核通过的销售电子合同，由双方当事人使用电子签名进行签署。签署完成后，电子合同自动存储于公司的电子合同管理系统中。三、电子合同的履行（一）合同执行跟踪1.销售部门负责对已签订的销售电子合同的履行情况进行跟踪。建立合同履行台账，记录合同的执行进度、发货情况、收款情况等关键信息。2.业务人员应定期与客户沟通，了解合同履行过程中客户的需求和问题，并及时协调解决。对于可能影响合同履行的重大事项，应及时向上级汇报。（二）发货与交付1.根据销售电子合同约定的交货方式和时间，物流部门负责组织发货。发货前，应对货物进行严格检验，确保货物的质量、规格、数量等符合合同要求。2.发货后，物流部门应及时将发货信息反馈给销售部门，并提供物流单号等相关信息，以便业务人员跟踪货物运输情况。3.在货物交付时，物流部门应要求客户或其指定的收货人签收货物，并留存相关签收凭证。签收凭证应作为电子合同履行的重要证据。（三）付款与结算1.财务部门负责按照销售电子合同约定的付款方式和时间，及时与客户进行款项结算。2.业务人员应协助财务部门做好款项催收工作，对于逾期未付款的客户，应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的催收措施。3.在结算过程中，财务部门应核对合同金额、已收款项、应收款项等信息，确保结算数据的准确性。结算完成后，应及时更新合同履行台账。四、电子合同的变更与解除（一）变更条件与程序1.在销售电子合同履行过程中，如因市场变化、客户需求变更等原因需要对合同进行变更的，业务部门应及时与客户协商一致，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应采用电子签名方式签署，并按照本制度规定的合同签订流程进行审核和存档。3.合同变更后，业务部门应及时通知相关部门，确保各部门了解合同变更的内容，并按照变更后的合同履行各自的职责。（二）解除条件与程序1.符合下列条件之一的，销售电子合同可以解除：双方协商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同无法履行；一方严重违反合同约定，致使合同目的无法实现；法律规定的其他可以解除合同的情形。2.合同解除时，业务部门应与客户签订合同解除协议，并按照本制度规定的合同签订流程进行审核和存档。3.合同解除后，业务部门应及时通知相关部门停止履行合同，并做好已履行部分的结算和清理工作。对于已交付的货物，如客户要求退货，应按照合同约定和相关法律法规的规定处理。五、电子合同的存档与保管（一）存档要求1.销售电子合同签订后，应及时在公司的电子合同管理系统中进行存档。存档的电子合同应保持原始内容的完整性，不得擅自修改或删除。2.电子合同管理系统应具备完善的存储和备份功能，确保电子合同数据的安全可靠。定期对电子合同数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防数据丢失。3.除电子合同管理系统存档外，对于重要的销售电子合同，还应打印纸质版本进行存档。纸质合同应与电子合同内容一致，并加盖公司公章或合同专用章。（二）保管期限销售电子合同的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，保管期限不少于合同履行完毕后的[X]年。对于涉及重要业务、重大交易或有特殊保管要求的合同，保管期限应适当延长。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅销售电子合同的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、合同名称、查阅内容等信息，经部门负责人批准后，方可在电子合同管理系统中进行查阅。查阅过程中，不得擅自复制、传播或泄露电子合同内容。2.因特殊情况需要借阅销售电子合同纸质版本的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的合同，不得转借他人，按时归还。六、电子合同的风险防范（一）法律风险防范1.加强对电子合同相关法律法规的学习和研究，及时了解法律法规的变化和要求，确保公司的电子合同管理活动符合法律规定。2.定期组织法务培训，提高业务人员和相关管理人员的法律意识和风险防范能力，使其在签订、履行电子合同时能够准确把握法律风险。3.在电子合同签订前，充分征求法务部门的意见，对合同条款进行严格审查，避免出现法律漏洞和风险隐患。对于重大、复杂的电子合同，可聘请专业律师进行专项法律审查。（二）技术风险防范1.选用安全可靠的电子合同管理系统，并定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。2.加强对电子合同数据的加密存储和传输，采用先进的加密技术，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。3.建立健全电子合同数据备份和恢复机制，制定应急预案，以应对可能出现的数据丢失、系统故障等突发情况，确保电子合同数据能够及时恢复，不影响公司业务的正常开展。（三）信用风险防范1.加强对交易对方的信用评估和管理，建立客户信用档案，记录客户的基本信息、信用状况、交易历史等情况。2.在签订销售电子合同前，对客户的信用状况进行严格审查，对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订合同或采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.在合同履行过程中，密切关注客户的信用变化情况，如发现客户出现信用风险迹象，应及时采取措施，如暂停发货、催收款项等，以降低公司的信用风险。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对销售电子合同的管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、变更、解除、存档等环节是否符合本制度的规定，发现问题及时提出整改意见。2.业