公司供应科管理制度

公司供应科管理制度一、总则1.目的为加强公司供应科的管理，规范采购工作流程，确保物资供应的及时性、准确性和质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司供应科的采购业务、供应商管理、物资验收与库存管理等相关工作。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产、经营和项目建设的实际需求，合理安排采购计划，避免盲目采购。质量第一原则：严格把控采购物资的质量，确保所采购的物资符合公司要求和相关标准。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。廉洁自律原则：采购人员应遵守职业道德，廉洁奉公，严禁收受供应商贿赂或不正当利益。二、采购业务管理1.采购计划制定需求部门提交：各需求部门应根据生产、经营计划和实际需求，提前向供应科提交物资采购申请单，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。供应科审核汇总：供应科收到采购申请单后，对其进行审核，核实需求的合理性和准确性。同时，结合库存情况，对采购申请进行汇总，编制月度采购计划。计划调整：采购计划应根据公司实际情况的变化适时进行调整。如需调整采购计划，需求部门应及时通知供应科，供应科重新审核并修改采购计划。2.供应商选择与管理供应商开发：供应科应通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。供应商评估：成立供应商评估小组，对筛选后的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产设备、工艺流程、质量控制体系、环保措施等。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商考核：定期对供应商进行考核，考核指标包括交货及时性、产品质量、价格水平、售后服务等。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商进行警告、整改或淘汰。供应商关系维护：供应科应与供应商保持密切沟通，及时了解其生产经营情况和产品信息。定期组织供应商会议，加强双方的合作与交流，共同解决合作过程中出现的问题。3.采购订单下达采购询价：根据采购计划，供应科向多家合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。询价单应明确物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。报价分析与比较：对供应商的报价进行分析和比较，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。如遇特殊情况，需选择非最优供应商时，应报上级领导审批。采购订单签订：确定供应商后，供应科与供应商签订采购合同或订单。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购订单应加盖公司公章或合同专用章，并及时送达供应商。4.采购进度跟踪建立跟踪机制：供应科应建立采购进度跟踪台账，对采购订单的执行情况进行实时跟踪。明确跟踪责任人，定期与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等。协调解决问题：在采购过程中，如遇到供应商生产延误、质量问题、运输困难等情况，供应科应及时与供应商沟通协调，督促其采取有效措施解决问题。如问题无法及时解决，应及时向上级领导汇报，并提出相应的解决方案。变更管理：如因特殊原因需要变更采购订单的相关内容，如物资规格型号、数量、交货时间等，供应科应及时与供应商协商一致，并签订变更协议。同时，对采购进度跟踪台账进行相应调整。5.采购验收验收准备：物资到货前，供应科应通知相关部门做好验收准备工作，明确验收标准和验收人员。验收人员应熟悉物资的质量要求和验收方法。初步验收：物资到货后，验收人员首先对物资的外包装、数量、规格型号等进行初步检查，确保物资与采购订单一致。如发现物资存在外包装破损、数量短缺、规格型号不符等问题，应及时通知供应商处理。质量验收：按照公司制定的质量标准和验收规范，对物资的质量进行检验。对于重要物资或关键设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。不合格处理：如验收过程中发现物资质量不合格，验收人员应及时通知供应科，供应科负责与供应商协商解决。根据不合格情况的严重程度，可采取退货、换货、补货、降价处理等措施。同时，对不合格物资进行标识和隔离，防止其流入生产环节。三、物资库存管理1.库存规划与布局库存规划：根据公司生产、经营和项目建设的需求预测，结合采购周期和安全库存要求，制定合理的库存规划。确定各类物资的最高库存量、最低库存量和安全库存量，以保证物资供应的连续性和稳定性。库存布局：根据物资的类别、用途、存储条件等因素，合理规划库存区域布局。将物资分类存放，便于管理和查找。同时，设置明显的标识牌，标明物资名称、规格型号、库存数量等信息。2.库存入库管理入库手续办理：物资到货后，仓库管理人员应根据验收报告办理入库手续。核对物资的名称、规格型号、数量、质量等信息与采购订单一致后，填写入库单，并签字确认。入库单应一式多联，分别交财务部门、采购部门和仓库留存。物资上架：仓库管理人员按照库存布局规划，将入库物资及时上架存放。