供货方考察管理制度

供货方考察管理制度一、总则1.目的为了加强对供货方的管理与考察，确保所采购的物资、服务等符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有与供货方相关的考察活动，包括但不限于原材料供应商、零部件供应商、设备供应商、服务供应商等。3.原则全面评估原则：从供货方的资质、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等多个方面进行全面考察评估。客观公正原则：考察过程应客观、公正，依据事实和标准进行评价，避免主观偏见。动态管理原则：对供货方进行动态跟踪管理，根据考察结果及时调整合作策略。二、考察流程（一）考察准备1.需求分析采购部门根据公司生产经营计划和实际需求，明确所需物资或服务的规格、数量、质量要求等。技术部门协助采购部门确定技术标准和技术参数。2.组建考察小组采购部门牵头，会同质量部门、技术部门、财务部门等相关人员组成考察小组。明确考察小组各成员的职责分工，确保考察工作的顺利进行。3.制定考察计划根据需求分析结果，制定详细的考察计划，包括考察时间、地点、内容、方式等。提前与供货方沟通考察事宜，确保供货方做好相应准备。（二）初次考察1.资质审查收集供货方的营业执照、生产许可证、经营许可证、税务登记证等相关资质证明文件。核实供货方的经营范围、经营状况、信用记录等情况。检查供货方是否具备相关行业的准入资格。2.生产能力考察实地考察供货方的生产场地、生产设备、工艺流程等，评估其生产规模和生产能力。了解供货方的人员配备情况，包括技术人员、生产工人的数量和素质。考察供货方的生产计划安排和生产管理水平。3.质量控制考察查看供货方的质量管理体系文件，如质量手册、程序文件、作业指导书等。检查供货方的质量检验设备和检验流程，了解其质量检验能力。询问供货方的质量控制措施和质量改进情况。4.价格水平评估要求供货方提供详细的报价清单，包括产品价格、运输费用、税费等。对比市场同类产品价格，评估供货方价格的合理性。与供货方协商价格条款，争取有利的采购价格。5.售后服务考察了解供货方的售后服务承诺，如产品保修期限、维修响应时间、售后服务网点分布等。考察供货方的售后服务团队的技术水平和服务态度。查阅供货方的售后服务记录，了解其处理客户投诉的能力和效率。（三）考察报告撰写1.考察小组各成员根据各自负责的考察内容，撰写考察记录记录应详细、准确，包括考察过程中发现的问题、优点以及相关证据。2.考察小组汇总考察记录，共同撰写考察报告考察报告应包括供货方基本情况、考察内容及结果、综合评价意见等。对供货方的优势和不足进行客观分析，并提出是否适合作为公司供货方的建议。（四）考察结果审批1.考察报告提交给采购部门负责人审核采购部门负责人对考察报告的内容和结论进行审核，确保考察结果真实、准确。2.审核通过后，考察报告提交给公司主管领导审批公司主管领导根据考察报告和公司实际情况，做出是否选择该供货方的决策。（五）确定供货方1.根据考察结果审批意见，确定供货方名单对于符合公司要求的供货方，纳入公司合格供货方名录。对于不符合要求的供货方，明确告知其考察结果，并说明不予选择的原因。2.与确定的供货方签订合作协议合作协议应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。确保合作协议符合法律法规和公司利益要求。三、供货方日常管理（一）供货方档案建立1.采购部门负责为每个合格供货方建立档案档案内容包括供货方基本信息、考察报告、合作协议、订单记录、质量检验报告、付款记录、售后服务记录等。2.定期更新供货方档案及时将与供货方相关的新信息、新情况录入档案，确保档案信息的完整性和准确性。（二）供货方业绩评估1.采购部门定期对供货方的业绩进行评估评估指标包括交货及时性、产品质量、价格执行情况、售后服务质量等。2.制定业绩评估标准明确各项评估指标的权重和评分标准，确保评估结果客观公正。3.根据业绩评估结果，对供货方进行分类管理对于业绩优秀的供货方，给予适当的奖励和优惠政策，如增加订单量、优先付款等。对于业绩较差的供货方，发出书面警告，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，考虑终止合作关系。（三）供货方动态跟踪1.采购部门定期对供货方进行实地回访或电话沟通了解供货方的生产经营状况、产品质量情况、售后服务情况等。及时发现并解决合作过程中出现的问题。2.关注供货方所在行业的发展动态和政策变化评估其对公司采购业务可能产生的影响，并提前做好应对措施。3.收集供货方的反馈意见了解供货方在与公司合作过程中遇到的困难和问题，以及对公司采购工作的建议。根据反馈意见，不断改进公司的采购管理工作。四、供货方再考察（一）再考察情形1.定期再考察根据公司规定，对合格供货方定期进行再考察，一般每年进行一次全面再考察。2.不定期再考察在以下情况下，对供货方进行不定期再考察：供货方发生重大质量问题或交货延迟等严重违约行为。公司采购需求发生重大变化，对供货方的产品或服务有新的要求。供货方所在行业出现重大变革或政策调整，可能影响其供货能力。收到其他相关方对供货方的负面反馈。（二）再考察流程1.再考察准备阶段与初次考察准备阶段类似明确再考察的目的、范围和重点内容。组建再考察小组，制定再考察计划。2.再考察实施阶段根据再考察目的和重点，有针对性地对供货方进行考察。重点关注上次考察中发现的问题是否得到改进，以及供货方在新情况下的表现。3.再考察报告撰写与审批阶段考察小组撰写再考察报告，详细说明再考察情况和结果。再考察报告经采购部门负责人审核后，提交公司主管领导审批。4.根据再考察结果进行处理对于再考察合格的供货方，继续保持合作关系。对于再考察不合格的供货方，视情况采取警告、限期整改、暂停合作或终止合作等措施。五、考核与奖惩（一）考核1.对考察小组各成员在供货方考察工作中的表现进行考核考核内容包括考察工作的准确性、及时性、全面性等方面。2.对采购部门在供货方管理工作中的整体绩效进行考核考核指标包括合格供货方数量、供货方业绩提升情况、采购成本控制、质量保障等方面。（二）奖惩1.对于在供货方考察和管理工作中表现优秀的个人和部门给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升机会等。2.对于在供货方考察和管理工作中存在失误或违规行为的个人和部门视情节轻重给予批评教育、扣发奖金、降职等处罚。对于