信息单传递管理制度

信息单传递管理制度一、总则（一）目的为了规范公司内部信息单传递流程，确保信息准确、及时、有效地在各部门之间流转，提高工作效率，避免信息传递不畅导致的工作延误或失误，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间信息单的传递管理，包括但不限于工作指令、报告、通知、文件、数据等各类信息载体。（三）基本原则1.准确性原则：信息单内容应准确无误，表述清晰，避免模糊、歧义或错误信息的传递。2.及时性原则：信息单应在规定的时间内传递至相关部门和人员，确保工作的时效性。3.完整性原则：信息单应包含必要的信息要素，如标题、编号、日期、发送部门、接收部门、内容、附件等，确保信息完整。4.责任明确原则：明确信息单传递过程中各环节的责任人和职责，确保信息传递的顺畅和可追溯。二、信息单的分类与编号（一）分类1.工作指令单：用于上级向下级传达工作任务、要求和标准等。2.工作报告单：用于下级向上级汇报工作进展、成果、问题及建议等。3.通知：用于传达公司内部的各项通知、公告、活动安排等。4.文件：包括各类规章制度、政策文件、合同协议等。5.数据报表：用于传递各类业务数据、统计报表等。（二）编号为便于信息单的管理和查询，对各类信息单进行统一编号。编号规则如下：[公司简称首字母缩写][年份][月份][序号]例如：SZ[2023][08][001]，其中SZ为公司简称首字母缩写，2023表示年份，08表示月份，001表示该月份内的序号。三、信息单的起草与审核（一）起草1.信息单由相关部门或人员负责起草。起草人应根据工作需要，按照信息单的格式要求，准确、完整地填写信息单内容。2.信息单内容应语言规范、逻辑清晰、数据准确，并注明发送部门、接收部门、发送日期等信息。如有附件，应在信息单中明确标注附件名称和数量。（二）审核1.信息单起草完成后，应提交至本部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核信息单内容，确保信息准确、合规、完整，并签署审核意见。2.对于涉及重要事项、跨部门协作或对公司有重大影响的信息单，需经相关部门会签或公司领导审批。会签部门应在规定时间内提出意见，公司领导应根据实际情况进行审批决策。四、信息单的传递流程（一）纸质信息单传递1.内部流转：起草人将审核通过的纸质信息单交至本部门文件管理员，文件管理员按照规定的传递路径进行登记，并通过内部文件传递渠道（如专人送达、文件交换箱等）将信息单传递至接收部门文件管理员。2.签收确认：接收部门文件管理员收到信息单后，应及时进行签收登记，并注明接收日期。如发现信息单内容不完整或有疑问，应及时与发送部门沟通确认。（二）电子信息单传递1.邮件传递：起草人将审核通过的电子信息单（以邮件形式发送），按照公司邮件发送规范，填写准确的收件人、主题、正文及附件等信息。邮件主题应明确体现信息单的类别和主要内容，正文应简要说明信息单的要点。2.系统推送：对于通过公司内部信息管理系统传递的信息单，起草人应按照系统操作流程，准确录入信息单相关内容，并选择正确的接收部门和人员，提交系统发送。3.接收确认：接收人应及时查看邮件或信息管理系统，对收到的电子信息单进行确认。如发现问题，应在规定时间内回复发送人，并说明具体情况。五、信息单的存档与保管（一）纸质信息单存档1.接收部门文件管理员在信息单签收后，应按照档案管理规定，对纸质信息单进行分类整理、装订成册，并在规定的档案存放地点进行存档。2.纸质信息单的存档期限应根据公司档案管理制度执行，一般重要文件长期保存，一般性文件保存一定期限后可按规定销毁。（二）电子信息单存档1.对于通过邮件或信息管理系统传递的电子信息单，接收人应按照公司电子文件管理要求，对信息单进行备份保存，并确保存储介质的安全性和可靠性。2.电子信息单的存档路径应清晰明确，便于查询和检索。同时，应定期对电子信息单进行清理和维护，确保信息的完整性和有效性。六、信息单传递的跟踪与反馈（一）跟踪机制1.为确保信息单能够及时、准确地传递至接收部门和人员，各部门应建立信息单传递跟踪机制。文件管理员负责对本部门发出和接收的信息单进行跟踪，及时掌握信息单的传递状态。2.对于重要信息单或紧急任务，发送部门可通过电话、即时通讯工具等方式与接收部门进行沟通，确认信息单是否已收到及处理进度。（二）反馈要求1.接收部门在收到信息单后，应按照规定的时间和要求进行处理，并及时将处理结果反馈给发送部门。反馈方式可采用书面报告、邮件回复、系统反馈等。2.如信息单在传递过程中出现延误、丢失或其他问题，接收部门应及时向发送部门说明情况，并采取相应的补救措施，确保信息传递的顺畅和工作的正常进行。七、信息单传递的保密要求（一）保密责任1.参与信息单传递的所有人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、敏感信息等内容予以保密。2.各部门负责人对本部门信息单传递过程中的保密工作负责，应加强对部门员工的保密教育和管理，确保信息安全。（二）保密措施1.纸质信息单在传递过程中应妥善保管，避免丢失或泄露。如涉及机密信息，应采用密封、专人传递等方式进行处理。2.电子信息单在存储和传输过程中，应采取加密、访问控制等安全措施，防止信息被非法获取或篡改。严禁通过非公司指定的网络或渠道传递涉及公司机密的信息单。八、信息单传递的违规处理（一）违规情形1.信息单起草人未按照规定的格式、内容要求起草信息单，导致信息不准确、不完整的。2.信息单审核人未认真履行审核职责，导致审核通过的信息单存在错误或违规问题的。3.信息单传递过程中，传递人员未按照规定的流程和时间要求进行传递，导致信息延误或丢失的。4.接收部门未按照规定的时间和要求对信息单进行处理和反馈，影响工作正常进行的。5.违反信息单传递保密要求，导致公司信息泄露的。（二）处理措施1.对于首次出现违规行为的人员，由所在部门负责人进行批评教育，并责令其立即整改。2.对于多次出现违规行为或违规情节严重的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理，并追究其相应的责任。3.因信息单传递违规