运输公司挂账管理制度VIP

运输公司挂账管理制度总则目的为规范运输公司挂账业务的管理，确保公司资金安全，维护良好的客户关系，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司与客户之间涉及运输服务费用挂账的相关业务活动。基本原则1.合法性原则：挂账业务必须符合国家法律法规及相关财务制度的要求。2.真实性原则：挂账交易应真实发生，相关业务凭证和记录准确无误。3.风险可控原则：在保障业务正常开展的前提下，有效控制挂账风险，避免坏账损失。4.权责清晰原则：明确各部门在挂账管理中的职责和权限，确保管理流程顺畅。挂账客户管理客户资质审核1.业务部门负责收集客户的基本信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人身份证明等。2.财务部门对客户的信用状况进行调查评估，可参考客户的银行信用记录、财务报表、过往交易情况等。3.综合业务部门和财务部门的审核意见，对于符合挂账条件的客户，由业务部门填写《挂账客户申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，确定为挂账客户，并建立客户档案。客户信用额度设定1.财务部门根据客户的信用评估结果，为每个挂账客户设定信用额度。信用额度应综合考虑客户的经营规模、财务状况、付款记录等因素。2.信用额度一经设定，原则上不得随意调整。如需调整，业务部门应填写《客户信用额度调整申请表》，说明调整原因及调整金额，经财务部门审核、分管领导审批后执行。客户档案管理1.业务部门负责建立和维护挂账客户档案，档案内容包括客户基本信息、信用额度、挂账记录、付款记录、合同协议等。2.客户档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。对于客户信息发生变更的，业务部门应及时通知财务部门，并办理相关档案变更手续。挂账业务流程业务洽谈与合同签订1.业务部门与客户进行运输业务洽谈，明确运输服务内容、价格、付款方式等条款。2.对于确定采用挂账方式付款的客户，业务部门应签订运输合同或协议，合同中应明确挂账期限、结算方式、逾期付款责任等内容。3.合同签订后，业务部门应将合同副本交财务部门备案。运输任务执行1.业务部门根据合同安排运输任务，调度车辆、安排驾驶员，并确保运输服务质量。2.运输任务完成后，驾驶员应及时将运输货物的相关信息（如货物名称、数量、起运地、目的地等）反馈给业务部门，业务部门据此开具运输发票。挂账申请与审批1.业务部门在开具运输发票后，填写《挂账申请表》，注明客户名称、发票号码、金额、挂账期限等信息，并附上运输合同副本、运输任务完成证明等相关资料。2.《挂账申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门。3.财务部门对《挂账申请表》及相关资料进行审核，核实发票的真实性、准确性以及挂账金额是否在客户信用额度范围内。审核无误后，由财务负责人审批签字。挂账登记与账务处理1.财务部门根据审批通过的《挂账申请表》，在应收账款明细账中进行挂账登记，记录客户的挂账金额、挂账期限等信息。2.同时，财务部门按照会计制度的规定，进行相应的账务处理，确认收入并记录应收账款。挂账款项催收催收责任分工1.业务部门负责挂账款项的日常催收工作，应定期与客户沟通，了解客户付款计划，并及时向财务部门反馈催收情况。2.财务部门负责对挂账款项进行监控和分析，对于逾期未付款的客户，及时通知业务部门加大催收力度，并提供必要的财务数据支持。催收方式1.电话催收：业务部门通过电话与客户联系，提醒客户付款期限已到，要求客户尽快安排付款。2.邮件催收：对于重要客户或多次电话催收无果的情况，可通过邮件发送催款函，明确告知客户逾期未付款的后果及公司的催收措施。3.上门催收：对于逾期时间较长、金额较大的客户，业务部门可安排专人上门催收，与客户面对面沟通，了解客户困难，协商解决方案。逾期处理1.对于逾期未付款的客户，业务部门应及时填写《逾期客户情况报告表》，详细说明逾期原因、客户态度、已采取的催收措施等情况，并提交财务部门。2.财务部门根据逾期情况，对客户信用状况进行重新评估。如发现客户信用风险增加，应及时调整信用额度，并采取相应的风险防范措施。3.对于逾期时间较长且多次催收无果的客户，公司可考虑暂停为其提供运输服务，并通过法律途径追讨欠款。考核与奖惩考核指标1.挂账回收率：考核期间内实际收回的挂账款项占应收回挂账款项的比例。2.逾期账款率：逾期未付款的挂账款项占总挂账款项的比例。3.客户满意度：通过客户调查等方式，了解客户对公司挂账管理及催收工作的满意度。考核周期考核周期为季度考核与年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年末进行，年度考核结果以四个季度考核结果为基础综合评定。奖励措施1.对于在挂账管理工作中表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书等。2.业务部门在挂账回收率、客户满意度等方面达到公司设定目标，且在催收工作中有突出表现的，可根据实际情况给予相应的业务提成奖励。惩罚措施1.对于因工作失误导致挂账风险增加或造成坏账损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、扣发奖金、降职降薪等处罚。2.如因业务部门催收不力导致逾期账款率过高，影响公司资金周转和经济效益的，业务部门负责人应承担相应的管理责任。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门定期对挂账业务进行审计检查，重点审查挂账客户管理、挂账业务流程、款项催收等环节的合规性和有效性。2.审计部门应出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。财务检查1.财务部门定期对挂账款项进行自查，核对账目记录与实际情况是否相符，检查挂账业务的核算是否准确、规范。2.财务部门应及时发现和纠正挂账管理中存在的问题，确保财务数据的真实性和准确性。信息沟通与保密信息沟通1.业务部门与财务部门应建立定期的信息沟通机制，及时交流挂账业务进展情况、客户动态等信息。2.在挂账业务处理过程中，如遇问题或特殊情况，业务部门和财务部门应及时沟通协调，共同商讨解决方案。保密规定1.参与挂账管理工作的人员应严格遵守公司的保密制度，对客户信息、商业秘密等予以保密。2.未经公司书面授权，任何人员不得向第三方泄露挂账业务相关信息。如因违反保密规定给公司造成损失