酒店采购申购管理制度

酒店采购申购管理制度一、总则（一）目的为规范酒店采购申购流程，加强采购工作的管理与监督，确保采购活动的合理性、合法性和高效性，保障酒店运营的正常进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门所有采购及申购行为，包括但不限于食品饮料、客房用品、办公用品、设备物资等各类物品的采购。（三）基本原则1.按需采购原则：根据酒店实际经营需求和库存状况进行采购，避免盲目采购和浪费。2.质量优先原则：所采购物品必须符合国家相关标准和酒店规定的质量要求，优先选择优质供应商。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高酒店经济效益。4.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守职业道德，廉洁奉公，杜绝收受供应商贿赂等不正当行为。二、采购申购流程（一）申购计划的提出1.各部门应根据本部门的实际经营情况和物资需求，提前制定采购申购计划。申购计划应明确所需物品的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等详细信息。2.对于常用物资，各部门应根据库存管理规定，结合日常使用量和安全库存标准，定期（如每周或每月）提交申购计划。对于临时性或紧急性物资需求，应在需求发生时及时提交申购申请。3.申购计划应以书面形式提交，经部门负责人审核签字后，报送至采购部门。（二）采购部门的审核与处理1.采购部门收到各部门提交的申购计划后，应及时进行审核。审核内容包括申购物品的必要性、合理性、规格型号的准确性、数量的合规性等。2.对于审核通过的申购计划，采购部门应按照物品的类别和紧急程度进行分类整理，并安排采购人员负责采购事宜。3.对于审核不通过的申购计划，采购部门应及时与申购部门沟通，说明原因，并要求申购部门进行修改或调整。如申购部门坚持原申购计划，采购部门应将情况上报至酒店管理层，由管理层进行最终决策。（三）供应商的选择与评估1.采购人员应根据采购物品的特点和需求，通过多种渠道选择合适的供应商。选择供应商时应考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。2.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、合作历史、产品质量评估等内容。对于新合作的供应商，采购人员应进行实地考察或要求供应商提供相关资质证明文件，确保供应商具备良好的经营状况和供应能力。3.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰处理。（四）采购合同的签订1.采购人员在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交至酒店法务部门或相关负责人进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，采购人员方可与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给相关部门，如申购部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购订单的下达1.根据采购合同的约定，采购人员应及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.在采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。如遇订单变更或供应商出现问题导致交货延迟等情况，采购人员应及时采取措施进行处理，并将情况上报至相关部门。（六）货物验收1.货物到货前，采购人员应提前通知申购部门和仓库管理人员做好验收准备工作。申购部门应安排专人负责验收工作，仓库管理人员应协助进行验收。2.货物到货时，验收人员应按照采购合同和相关标准对货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。对于验收合格的货物，验收人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的货物，验收人员应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退货、换货或补货等。3.如在验收过程中发现货物存在质量问题或与采购合同不符等情况，验收人员应及时填写《货物验收报告》，详细记录问题情况，并提交至采购部门。采购部门应与供应商协商解决问题，并将处理结果反馈至申购部门和相关领导。（七）付款结算1.货物验收合格并办理入库手续后，采购部门应及时将相关发票、送货单、验收报告等资料提交至财务部门。财务部门应根据采购合同的约定和酒店财务制度进行付款结算。2.对于货到付款的采购业务，财务部门应在收到采购部门提交的付款申请和相关资料后，按照合同约定的付款方式和时间及时支付货款。对于先付款后到货的采购业务，财务部门应在审核无误后，按照合同约定的时间和金额进行预付款支付。3.财务部门在付款过程中，应严格审核相关凭证的真实性、合法性和完整性，确保付款金额准确无误。如发现问题，应及时与采购部门沟通核实，并暂停付款，待问题解决后再进行处理。三、采购审批权限（一）审批流程1.采购金额在[X]元以下的申购计划，由部门负责人审核签字后，报采购部门负责人审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的申购计划，经部门负责人审核签字后，由采购部门负责人审核，再报分管采购的副总经理审批。