食堂采购报销管理制度

食堂采购报销管理制度一、总则1.目的为了加强公司食堂采购报销管理，规范采购报销流程，确保采购活动的合规性、合理性和高效性，保障食堂食材供应的质量和安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部食堂的所有采购及报销业务。3.基本原则合规性原则：采购报销活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。真实性原则：所提供的采购发票、清单等凭证必须真实、合法、有效。合理性原则：采购行为应基于食堂实际需求，避免浪费和不合理支出。审批流程原则：严格执行采购报销审批流程，确保每笔费用支出得到有效管控。二、采购流程1.需求计划食堂管理员应根据就餐人数、菜品供应计划等因素，提前制定食材采购需求计划。需求计划应明确食材的种类、规格、数量等详细信息。需求计划应定期更新，以适应公司人员变动、季节变化等因素对食材需求的影响。2.供应商选择与管理采购部门负责建立合格供应商名录，通过招标、询价、实地考察等方式，选择具有良好信誉、资质齐全、价格合理、供应能力稳定的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括食材质量标准、价格、交货时间、付款方式等条款。定期对供应商进行评估和考核，根据供应质量、交货及时性、价格合理性等指标，对供应商进行打分。对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。3.采购实施采购人员根据需求计划和供应商名录，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购食材的具体信息，确保双方对采购内容达成一致。采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保食材按时、按质、按量供应。如遇特殊情况需要变更采购订单，应按照规定的审批流程进行操作。采购人员在收到供应商交付的食材时，应认真核对食材的品种、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。如发现问题，应及时与供应商协商解决，并做好记录。三、验收流程1.验收人员职责食堂管理员负责组织食堂采购食材的验收工作。验收人员应具备一定的食材鉴别能力和责任心，熟悉食堂食材的质量标准和验收流程。验收人员应在规定的时间内对采购的食材进行验收，确保食材在入库或使用前得到有效检验。2.验收标准食材质量应符合国家相关食品安全标准和公司食堂的具体要求。验收人员应检查食材的新鲜度、色泽、口感、有无异味、有无变质等情况。食材数量应与采购订单一致。验收人员应认真核对送货清单上的数量，并进行实际清点。食材规格应符合采购订单要求。验收人员应检查食材的大小、重量、包装等是否符合规定。3.验收记录验收人员应填写验收记录，详细记录食材的名称、规格、数量、质量状况、验收时间、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。如发现食材存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时填写《采购验收不合格报告》，说明问题情况，并提出处理建议。四、报销流程1.报销凭证要求采购人员应在采购完成后及时收集整理报销凭证，包括采购发票、送货清单、验收记录等。采购发票应真实、合法、有效，发票内容应与采购内容一致，包括食材名称、规格、数量、单价、金额等信息。发票上应加盖供应商发票专用章。送货清单应详细记录采购食材的品种、规格、数量、供应商名称等信息，并由供应商签字确认。验收记录应作为报销的必要附件，证明采购食材已通过验收。2.报销申请采购人员将整理好的报销凭证粘贴在《费用报销单》上，并按照要求填写报销单的各项内容，包括报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息。采购人员将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人进行初审。3.部门初审部门负责人对采购报销事项的真实性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购是否符合食堂需求计划、报销凭证是否齐全有效、金额计算是否准确等。如部门负责人审核通过，在《费用报销单》上签字并注明审核意见；如发现问题，应退回采购人员并要求其补充或更正相关信息。4.财务审核采购人员将经过部门初审的《费用报销单》及相关报销凭证提交给财务部门进行审核。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核发票真伪、报销金额是否符合公司规定、报销流程是否完整等。如财务人员审核通过，在《费用报销单》上签字；如发现问题，应及时与采购人员沟通，要求其提供补充资料或作出解释，直至审核通过。5.审批签字财务审核通过的《费用报销单》按照公司审批权限规定，提交给相应级别的领导进行审批签字。审批领导应根据公司财务制度和相关规定，对采购报销事项进行最终审批。审批通过后，在《费用报销单》上签字确认。6.报销支付财务部门根据审批通过的《费用报销单》，按照公司规定的付款方式和时间，办理报销支付手续。如采用银行转账方式支付，财务人员应确保收款账户信息准确无误；如采用现金支付，应严格按照现金管理规定进行操作。五、采购报销审批权限1.一般采购报销审批单次采购金额在[X]元以下的，由食堂管理员初审，部门负责人审核，财务人员审核后，报分管领导审批。2.较大金额采购报销审批单次采购金额在[X]元至[X]元之间的，由食堂管理员初审，部门负责人审核，财务人员审核后，报分管领导审批，再报总经理审批。3.重大金额采购报销审批单次采购金额在[X]元以上的，由食堂管理员初审，部门负责人审核，财务人员审核后，报分管领导、总经理审批，必要时提交公司领导班子会议审议。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对食堂采购报销业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、报销凭证的真实性和合规性、审批流程的完整性等。对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门负责对食堂采购报销业务进行日常财务监督，审核报销凭证的合法性、合规性、准确性，确保采购费用支出符合公司财务制度和相关规定。财务部门应定期对食堂采购报销数据进行统计分析，及时发现异常情况，并向相关部门反馈。3.其他监督公司纪检监察部门对食堂采购报销业务进行监督检查，重点关注采购过程中的廉洁自律情况，防止出现违规违纪行为。员工有权对食堂采购报销业务中的违规行为进行举报，公司将对举报内容进行认真调查核实，并对举报人予以保护和奖励。七、违规处理1.对采购人员的违规处理如采购人员在采购过程中存在弄虚作假、收受回扣、以次充好等违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。如因采购人员违规行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究其赔偿责任。2.对验收人员的违规处理如验收人员在验收过程中存在敷衍了事、故意隐瞒质量问题等违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。如因验收人员违规行为导致不合格食材进入食堂，给公司造成不良影响或经济损失的，公司将依法追究其赔偿责任。3.对报销人员的违规处理如报销