门禁通卡使用管理制度

门禁通卡使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司门禁通卡的使用管理，保障公司安全与正常秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、临时工作人员以及因工作需要进入公司的外部人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保公司人员、财产及信息安全，防止未经授权的人员进入公司区域。2.规范使用原则：门禁通卡的使用应严格遵守本制度规定，做到规范、有序。3.责任明确原则：明确门禁通卡使用过程中各相关人员的责任，确保管理到位。二、门禁通卡的种类及功能（一）员工卡1.面向公司正式员工发放，是员工进入公司办公区域、楼层通道、特定功能区域等的唯一有效凭证。2.具备考勤功能，员工通过门禁系统刷卡记录考勤信息。3.部分员工卡可根据权限设置开启相应的办公室门、资料室门等。（二）临时卡1.发放给因工作需要临时进入公司的人员，如供应商、合作方、访客等。2.临时卡具有临时通行权限，仅在规定的时间和区域内有效。3.临时卡一般由接待部门或相关负责人在门禁管理处登记领取，并在使用完毕后及时交回。（三）贵宾卡1.针对公司重要贵宾、合作伙伴等特殊人员发放。2.贵宾卡除具备一般通行权限外，可能还享有一些特殊待遇，如进入特定高级别区域、优先通行等。三、门禁通卡的申请与发放（一）员工卡1.新员工入职时，由人力资源部门负责通知行政部门为其办理门禁通卡。2.行政部门根据员工所在部门及工作区域，设置相应的门禁权限，并将员工卡发放给员工本人。3.员工应妥善保管个人门禁通卡，如有遗失、损坏应及时向行政部门挂失并申请补办。（二）临时卡1.外部人员因工作需要进入公司，接待部门或相关负责人应提前与行政部门联系，说明来访人员身份、事由、预计停留时间等信息。2.行政部门审核通过后，由接待人员或相关负责人到门禁管理处填写《临时卡申请表》，并提交有效身份证件等相关材料进行登记。3.门禁管理人员根据申请内容发放临时卡，并告知临时卡使用注意事项。（三）贵宾卡1.对于公司贵宾、重要合作伙伴等需要发放贵宾卡的人员，由公司高层领导或相关业务部门负责人提出申请。2.申请时需详细说明贵宾身份、来访目的、接待要求等信息。3.经公司领导审批同意后，行政部门按照贵宾卡的功能设定及特殊要求进行制作和发放。四、门禁通卡的使用规定（一）刷卡通行1.所有人员进入公司门禁区域时，应主动出示门禁通卡，在门禁读卡器前刷卡，待门禁系统验证通过、指示灯显示绿色并听到"嘟"声后，方可推门进入。2.刷卡时应保持卡面与读卡器平行，距离适中，避免因刷卡距离过远、过快或卡面倾斜导致刷卡失败。3.严禁使用他人门禁通卡刷卡进入公司，一经发现，将按照公司相关规定进行处理。（二）特殊情况处理1.若门禁通卡无法正常刷卡通行，如卡损坏、电量不足等，持卡人应及时向门禁管理人员说明情况。2.门禁管理人员核实情况后，可采用手动开门或其他应急方式为持卡人开门，并记录相关情况。3.持卡人应尽快前往行政部门办理门禁通卡的更换或维修手续。（三）多人同行1.多人同时进入门禁区域时，应依次刷卡进入，不得拥挤、插队。2.若遇门禁通道较窄或通行不便的情况，应主动为他人提供便利，有序通过。（四）携带物品通行1.员工携带较大尺寸或较多物品进入公司时，应主动配合门禁管理人员的检查，确保物品符合公司安全规定。2.严禁携带易燃易爆、危险化学品、管制刀具等违禁物品进入公司。3.对于携带贵重物品或重要文件资料进入公司的人员，门禁管理人员有权进行必要的询问和检查，以保障公司安全。（五）门禁区域限制1.员工应严格按照门禁权限进入相应的区域，不得擅自进入未经授权的区域。2.如因工作需要进入受限区域，应提前向相关部门或负责人申请，经批准后由专人陪同进入，并在规定时间内离开。3.严禁在门禁区域内吸烟、大声喧哗、追逐打闹等，保持门禁区域的安静和整洁。五、门禁通卡的权限管理（一）权限设置原则1.