规范案件结案管理制度

规范案件结案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司案件管理，规范案件处理流程，确保案件能够及时、有效地结案，维护公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类案件，包括但不限于法律纠纷案件、劳动争议案件、合同纠纷案件等。（三）基本原则1.依法依规原则：案件处理过程严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.及时高效原则：各部门应积极配合，提高案件处理效率，确保案件尽快结案。3.责任明确原则：明确案件处理过程中各环节的责任主体，确保责任落实到人。4.保密原则：对案件处理过程中涉及的商业秘密、个人隐私等信息严格保密。二、案件受理与登记（一）案件来源1.内部发现：公司各部门在日常工作中发现的涉及公司权益的案件线索。2.外部通知：收到法院、仲裁机构、行政机关等外部机构送达的与公司相关的案件文书。3.投诉举报：来自客户、合作伙伴、员工或其他第三方的投诉、举报涉及公司的案件。（二）受理流程1.当案件线索出现时，发现人应及时填写《案件受理登记表》，详细记录案件的基本信息，包括案件来源、当事人信息、案件简要情况等。2.将填写好的《案件受理登记表》提交至所在部门负责人。部门负责人对案件进行初步评估，判断是否属于本部门职责范围以及是否需要启动案件处理程序。3.若部门负责人认为需要处理，应在《案件受理登记表》上签署意见，并将其转交至法务部门（或指定的案件处理牵头部门）。法务部门收到《案件受理登记表》后，进行进一步的审核和分析，确定案件的性质、严重程度以及处理策略。（三）登记内容《案件受理登记表》应包含以下内容：1.案件编号：由法务部门统一编制，以便对案件进行唯一标识和跟踪管理。2.案件来源：注明案件是内部发现、外部通知还是投诉举报等。3.当事人信息：包括双方当事人的姓名、联系方式、地址等。4.案件简要情况：对案件发生的时间、地点、经过、涉及的主要事项等进行简要描述。5.受理时间：记录案件正式受理的日期。6.受理部门：填写负责受理该案件的部门名称。7.处理状态：用于跟踪案件处理进度，如正在处理、已结案等。三、案件处理职责分工（一）法务部门职责1.负责对案件进行法律分析，提供专业的法律意见和解决方案。2.起草、审核相关法律文书，如起诉状、答辩状、仲裁申请书、合同等。3.代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序，出庭应诉或参与仲裁活动。4.协调公司内部各部门之间的工作，确保案件处理过程中的信息沟通顺畅。5.对案件处理结果进行评估和总结，为公司提供法律风险防范建议。（二）相关业务部门职责1.协助法务部门收集、整理与案件相关的证据材料和业务资料。2.提供案件处理过程中所需的业务支持和专业知识，如技术问题解释、行业惯例说明等。3.根据法务部门的要求，参与案件处理过程中的协商、调解等活动。4.执行案件处理结果，如履行合同义务、落实整改措施等。（三）其他部门职责1.财务部门负责提供案件处理所需的财务支持，如资金预算、费用报销等。2.行政部门负责提供案件处理过程中的行政协助，如办公场地安排、文件传递等。四、案件处理流程（一）制定处理方案1.法务部门在对案件进行全面分析后，制定详细的案件处理方案。处理方案应包括案件处理目标、策略、步骤、时间节点以及各阶段的责任人等内容。2.处理方案应充分考虑案件的实际情况和可能面临的风险，确保方案具有可操作性和有效性。3.将制定好的处理方案提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体利益和案件实际情况，对处理方案进行审核并提出修改意见或批准实施。（二）证据收集与整理1.根据处理方案的要求，相关业务部门和法务部门共同开展证据收集工作。证据收集应遵循合法、客观、全面的原则，确保证据的真实性、关联性和合法性。2.对收集到的证据进行分类整理，建立证据清单。证据清单应详细记录证据的名称、来源、证明内容等信息，以便于查阅和使用。3.将整理好的证据材料提交给法务部门进行审核。法务部门对证据的形式和内容进行审查，确保证据能够有效支持公司的主张。（三）法律文书起草与审核1.法务部门根据案件处理需要，起草相关法律文书，如起诉状、答辩状、仲裁申请书、合同等。法律文书应准确表达公司的诉求和立场，语言规范、逻辑严谨。2.将起草好的法律文书提交给公司内部相关部门进行审核。审核部门应从业务角度、法律角度以及公司整体利益等方面对法律文书进行审查，提出修改意见。3.法务部门根据审核意见对法律文书进行修改完善，确保法律文书的质量。修改后的法律文书再次提交给公司分管领导审批。分管领导审批通过后，法律文书方可正式使用。（四）案件审理与应对1.对于诉讼案件，法务部门代表公司出庭应诉。在庭审过程中，应按照法定程序进行陈述、举证、质证等活动，维护公司的合法权益。2.