公司实名制管理制度

公司实名制管理制度一、总则（一）目的为加强公司管理，规范员工行为，确保公司各项工作的顺利开展，维护公司正常的生产经营秩序，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本实名制管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位人员、临时聘用人员以及进入公司办公区域、生产区域的所有人员。（三）基本原则1.真实准确原则：所有人员信息必须真实、准确、完整，不得虚报、瞒报或伪造。2.规范管理原则：严格按照规定的流程和标准进行人员信息登记、验证及管理。3.安全保密原则：妥善保管人员实名制信息，防止信息泄露，保障人员信息安全。二、人员信息登记（一）员工信息登记1.入职登记新员工入职时，人力资源部门负责组织填写《员工入职登记表》，内容包括个人基本信息（姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等）、联系方式（手机号码、电子邮箱等）、家庭住址、教育背景、工作经历、紧急联系人信息等。同时，要求员工提供有效身份证件、学历证书、学位证书、职业资格证书等相关证明文件的原件及复印件，人力资源部门负责审核并留存复印件。2.信息变更员工个人信息如有变更，应及时填写《员工信息变更申请表》，注明变更事项及原因，并提交相关证明材料。经所在部门负责人审核后，报人力资源部门进行信息更新。（二）合作单位人员信息登记1.合作洽谈阶段与合作单位开展业务合作洽谈时，业务部门应要求合作单位提供参与合作项目的人员名单及相关信息，包括姓名、性别、身份证号码、联系方式、工作职责等。同时，收集合作单位人员的有效身份证件复印件，并要求合作单位出具人员授权委托书（如有）。2.合作期间信息管理合作期间，如合作单位人员信息发生变更，业务部门应及时通知合作单位进行信息更新，并将更新后的信息报公司相关部门备案。（三）临时聘用人员信息登记1.聘用申请因工作需要临时聘用人员时，用人部门应填写《临时聘用人员申请表》，注明聘用原因、工作内容、聘用期限、人员基本信息等。经部门负责人审批后，报人力资源部门审核。2.信息收集人力资源部门根据审批通过的申请，要求临时聘用人员填写个人基本信息，并收集其有效身份证件复印件。对临时聘用人员进行背景调查（如有需要），确保其提供信息的真实性。（四）外来人员信息登记1.来访登记外来人员进入公司办公区域或生产区域时，应在公司门卫处进行来访登记。登记内容包括姓名、单位名称、来访时间、来访事由、联系方式等。门卫应查验外来人员的有效身份证件，并留存复印件。2.临时出入证办理根据来访事由，如需在公司内停留较长时间或进入特定区域，门卫应为外来人员办理临时出入证。临时出入证应注明有效期、使用范围等信息。外来人员离开公司时，应将临时出入证交回门卫处。三、实名制验证（一）日常考勤验证1.考勤方式公司采用指纹考勤、人脸识别考勤等多种方式进行日常考勤管理。员工应按照公司规定的考勤时间，按时进行考勤打卡。2.考勤异常处理如出现考勤异常情况（如迟到、早退、旷工等），人力资源部门应及时与员工沟通核实原因。对于因特殊情况无法正常打卡的，员工应填写《考勤异常说明表》，经部门负责人审批后交人力资源部门备案。（二）门禁出入验证1.门禁系统管理公司安装门禁系统，员工及授权人员通过刷卡、人脸识别等方式进入办公区域和生产区域。人力资源部门负责对员工门禁权限进行设置和管理，根据员工岗位变动及时调整门禁权限。2.门禁异常处理如发现未授权人员试图进入公司或员工门禁权限异常等情况，门卫应立即阻止并报告公司安全管理部门。安全管理部门应及时进行调查处理。（三）会议签到验证1.会议签到要求组织召开会议时，会议组织者应要求参会人员进行签到。签到方式可采用纸质签到、电子签到等。签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。2.签到异常处理如发现未签到或替他人签到等情况，会议组织者应及时核实情况，并向相关部门反馈。四、实名制信息管理（一）信息存储1.存储方式公司建立实名制信息数据库，采用电子文档形式存储人员信息。数据库应具备数据备份、恢复等功能，确保信息的安全性和完整性。同时，对重要纸质文件进行分类归档，妥善保管。2.存储期限员工信息保存期限为自员工离职之日起[x]年。合作单位人员信息、临时聘用人员信息等在业务合作结束或聘用期满后保存[x]年。外来人员信息保存期限为自来访登记之日起[x]年。（二）信息查询与使用1.查询权限人力资源部门负责人员实名制信息的日常管理和查询。因工作需要查询人员信息的，应填写《信息查询申请表》，注明查询事由、查询范围等。经人力资源部门负责人审批后，方可进行查询。2.信息使用规范公司员工应严格遵守信息保密规定，不得擅自将人员实名制信息泄露给无关人员。因工作需要使用人员信息的，应在规定的范围内使用，并妥善保管相关信息资料。（三）信息安全与保密1.安全措施公司采取必要的安全技术措施，如防火墙、数据加密等，防止人员实名制信息被非法获取、篡改或泄露。对信息系统的访问进行权限控制，设置不同的用户角色和权限，确保信息安全。2.保密责任所有接触人员实名制信息的员工都应签订保密协议，明确保密责任和义务。如发现信息泄露情况，应立即采取措施进行补救，并追究相关人员的责任。五、监督与考核（一）监督检查1.定期检查公司定期对人员实名制管理情况进行检查，包括信息登记的完整性、准确性，验证工作的执行情况，信息管理的规范性等。人力资源部门负责组织实施定期检查工作，并形成检查报告。2.不定期抽查公司安全管理部门、纪检监察部门等不定期对人员实名制管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核机制1.考核指标将人员实名制管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，考核指标包括信息登记准确率、验证工作执行率、信息安全事故发生率等。2.考核结果应用根据考核结果，对在人员实名制管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对工作不力、出现问题的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。六、违规处理（一）违规行为界定1.信息虚假填报：员工或其他人员故意提供虚假的个人信息或相关证明文件。2.信息泄露：未经授权将人员实名制信息泄露给第三方。3.违反门禁管理规定：未按规定使用门禁权限或协助他人违规进入公司区域。4.考勤作弊：采用不正当手段进行考勤打卡，如代打卡等。（二）处理措施1.警告：对于初次违规且情节较轻的，给予警告处分，并责令其立即改正。2.罚款：根据违规情节的严重程度，处以一定金额的罚款。3.解除劳动合同：对于严重违规或多次违规的员工，公司有权解除劳动合同