根据员工工作职责、岗位需求等因素，合理设置门禁通卡的权限范围。2.权限设置应遵循最小化原则，即员工仅拥有完成其工作所需的最低门禁权限。3.对于涉及公司核心机密、重要资产等区域，应设置严格的门禁权限，限制无关人员进入。（二）权限调整1.员工因工作调动、岗位变动等原因需要调整门禁权限时，由所在部门负责人提出申请，经人力资源部门审核后，报行政部门进行权限调整。2.行政部门根据申请内容，及时修改门禁系统中员工的权限信息，并通知员工本人。3.门禁权限调整应在员工岗位变动后[X]个工作日内完成，确保工作的正常开展。（三）权限审核1.对于新入职员工、临时人员及贵宾的门禁权限申请，行政部门应进行严格审核。2.审核内容包括人员身份信息、申请事由、预计停留时间、权限合理性等。3.对于涉及重要区域或高安全级别的权限申请，必要时需报公司领导审批。六、门禁通卡的挂失、补办与注销（一）挂失1.员工发现门禁通卡遗失后，应立即向行政部门挂失，以免被他人冒用。2.挂失时需提供本人有效身份证件及相关信息，如员工姓名、部门、卡号等。3.行政部门在接到挂失申请后，应及时冻结该门禁通卡的使用权限，防止他人继续使用。（二）补办1.挂失成功后，员工可向行政部门申请补办门禁通卡。2.补办时需填写《门禁通卡补办申请表》，并缴纳补办费用（如有）。3.行政部门审核通过后，重新制作门禁通卡，并按照原权限设置进行发卡。4.补办后的门禁通卡卡号与原卡不同，员工应妥善保管新卡，并及时更新相关系统信息。（三）注销1.员工离职、调岗或因其他原因不再需要门禁通卡时，所在部门应及时通知行政部门办理注销手续。2.员工需将门禁通卡交回行政部门，经核实无误后，行政部门在门禁系统中注销该卡的使用权限。3.对于临时卡和贵宾卡，在使用期限届满或任务完成后，接待部门或相关负责人应及时将卡片交回门禁管理处进行注销。七、门禁系统的管理与维护（一）系统管理1.行政部门指定专人负责门禁系统的日常管理，包括权限设置、数据维护、故障排除等。2.门禁系统管理人员应定期对系统数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.严格控制门禁系统的操作权限，非系统管理人员不得擅自修改系统参数和设置。（二）设备维护1.定期对门禁读卡器、门锁、控制器等设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.发现设备故障或损坏时，应及时通知专业维修人员进行维修，并记录维修情况。3.根据设备使用情况和寿命周期，适时进行设备更新和升级，以提高门禁系统的安全性和稳定性。（三）安全防范1.加强门禁系统的安全防范措施，如设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵。2.门禁系统管理人员应密切关注系统运行状态，及时发现和处理异常情况，并做好记录。3.配合公司安全管理部门，定期对门禁系统进行安全评估和检查，不断完善安全防范机制。八、监督与检查（一）日常巡查1.公司安全管理部门或行政部门应定期对门禁通卡的使用情况进行巡查，检查员工是否规范使用门禁通卡、是否存在违规进入受限区域等情况。2.巡查人员应做好巡查记录，发现问题及时纠正，并向相关部门反馈。（二）违规处理1.对于违反门禁通卡使用管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。2.对于首次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并要求其立即改正。3.对于多次违规或情节严重的员工，将按照公司相关规定进行通报批评、罚款、降职降薪等处理，直至解除劳动合同。4.对于外部人员违规使用门禁通卡的情况，接待部门或相关负责人应及时制止，并通知行政部门进行处理。处理方式包括警告、拒绝再次接待、追究相关法律责任等。（三）考核评估1.将门禁通卡使用管理情况纳入公司安全管理考核体系，对各部门的门禁管理工作进行考核评估。2.考核内容包括门禁通卡的发放与回收情况、权限管理情况、违规处理