对于仲裁案件，法务部门参与仲裁活动，与仲裁机构和对方当事人进行沟通协商。根据仲裁庭的要求，按时提交相关材料，参加仲裁庭审。3.在案件审理过程中，根据实际情况及时调整处理策略。如发现新的证据或情况变化，应及时向公司分管领导汇报，并对处理方案进行相应调整。（五）协商与调解1.在案件处理过程中，根据实际情况适时开展协商与调解工作。协商与调解应遵循自愿、合法、公平的原则，寻求双方都能接受的解决方案。2.法务部门负责与对方当事人进行沟通协商，提出公司的调解方案。相关业务部门根据需要参与协商过程，提供必要的支持和配合。3.如协商达成一致意见，应签订书面协议。协议内容应明确双方的权利义务、履行方式和期限等，确保协议具有可执行性。4.如调解未能成功，应及时恢复案件的审理程序，按照原处理方案继续推进案件处理工作。（六）执行与结案1.案件处理结果生效后，相关业务部门负责按照处理结果执行相应的义务。如履行合同约定、支付赔偿款项、落实整改措施等。2.执行过程中，应及时向法务部门反馈执行情况。法务部门对执行情况进行跟踪监督，确保执行工作顺利完成。3.当案件的所有处理事项均已完成，且执行情况符合处理结果要求时，由法务部门填写《案件结案申请表》，提交至公司分管领导审批。4.分管领导审批通过后，案件予以结案。法务部门负责将案件相关资料进行整理归档，建立案件档案。案件档案应包括案件受理登记表、处理方案、证据材料、法律文书、庭审记录、调解协议、执行情况等资料。五、案件跟踪与监督（一）建立案件跟踪机制1.法务部门负责建立案件跟踪台账，对每个案件的处理进度进行详细记录。跟踪台账应包括案件编号、当事人信息、处理阶段、时间节点、责任人等内容。2.定期对案件跟踪台账进行更新，及时掌握案件处理的最新情况。如发现案件处理过程中出现延误或异常情况，应及时进行调查并采取相应措施。（二）监督检查1.公司内部设立案件监督检查小组，由法务部门牵头，相关业务部门参与。监督检查小组定期对案件处理情况进行检查，确保案件处理工作按照规定流程和时间节点进行。2.检查内容包括案件处理程序的合规性、证据收集与整理情况、法律文书起草与审核情况、案件审理与应对情况、协商与调解情况以及执行与结案情况等。3.对检查中发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和责任人进行整改。整改完成后，对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）信息沟通与汇报1.案件处理过程中，各部门之间应保持密切的信息沟通。法务部门定期组织召开案件协调会，通报案件处理进展情况，协调解决案件处理过程中存在的问题。2.相关业务部门应及时向法务部门反馈案件处理过程中遇到的困难和问题，以便法务部门及时调整处理策略。3.法务部门应定期向公司分管领导汇报案件处理情况，重大案件应随时汇报。汇报内容应包括案件处理进度、存在的问题、下一步工作计划等。六、案件归档与保管（一）归档要求1.案件结案后，法务部门应及时将案件相关资料进行整理归档。归档资料应齐全、完整、规范，能够准确反映案件处理的全过程。2.归档资料应按照案件类别、时间顺序进行分类整理，建立清晰的档案目录。档案目录应包括案件编号、资料名称、页码、归档日期等信息，便于查阅和检索。3.对归档资料进行编号，并制作档案索引。档案索引应与档案目录相对应，方便快速查找所需资料。（二）保管期限1.案件档案的保管期限根据国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，诉讼案件档案的保管期限为自案件结案之日起[x]年，仲裁案件档案的保管期限为自案件结案之日起[x]年。2.对于涉及公司重大权益、具有典型意义或可能对公司未来发展产生影响的案件档案，保管期限可适当延长。（三）保管方式1.案件档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和时间顺序排列整齐。2.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中。电子档案的命名应与纸质档案一致，便于查找和核对。3.定期对案件档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。如发现档案损坏或丢失，应及时采取措施进行修复或补充。七、责任追究（一）责任界定1.在案件处理过程中，因故意或重大过失导致公司权益受损的，应追究相关责任人的责任。2.责任人包括案件处理过程中涉及的直接责任人、部门负责人以及其他相关人员。（二）责任追究方式1.对于轻微过失导致案件处理出现失误的，给予责任人批评教育、警告等处分。2.对于因重大过失导致公司权益遭受较大损失的，给予责任人记过、记大过、降职等处分，并要求责任人承担相应的经济赔偿责任。3.对于因故意行为导致公司权益遭受重大损失的，给予责任人撤职、开除等处分，并依法追究其法律责任。（三）责任追究程序1.由法务部门或其他相关部门对案件处理过程进行调查，确定责任人及责任程度。