赠品样品领用管理制度

赠品样品领用管理制度一、总则（一）目的为了规范公司赠品样品的领用管理，确保赠品样品的合理使用与有效控制，提高公司资源的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因业务需要领用赠品样品的相关活动。（三）基本原则1.合规性原则：赠品样品的领用必须符合国家法律法规以及公司相关规定。2.必要性原则：领用应基于真实的业务需求，避免不必要的浪费。3.审批流程原则：严格执行审批程序，确保领用行为得到有效管控。4.记录与追溯原则：对赠品样品的领用、使用和库存情况进行详细记录，以便追溯和查询。二、赠品样品的定义与分类（一）定义1.赠品：公司为了促销产品、回馈客户、拓展业务关系等目的，无偿提供给客户、合作伙伴或其他相关方的物品。2.样品：公司用于展示产品特性、品质、功能等，供客户、潜在客户、合作伙伴或内部人员了解和评估的产品实物。（二）分类1.按用途分类促销赠品：用于市场推广活动，如买一送一、满额赠礼等。客户礼品：赠送给长期合作客户、重要客户等，以维护良好合作关系。产品样品：用于产品宣传、销售演示、展会展示等。内部培训样品：供公司内部培训使用，帮助员工熟悉产品。2.按产品类型分类[产品类别1]赠品样品：如手机配件类赠品样品。[产品类别2]赠品样品：如食品类赠品样品。[产品类别3]赠品样品：如办公用品类赠品样品。三、赠品样品的采购与库存管理（一）采购1.采购需求各部门根据业务计划和市场活动安排，提前向采购部门提交赠品样品采购申请，明确采购的种类、数量、规格等要求。2.采购流程采购部门收到申请后，进行市场调研，选择合适的供应商。与供应商签订采购合同，明确采购价格、交货期、质量标准等条款。跟踪采购订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。（二）库存管理1.库存设置设立专门的赠品样品仓库，对赠品样品进行分类存放，并建立库存台账，记录赠品样品的出入库情况。2.库存盘点定期对赠品样品进行盘点，确保账实相符。如发现盘盈、盘亏等情况，及时查明原因并进行处理。3.库存安全加强赠品样品仓库的安全管理，确保库存物品不受损坏、丢失、变质等情况影响。四、领用流程（一）领用申请1.各部门如需领用赠品样品，由申请人填写《赠品样品领用申请表》，详细注明领用日期、部门名称、领用人姓名、领用用途、赠品样品名称、规格、数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确认领用的必要性和合理性。（二）审批1.根据领用金额和重要性，按照以下审批权限进行审批：领用金额较小（[具体金额标准1]以下）的，由部门分管领导审批。领用金额较大（[具体金额标准2]及以上）的，需经公司总经理审批。2.审批人应认真审核申请表内容，如发现问题及时与申请人沟通并要求补充或修正。（三）领用发放1.经审批通过的申请表交至仓库管理部门。2.仓库管理人员根据申请表内容，核实库存情况，如库存充足，则按照申请表要求发放赠品样品，并在库存台账上记录发放日期、领用人等信息。3.领用人在仓库发放记录上签字确认，领取赠品样品。五、使用规范（一）用途明确领用人必须按照申请用途使用赠品样品，不得擅自改变用途。如因特殊情况需要变更用途，需重新提交申请并经审批。（二）使用记录各部门应建立赠品样品使用记录，详细记录赠品样品的使用时间、地点、对象、使用效果等信息，以便跟踪和评估使用情况。（三）妥善保管领用人应妥善保管领用的赠品样品，避免损坏、丢失等情况发生。如因保管不善导致赠品样品损坏或丢失，领用人应承担相应责任。六、费用管理（一）成本核算对于采购赠品样品所发生的费用，应进行准确的成本核算，并计入相应的会计科目。（二）费用控制在保证业务需求的前提下，严格控制赠品样品的采购和使用费用，避免不必要的开支。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对赠品样品的领用、使用和库存情况进行审计，检查是否符合本制度规定，发现问题及时提出整改意见。（二）日常监督仓库管理部门应定期对赠品样品库存进行检查，确保账实相符。同时，对领用部门的使用情况进行不定期抽查，发现违规行为及时制止并报告相关部门。八、违规处理（一）违规情形1.未经审批擅自领用赠品样品。2.擅自改变赠品样品用途。3.虚报领用数量或用途。4.因保管不善导致赠品样品损坏、丢失。5.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予警告处分，并要求立即整改。2.对于多次违规或情节严重的，除责令退还违规领用的赠品样品外，视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣发绩效奖金、罚款等，并可给予行政处分，如降职、撤职等。3.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法移送司法机关