财务报销规章管理制度

财务报销规章管理制度总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，保障公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，遵循合理、必要、节约的原则。审批合规原则：所有报销必须按照规定的审批流程进行，未经审批不得报销。及时性原则：员工应及时办理报销手续，不得拖延，以确保财务数据的及时准确。报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。费用申请表需经部门负责人审核签字，确保费用支出的合理性和必要性。2.报销凭证准备费用发生后，员工应及时收集相关的报销凭证，包括发票、收据、合同、协议等。报销凭证应符合国家法律法规的规定，发票必须是正规税务发票，且发票内容应与实际业务相符，字迹清晰，印章齐全。对于涉及实物采购的报销，还应提供采购清单、验收证明等相关资料。3.报销单填写员工将收集好的报销凭证粘贴在报销单上，并按照报销单的格式要求填写各项内容，包括报销日期、员工姓名、部门、费用明细、金额等。报销单应填写工整、准确，不得涂改。如有错误，应重新填写。4.部门负责人审批报销单填写完成后，提交至部门负责人进行审批。部门负责人应根据费用申请情况和实际业务情况，对报销内容的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。5.财务审核部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额的准确性进行审核。财务审核主要包括以下内容：报销凭证是否符合国家法律法规和公司规定。发票内容与报销单填写是否一致。费用是否在预算范围内，是否符合公司相关政策。审批流程是否完整，签字是否齐全。如发现报销凭证存在问题或不符合规定，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料。6.总经理审批经财务审核通过的报销单，提交至总经理进行最终审批。总经理根据公司整体财务状况和业务情况，对报销事项进行全面审查，并签署审批意见。7.报销支付总经理审批通过后，财务部门根据报销金额和公司的资金安排，及时办理报销支付手续。报销支付方式包括现金支付、银行转账等。对于超过一定金额的报销，原则上采用银行转账方式支付。费用报销标准1.差旅费交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的级别和实际业务需求选择合适的舱位。机票价格应符合市场合理水平，如有特殊情况需要乘坐高价机票，需提前经上级领导批准。火车票：优先选择经济舱或二等座，如因工作需要乘坐一等座或软卧的，需经上级领导批准。汽车票：根据实际行程选择合适的车次和座位类型，费用按照实际发生金额报销。市内交通费：员工在出差地市内因公务活动发生的交通费用，按照公司规定的标准报销。一般情况下，可乘坐公共交通工具，如因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明原因并经部门负责人批准。住宿费用根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准等级。员工应在标准范围内选择合适的酒店住宿，并取得正规发票。如因特殊情况需要超出标准住宿的，需提前经上级领导批准。餐饮补贴按照出差自然天数给予一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据地区差异分为不同档次。餐饮补贴已包含出差期间的工作餐及其他餐饮费用，不再另行报销餐饮发票。2.业务招待费业务招待费应严格控制在合理范围内，用于公司与客户、供应商等业务往来中的必要招待活动。招待活动应提前申请，填写业务招待费申请表，注明招待对象、事由、预计金额等信息。申请表需经部门负责人和总经理审批。业务招待费报销时，应提供发票、消费清单等相关凭证，发票上应注明招待时间、地点、招待对象等信息。招待费用应与申请内容相符，不得超支。3.办公用品及设备购置办公用品由公司统一采购，员工如有特殊需求需自行购置的，应提前填写办公用品购置申请表，经部门负责人批准后，按照公司指定的采购渠道进行采购。办公用品购置费用报销时，应提供正规发票和采购清单，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。办公设备购置（如电脑、打印机、复印机等）需按照公司固定资产管理规定进行审批和采购。购置费用应在预算范围内，并提供购置合同、验收报告等相关资料，按照固定资产报销流程进行报销。4.通讯费公司为员工提供一定标准的通讯补贴，补贴标准根据员工的岗位和级别分为不同档次。通讯补贴已包含员工因工作需要发生的手机通讯费用，不再另行报销通讯发票。员工如有特殊情况需要超出补贴标准报销通讯费用的，需提前经上级领导批准，并提供相关通讯费用发票。发票上应注明员工姓名、手机号码、通讯费用所属期间等信息。5.培训费员工参加与工作相关的培训，应提前填写培训申请表，经部门负责人和总经理批准后参加培训。培训费用报销时，应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关资料。培训发票上应注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息。对于公司内部组织的培训，如无培训发票，可提供培训相关的费用支出凭证（如教材费、讲师课酬等）进行报销。报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。发票上的各项内容应与实际业务相符，不得虚假开具或篡改发票信息。如发现发票存在问题，财务部门有权拒绝报销。对于增值税专用发票，报销时应确保发票的认证期限内进行认证，并按照规定进行抵扣。2.收据除发票外，部分业务可能需要提供收据作为报销凭证。收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，收据内容应填写完整，包括收款日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等信息。对于行政事业性收费收据，应是由财政部门统一印制的正规收据，并加盖收费单位的财务专用章。3.其他凭证除发票和收据外，根据实际业务需要，还可能需要提供其他相关凭证，如合同、协议、验收报告、清单等。这些凭证应能够证明业务的真实性和合法性，与报销内容相关联。合同、协议等应具备双方当事人的签字（或盖章）、合同编号、签订日期、合同内容等关键要素，且合同内容应符合法律法规的规定。验收报告应由验收人员签字确认，并注明验收日期、验收内容、验收结论等信息，证明所购物品或服务已达到预期要求。清单应详细列出所购物品的名称、规格、数量、单价等信息，与发票内容相互印证。报销审批权限1.一般费用报销金额在[x]元以下的费用报销，由部门负责人审批后，提交财务审核，审核通过后即可报销。2.较大金额费用报销金额在[x]元至[x]元之间的费用报销，经部门负责人审核签字后，需提交总经理审批，再由财务审核报销。3.重大金额费用报销金额超过[x]元的费用报销，应先由部门负责人提出初审意见，经总经理审核后，报公司董事会或相关决策机构审批，最后由财务审核报销。报销时间规定1.员工应在费用发生后的[x]个工作日内办理报销手续，将报销单提交至部门负责人审批。如因特殊原因无法及时报销的，应提前向部门负责人和财务部门说明情况。2.部门负责人应在收到报销单后的[x]个工作日内完成审批。3.财务部门应在收到经部门负责人审批后的报销单后的[x]个工作日内完成审核。4.总经理应在收到财务审核通过后的报销单后的[x]个工作日内完成审批。5.对于紧急事项需要提前报销的，可特事特办，但报销流程仍应按照规定进行。违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，如提供虚假报销凭证、虚报费用、未经审批报销等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于初次违规且情节较轻的员工，公司将给予警告，并要求其限期整改，退回违规报销的费用。3.对于多次