院校基建合同管理制度

院校基建合同管理制度一、总则（一）目的为加强院校基建合同管理，规范基建项目合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，保障学院合法权益，确保基建项目顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院校所有基建工程项目涉及的勘察、设计、施工、监理、材料设备采购等各类合同的管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同的签订、履行等活动合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，充分协商达成一致意见。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害任何一方的利益。4.诚实守信原则双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签订管理（一）合同承办部门及职责1.基建管理部门负责基建项目合同的起草、谈判、送审等工作，组织相关人员对合同条款进行审核，确保合同内容符合项目要求和学院利益。2.财务部门参与合同审核，重点审核合同价款、支付方式、结算办法等财务条款，确保财务风险可控。3.审计部门对重大基建合同进行审计监督，审查合同的合法性、合规性、合理性等。（二）合同签订流程1.项目立项后，基建管理部门根据项目情况确定合同承办人，承办人负责收集与合同相关的资料，如项目审批文件、设计图纸、技术规范等。2.承办人根据项目要求起草合同文本，合同文本应明确双方的权利义务、工程内容、质量标准、工期要求、价款支付、违约责任等条款。3.合同文本初稿完成后，基建管理部门组织相关部门进行内部审核，审核内容包括合同条款的完整性、准确性、合法性、合规性等。对于审核中提出的意见，承办人应及时进行修改完善。4.审核通过后的合同文本提交学院领导审批，审批通过后加盖学院公章。5.合同签订时，双方应仔细核对合同条款，确保合同内容与审批后的文本一致。合同签订后，承办人应及时将合同副本分送基建管理部门、财务部门、审计部门等相关部门存档。（三）合同签订注意事项1.合同主体资格审查签订合同前，应对对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等进行审查，确保对方具有签订合同的主体资格和履行合同的能力。2.合同条款明确具体合同条款应清晰、明确、具体，避免模糊不清或歧义性条款。对于工程内容、质量标准、工期要求、价款支付等关键条款，应详细约定，确保双方权利义务明确。3.违约责任约定明确双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式等，以约束双方严格履行合同义务。对于可能出现的风险，应制定相应的防范措施和违约责任。4.争议解决方式约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，以便在合同履行过程中发生争议时能够及时、有效地解决。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定合同签订后，基建管理部门应根据合同要求制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，确保合同顺利履行。（二）合同履行跟踪与监督1.基建管理部门负责对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握工程进度、质量、安全等方面的情况。定期召开合同履行协调会，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.财务部门按照合同约定的支付方式和时间，及时办理款项支付手续。同时，对合同价款的支付情况进行监督，确保支付合规。3.审计部门对合同履行情况进行审计监督，重点审查合同执行的真实性、合法性、效益性等，发现问题及时提出整改意见。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，应由合同承办人提出书面申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.基建管理部门组织相关部门对变更申请进行审核，审核通过后报学院领导审批。3.经学院领导审批同意后，双方签订合同变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止管理1.合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行验收结算，办理合同终止手续。2.合同终止后，基建管理部门应及时整理合同档案，将合同原件、相关资料等归档保存。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.基建管理部门会同财务部门、审计部门等相关部门，对基建合同可能面临的风险进行识别，包括法律风险、财务风险、质量风险、工期风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项应对等措施；对于一般风险事项，可采取常规管理、定期检查等措施。2.加强合同签订前的风险审查，对可能存在的风险进行充分评估，并在合同条款中予以明确约定，以降低风险发生的可能性。3.在合同履行过程中，密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施，确保风险得到有效控制。五、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，承办人应及时将合同文本及相关资料收集齐全，包括合同审批表、招标文件、投标文件、中标通知书、合同变更协议、验收报告、结算文件等。2.对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行编号归档，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管与查阅1.设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.建立合同档案查阅制度，明确查阅权限和查阅流程。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制合同档案。因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人和学院领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应做好查阅记录。（三）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，由基建管理部门提出档案销毁申请，经学院领导批准后，按照相关规定进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照审批程序进行，确保档案销毁过程的安全、规范。销毁记录应妥善保存。六、监督与考核（一）监督检查1.学院定期对基建合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度要求，合同风险是否得到有效控制。2.监督检查可采取查阅合同档案、实地查看、听取汇报等方式进行，对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立基建合同管理考核评价机制，对合同管理部门及相关责任人的工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的规范性、合同履行的情况、风险防控的效果、档案管理的水平等。2.考核评价结果作为部门和个人绩效