对于贵重物资、易燃易爆物资等，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.库存盘点管理盘点计划制定：定期制定库存盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等。盘点计划应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。实地盘点：按照盘点计划，组织盘点人员对库存物资进行实地盘点。盘点过程中，应认真核对物资的实际数量与库存账目记录是否一致，同时检查物资的质量状况和存储条件。盘点结果处理：盘点结束后，盘点人员应填写盘点报告，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，编制盘盈盘亏表，并报上级领导审批。根据审批结果，调整库存账目，确保账实相符。4.库存安全管理安全制度建立：建立健全库存安全管理制度，明确仓库管理人员的安全职责。加强对仓库安全设施的检查和维护，确保消防器材、通风设备、防盗设施等完好有效。安全防范措施：仓库应设置明显的安全警示标识，严禁烟火。对易燃易爆物资、有毒有害物资等，应按照相关规定进行单独存储和管理，并采取相应的防火、防爆、防毒、防潮等措施。加强仓库的日常巡查，及时发现和消除安全隐患。应急处理预案：制定库存安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处理措施。定期组织仓库管理人员进行应急演练，提高其应急处置能力。四、供应商付款管理1.付款申请审核供应商提交：供应商根据采购合同或订单约定，在规定时间内向公司提交付款申请单，注明物资名称、规格型号、数量、金额、付款方式、收款账户等信息。供应科初审：供应科收到供应商付款申请单后，对其进行初审。审核内容包括采购合同执行情况、物资验收情况、发票开具情况等。如发现问题，及时与供应商沟通解决。财务部门复审：供应科初审通过后，将付款申请单提交财务部门进行复审。财务部门审核付款金额的准确性、付款方式的合规性、发票的真实性和有效性等。如审核通过，在付款申请单上签字确认。领导审批：财务部门复审通过的付款申请单，报公司领导审批。领导根据公司资金状况和相关规定进行审批，审批通过后，方可办理付款手续。2.付款流程执行资金安排：财务部门根据领导审批意见，安排资金进行付款。如资金不足，应及时与公司相关部门沟通协调，确保付款工作顺利进行。付款操作：财务部门按照付款申请单上的付款方式和收款账户信息，办理付款手续。如采用银行转账方式付款，应确保转账信息准确无误；如采用支票付款，应严格按照支票管理规定填写支票，并做好登记和跟踪工作。付款记录：财务部门对每一笔付款业务进行详细记录，包括付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息。定期对付款记录进行核对和分析，确保付款工作的准确性和合规性。五、信息管理1.采购信息收集与整理市场信息收集：采购人员应关注市场动态，收集物资价格、质量、供应商等方面的信息。通过网络、行业杂志、供应商交流等渠道，及时了解市场变化情况，为采购决策提供参考依据。内部信息整理：供应科应定期整理采购业务相关的内部信息，包括采购申请单、采购订单、验收报告、付款记录等。建立完善的采购信息档案，便于查询和统计分析。2.信息共享与沟通内部沟通：加强供应科与公司内部各部门之间的信息共享与沟通。定期召开采购协调会议，通报采购工作进展情况，协调解决工作中出现的问题。及时向需求部门反馈物资采购进度和到货情况，确保各部门工作的顺利衔接。外部沟通：与供应商保持密切的信息沟通，及时了解其生产经营情况和产品信息。通过建立供应商信息管理系统，实现与供应商之间的信息实时共享，提高采购工作效率。六、人员管理1.岗位职责明确供应科科长职责：全面负责供应科的管理工作，制定采购工作计划和目标，组织实施采购业务，管理供应商关系，协调解决采购工作中的重大问题。采购人员职责：根据采购计划，负责物资的询价、采购谈判、合同签订等工作；跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题；收集市场信息，为采购决策提供参考依据。仓库管理人员职责：负责物资的验收入库、存储保管、发放出库等工作；定期进行库存盘点，确保账实相符；维护仓库安全和环境卫生，做好库存物资的防护工作。2.人员培训与发展培训计划制定：根据供应科人员的岗位需求和业务发展需要，制定年度培训计划。培训内容包括采购业务知识、供应商管理、质量管理、法律法规、职业道德等方面。培训实施：按照培训计划，组织供应科人员参加内部培训、外部培训、在线学习等多种形式的培训活动。鼓励员工自主学习，不断提升业务能力和综合素质。职业发展规划：为供应科人员制定职业发展规划，明确其职业发展方向和晋升通道。根据员工的工作表现和能力水平，提供晋升机会和岗位调整机会，激励员工积极进取。3.绩效考核管理考核指标设定：建立科学合理的绩效考核指标体系，对供应科人员的工作业绩、工作能力、工作态度等方面进行全面考核。考核指标包括采购成本控制、物资供应及时性、物资质量合格率、供应商满意度、库存管理水平等。考核周期与方式：绩效考核周期为月度考核与年度考核相结合。月度考核主要对员工当月的工作表现进行评价，年度考核综合全年工作情况进行评价。考核方式采用自评、上级评价、同事评价、客户评价等相结合的方式，确保考核结果的客观公正。考核结果应用：根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给予奖励，包括奖金、晋升、荣誉证书等；对考核不合格的员