集团材料物资管理制度

集团材料物资管理制度一、总则1.目的为加强集团材料物资管理，规范采购、验收、存储、使用、盘点等流程，保障材料物资的合理供应，降低成本，提高效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的材料物资管理活动。3.基本原则按需采购原则：根据生产、经营、建设等实际需求，合理安排采购计划，避免盲目采购。成本效益原则：在保证材料物资质量的前提下，通过优化采购渠道、批量采购等方式，降低采购成本。归口管理原则：明确各部门在材料物资管理中的职责，实行归口管理，确保管理的规范化和专业化。监督考核原则：建立健全监督考核机制，对材料物资管理各环节进行监督检查，对违规行为进行责任追究。二、管理职责1.集团采购管理部门职责制定和完善集团采购管理制度、流程和标准。汇总编制集团年度采购计划，报集团领导审批后组织实施。建立和维护供应商数据库，组织供应商的选择、评估和管理。负责采购合同的签订、执行和监督，协调解决采购过程中的问题。定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施。2.子公司、分公司采购管理部门职责贯彻执行集团采购管理制度，结合本单位实际情况制定具体的实施细则。根据集团年度采购计划和本单位生产经营需求，编制本单位年度采购计划，报集团采购管理部门备案。负责本单位采购项目的具体实施，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。配合集团采购管理部门开展供应商管理、采购绩效评估等工作。定期向集团采购管理部门报送采购业务报表和分析报告。3.使用部门职责根据生产经营需求，及时提出材料物资需求申请。参与材料物资的验收、使用和盘点工作，提供技术支持和质量反馈。负责本部门材料物资的合理使用和保管，降低消耗，提高利用率。4.仓储管理部门职责制定和执行仓储管理制度，规范材料物资的出入库、存储等操作流程。负责材料物资的验收入库、保管、发放和盘点工作，确保物资数量准确、质量完好。建立库存台账，及时反映物资的收发存情况，定期与财务部门核对账目。做好仓库的安全管理工作，保障物资存储安全。5.财务部门职责负责制定材料物资核算办法，进行账务处理。审核采购合同、付款申请等相关单据，办理款项支付。定期与仓储管理部门核对账目，监督材料物资的采购、使用和库存情况。参与材料物资的成本核算和分析，提供财务数据支持。三、采购管理1.采购计划编制使用部门应在每年年底前，根据下一年度生产经营计划和预算，编制本部门的材料物资需求计划，详细列出物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。各子公司、分公司采购管理部门汇总本单位各部门的需求计划，结合库存情况，编制本单位年度采购计划，并报集团采购管理部门备案。集团采购管理部门对各子公司、分公司的采购计划进行审核汇总，综合考虑集团整体需求、市场供应情况、价格走势等因素，编制集团年度采购计划，报集团领导审批后组织实施。2.供应商选择与管理建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等。通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。采购管理部门会同相关部门对供应商进行实地考察和评估，重点考察供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，评估合格的供应商纳入合格供应商名录。定期对供应商进行评价和考核，根据供货质量、交货期、价格、服务等指标，对供应商进行打分评级，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施。3.采购方式集中采购：对于集团通用的、采购金额较大的材料物资，实行集中采购。由集团采购管理部门统一组织采购活动，通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商和采购价格。分散采购：对于各子公司、分公司有特殊需求的、采购金额较小的材料物资，由各子公司、分公司采购管理部门自行组织采购，但需按照集团采购管理制度的要求进行操作。紧急采购：因生产经营急需的材料物资，可采用紧急采购方式。使用部门应填写紧急采购申请表，说明采购原因、物资名称、规格型号、数量等信息，经部门负责人和分管领导审批后，由采购管理部门尽快组织采购。4.采购合同管理采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购管理部门负责采购合同的起草、审核和签订工作。合同签订前，应进行法律审核和风险评估，确保合同合法有效。采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，如仓储管理部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。采购管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如遇合同变更或解除，应按照合同约定的程序办理相关手续，并及时通知相关部门。5.采购付款管理财务部门应根据采购合同约定的付款方式和期限，审核采购付款申请。付款申请应附采购合同、发票、验收单等相关单据。对于符合付款条件的采购款项，财务部门应及时办理付款手续。对于不符合付款条件的，应及时通知采购管理部门和相关部门，查明原因并进行处理。建立采购付款跟踪机制，确保款项按时足额支付，维护集团的商业信誉。四、验收管理1.验收流程材料物资到货后，仓储管理部门应及时通知使用部门和质量检验部门进行验收。使用部门和质量检验部门应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、规格型号、外观质量、性能等进行检验。对于需要进行专业检测的物资，应委托具有资质的检测机构进行检测。验收合格的物资，由验收人员在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退货、换货等手续。2.验收标准验收标准应明确、具体，包括物资的质量标准、规格型号、数量要求等。采购合同应作为验收的重要依据。对于国家有强制性标准的物资，应按照国家标准进行验收。对于行业标准或企业自定标准的物资，应按照相应的标准进行验收。验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保验收结果的准确性和公正性。如发现验收标准存在问题，应及时反馈给相关部门进行修订。3.验收记录验收人员应详细记录验收过程和结果，包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收日期、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，以备查询。验收单应一式多份，分别由仓储管理部门、财务部门、采购管理部门等留存。