财务共享报销管理制度

财务共享报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，提高财务工作效率，确保公司各项费用支出的合理性、合规性，特制定本财务共享报销管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司的经营活动需要，具有合理的商业目的。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照公司审批权限提交相关领导审批。2.审批通过后的《费用申请表》作为费用报销的依据之一。（二）费用报销1.费用发生后，员工应在规定时间内整理好相关报销凭证，包括发票、收据、审批单等，并按照财务要求进行粘贴和分类。2.将整理好的报销凭证提交至所在部门的财务对接人或共享服务中心。3.财务对接人或共享服务中心对报销凭证进行初步审核，检查凭证的真实性、完整性、合规性等，对于不符合要求的报销凭证，应及时退回员工补充或更正。（三）财务审核1.共享服务中心的财务人员对报销凭证进行详细审核，重点审核以下内容：费用是否符合公司的报销标准和相关规定。报销凭证的真实性、合法性，发票是否为正规发票，是否有税务监制章等。审批流程是否完整，各级审批签字是否齐全。费用明细是否清晰，与申请用途是否一致。2.对于审核通过的报销凭证，财务人员进行账务处理；对于审核不通过的报销凭证，财务人员应出具审核意见，说明原因，并退回员工重新办理报销手续。（四）报销支付1.经财务审核通过的报销申请，按照公司的资金支付流程进行支付。2.对于符合支付条件的报销款项，财务部门将在规定时间内安排付款，付款方式可根据公司实际情况选择银行转账、支票等。3.员工应及时关注报销款项的到账情况，如有疑问应及时与财务部门沟通。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：根据员工职级和出行目的，规定不同舱位的报销标准。例如，职级较高的员工可乘坐商务舱，一般员工乘坐经济舱。火车票：按照不同车次和座位类型设定报销额度，如高铁二等座、动车二等座、普通列车硬座等。长途汽车票：根据实际票价报销，但需提供正规车票。市内交通费：员工在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具的费用，按照出差天数给予一定的包干补贴，补贴标准根据出差地区的经济水平分为不同档次。2.住宿费用根据出差地区的类别，分为一类地区、二类地区等，设定不同的住宿报销标准。例如，一类地区的住宿费标准较高，二类地区相对较低。员工应选择符合公司规定标准的酒店住宿，并取得正规发票。3.餐饮补贴按照出差自然天数给予餐饮补贴，补贴标准根据地区差异分为不同档次，补贴用于员工在出差期间的餐饮支出，不再另行报销餐饮发票。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，且必须有明确的业务目的。2.招待费用的报销应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间等信息，并附上相应的发票和消费清单。3.招待标准根据招待对象的重要程度和业务性质分为不同档次，一般应遵循勤俭节约的原则，避免铺张浪费。（三）办公费1.办公用品、办公设备等购置费用，应按照公司的采购流程进行采购，取得正规发票后方可报销。2.对于批量采购的办公用品，应建立相应的库存管理制度，领用和报销时按照实际领用数量进行核算。3.办公设备的购置应符合公司的资产配置标准，达到一定金额的办公设备应按照公司固定资产管理规定进行登记和折旧。（四）通讯费1.员工因工作需要发生的通讯费用，根据职级和工作岗位的不同，设定不同的报销标准。2.报销方式可选择实报实销或定额补贴，实报实销的需提供正规的通讯费用发票，定额补贴的不再另行报销通讯费用发票。（五）其他费用其他费用如会议费、培训费、差旅费等，应根据实际发生情况，按照公司相关规定和审批流程进行报销。报销时需提供相关的会议通知、培训记录、出差审批单等证明材料。四、报销凭证要求（一）发票要求1.报销发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。2.发票内容应填写完整，包括发票抬头（必须为公司全称）、日期、项目、金额、税率等信息，且发票内容应与实际业务相符。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具发票。4.对于增值税专用发票，应按照税务规定进行认证和抵扣，确保发票信息的准确性和合规性。（二）其他凭证要求1.除发票外，其他报销凭证如收据、审批单等也应真实、合法、有效。2.收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，对于财政监制的收据，应符合相关规定。3.审批单应按照公司规定的格式填写，各级审批签字应齐全，审批意见应明确。五、报销审批权限（一）一般费用报销审批1.员工报销金额在一定限额以下（如[x]元）的，由部门负责人审批。2.部门负责人报销金额在一定限额以下（如[x]元）的，由分管领导审批。3.分管领导报销金额在一定限额以下（如[x]元）的，由总经理审批。4.总经理报销金额在一定限额以下（如[x]元）的，由董事长审批。（二）重大费用报销审批对于超过上述一般费用报销审批限额的重大费用报销，需经过公司管理层集体审议通过，具体审批流程和权限根据公司实际情况另行规定。（三）特殊情况报销审批对于一些特殊情况的费用报销，如涉及重大项目、紧急业务等，可根据公司相关规定进行特事特办，但必须经过相关领导的特别审批，并在报销凭证上注明特殊情况说明。六、财务共享服务中心职责（一）报销业务受理负责接收员工提交的报销凭证，对凭证的完整性进行初步审核，确保报销资料齐全。（二）报销审核按照公司报销制度和财务规定，对报销凭证进行详细审核，包括费用的合理性、合规性、真实性等方面的审核，提出审核意见。（三）账务处理对审核通过的报销凭证进行账务处理，及时准确地记录公司的费用支出，确保财务数据的准确性。（四）沟通协调与员工、部门负责人、财务对接人等进行沟通协调，解答报销过程中的疑问，处理报销过程中出现的问题。（五）数据分析与报告定期对报销数据进行分析，形成报销情况报告，为公司财务管理提供决策支持。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对报销业务进行审计，检查报销制度的执行情况，是否存在违规报销行为。（二）财务自查财务部门定期对报销业务进行自查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善报销管理制度。（三）员工监督鼓励员工对违规报销行为进行监督举报，对于经查实的违规行为，将按照公司规定进行严肃处理。八、违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，如伪造发票、收据等。2.虚报费用，故意夸大费用支出金额。3.未经审批擅自报销费用。4.报销不符合公司规定标准的费用。5.其他违反公司报销管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其退还违规报销的费用。2.对于多次违规或情节严重的员工，除退还违规报销费用外，还将根据公司规定给予相应的经济处罚，如扣除绩效奖金、罚款等，同时可