3.采购金额在[X]元以上的申购计划，除上述审批环节外，还需报总经理审批。（二）特殊情况处理对于紧急采购或因特殊原因无法按照正常审批流程进行的采购业务，申购部门应填写《紧急采购申请表》，详细说明采购原因、采购物品信息、预计采购金额等内容，并经部门负责人、采购部门负责人和分管采购的副总经理签字确认后，报总经理特批。紧急采购完成后，申购部门应及时补办相关审批手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.酒店应根据年度经营计划和财务预算编制采购预算。采购预算应涵盖酒店各部门所需采购物品的种类、数量、金额等内容，并明确各项采购费用的预算控制指标。2.采购部门应会同各部门根据历史采购数据、市场行情变化等因素，对采购预算进行详细的分析和预测。在编制采购预算过程中，应充分考虑酒店的经营发展需求和成本控制目标，确保预算的合理性和准确性。3.采购预算编制完成后，应提交至酒店财务部门进行审核。财务部门应从财务角度对采购预算进行审查，确保预算符合酒店财务状况和资金安排。审核通过后的采购预算报酒店管理层审批后执行。（二）预算执行与监控1.各部门应严格按照采购预算执行采购申购计划，不得随意超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应提前填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容和预计调整金额等，并按照采购审批权限进行审批。2.采购部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时掌握采购费用的支出情况。对于预算执行过程中出现的偏差，应及时查找原因，并采取相应的措施进行调整和纠正，确保采购预算的严格执行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购部门提交的采购预算执行报告进行审核。如发现存在违反预算规定的行为，应及时提出整改意见，并按照酒店财务制度进行处理。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应重点关注并采取有效的防范措施。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：采购人员应密切关注市场价格动态，通过与多家供应商询价、谈判等方式，争取有利的采购价格。同时，可以采用套期保值、签订长期合同等方式锁定采购价格，降低价格波动风险。2.供应商违约风险：在选择供应商时，应充分考察供应商的信誉和经营状况，要求供应商提供一定的履约保证金或担保。加强与供应商的沟通与合作，定期对供应商进行评估和考核，及时发现并解决供应商存在的问题，降低供应商违约风险。3.质量风险：严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，加强对采购物品质量的检验检测。如发现质量问题，应及时与供应商协商处理，要求供应商承担相应的责任。同时，建立供应商质量档案，对供应商的质量表现进行跟踪记录，作为后续合作的参考依据。4.合同风险：在签订采购合同前，应进行严格的审核，确保合同条款合法合规、公平合理。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。如遇合同变更或纠纷，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，维护酒店的合法权益。5.廉洁风险：加强对采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识。建立健全廉洁监督机制，加强对采购过程的监督检查，严禁采购人员收受供应商贿赂等不正当行为。对违反廉洁规定的采购人员，应依法依规进行严肃处理。六、采购监督与审计（一）内部监督1.酒店内部审计部门应定期对采购业务进行审计监督，审查采购活动的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购申购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购价格的合理性、采购验收情况、付款结算情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督。定期对采购工作进行自查自纠，及时发现并解决存在的问题，不断提高采购工作的质量和效率。（二）外部审计1.酒店应定期聘请外部审计机构对采购业务进行审计，接受外部审计监督。外部审计机构应按照国家相关法律法规和审计准则的要求，对酒店采购业务进行全面、深入的审计，并出具审计报告。2.对于外部审计提出的问题和建议，酒店应认真对待，及时进行整改落实。同时，应将整改情况反馈给外部审计机构，确保采购业务的规范运作。七、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和酒店的各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公。2.保守采购过程中的商业秘密，不得泄露酒店的采购计划、采购价格、供应商信息等机密内容。3.树立良好的职业形象，尊重供应商和其他相关人员，不得利用职务之便谋取私利。（二）业务能力1.采购人员应具备扎实的专业知识和丰富的采购经验，熟悉市场行情和采购业务流程。2.不断学习和掌握新的采购技巧和方法，提高采购工作的效率和质量。3.具备良好的沟通协调能力和谈判能力，能够与供应商进行有效的沟通和协商，争取有利的采购条件。（三）工作纪律