验收记录应作为物资入账、付款、供应商评价等工作的重要依据。五、存储管理1.仓库规划与布局根据材料物资的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、危险品区等。仓库内应设置明显的标识牌，标明物资的类别、规格型号、存储位置等信息，便于物资的查找和管理。仓库应配备必要的仓储设备，如货架、托盘、叉车、起重机等，以提高物资存储的效率和安全性。2.物资入库管理物资到货后，仓储管理部门应按照验收流程进行验收。验收合格的物资，应及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格型号、数量、供应商、入库日期等信息。入库物资应按照规划好的存储区域进行存放，做到分类存放、整齐有序。对于有特殊存储要求的物资，应按照相应的要求进行存储。仓储管理部门应及时更新库存台账，确保库存信息的准确性和及时性。3.物资保管管理仓储管理部门应定期对库存物资进行检查和盘点，确保物资数量准确、质量完好。如发现物资有损坏、变质、丢失等情况，应及时查明原因并进行处理。仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资存储安全。对于易燃、易爆、有毒等危险品，应按照相关规定进行特殊存储和管理。建立库存物资的养护制度，根据物资的特性，采取相应的养护措施，如定期通风、防潮、防虫、防锈等，延长物资的使用寿命。4.物资发放管理使用部门应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，到仓储管理部门领取物资。仓储管理部门应根据物资领用申请表，核对库存情况，如库存充足，应及时办理发料手续，填写出库单，注明物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期等信息。物资发放应遵循先进先出的原则，确保物资的合理使用。对于贵重物资和限量发放的物资，应严格按照规定进行发放和管理。5.库存盘点管理仓储管理部门应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。盘点前，仓储管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等信息。盘点人员应认真核对物资的数量、规格型号、质量等情况，如实记录盘点结果。盘点结束后，仓储管理部门应编制盘点报告，说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议等。对于盘盈盘亏的物资，应按照规定进行账务处理，并查明原因，追究相关人员的责任。六、使用管理1.领用制度使用部门应根据生产经营需求，合理领用材料物资。领用物资时，应填写物资领用申请表，经部门负责人审批后，到仓储管理部门领取。物资领用申请表应详细注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，确保领用物资的合理性和必要性。对于贵重物资和限量发放的物资，应严格按照规定进行领用审批，控制领用数量和使用范围。2.使用监督各部门应加强对本部门材料物资使用情况的监督和管理，确保物资的合理使用，降低消耗，提高利用率。采购管理部门和仓储管理部门应定期对各部门的物资使用情况进行检查和分析，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。对于浪费、滥用材料物资的行为，应按照规定进行责任追究，情节严重的，给予相应的处罚。3.废旧物资管理各部门应及时清理本部门的废旧物资，将废旧物资交至仓储管理部门统一管理。仓储管理部门应对废旧物资进行分类存放，定期进行盘点和统计。对于有回收价值的废旧物资，应及时联系相关回收单位进行处理，回收款项上缴集团财务部门。建立废旧物资处理台账，记录废旧物资的名称、规格型号、数量、处理日期、回收单位、回收款项等信息，确保废旧物资处理过程的规范和透明。七、盘点管理1.盘点计划制定仓储管理部门应每年制定年度盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工、盘点方法等内容。盘点计划应报集团采购管理部门和财务部门备案。盘点范围应包括集团总部及所属各子公司、分公司的所有材料物资。盘点时间应选择在业务相对清淡、库存数量相对稳定的时期进行。盘点人员应包括仓储管理人员、财务人员、使用部门人员等，明确各人员的职责分工，确保盘点工作的顺利进行。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划，对库存物资进行逐一清点、核对，如实记录盘点结果。盘点过程中，应注意物资的数量、规格型号、质量状况等信息，确保盘点数据的准确性。对于盘点中发现的盘盈盘亏情况，应详细记录原因，并及时进行调查核实。对于盘盈物资，应查明原因，如属于采购入库时数量错误、验收时未发现等原因，应及时调整库存账目；对于盘亏物资，应查明原因，如属于保管不善、被盗、丢失等原因，应追究相关人员的责任。3.盘点报告编制盘点结束后，仓储管理部门应及时编制盘点报告，报告内容应包括盘点基本情况、盘点结果（盘盈盘亏情况）、盘盈盘亏原因分析、处理建议等。盘点报告应经盘点人员签字确认后，报集团采购管理部门和财务部门审核。采购管理部门和财务部门应根据盘点报告，对库存管理情况进行分析评估，提出改进措施和建议。4.盘点结果处理对于盘盈盘亏的物资，应按照规定进行账务处理。盘盈物资应增加库存账面价值，盘亏物资应减少库存账面价值，并根据盘亏原因进行相应的会计处理。对于因保管不善、被盗、丢失等原因造成的盘亏物资，应追究相关人员的责任。根据责任大小，给予相应的经济处罚或行政处分。仓储管理部门应根据盘点结果和处理建议，及时调整库存账目和相关管理制度，加强库存管理，防止类似问题再次发生。八、监督与考核1.监督检查集团采购管理部门应定期对各子公司、分公司的材料物资管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、采购合同管理情况、验收管理情况、存储管理情况、使用管理情况、盘点管理情况等。监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查过程中，应查阅相关文件、记录、账目等资料，实地查看仓库、生产现场等，与相关人员进行沟通交流，了解实际情况。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.考核评价建立材料物资管理考核评价机制，对各子公司、分公司的材料物资管理工作进行考核评价。考核评价指标应包括采购成本控制、物资供应保障、库存管理水平、使用效率、监督检查情况等方面。考核评价周期为每年一次。每年年底，各子公司、分公司应向集团采购管理部门报送本年度材料物资管理工作总结和自评报告，集团采购管理部门会同相关部门对各单位进行考核评价，确定考核结果。考核结果分为优秀、良好、合