防疫督查印章管理制度

防疫督查印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司防疫督查印章的管理，确保印章使用的安全性、规范性和严肃性，保障公司各项防疫工作的顺利开展，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在防疫督查工作中涉及印章使用的相关活动。（三）印章种类1.防疫督查专用章：用于公司防疫督查工作中涉及的各类文件、报表、通知、证明等的盖章确认。2.部门防疫督查章：各部门根据防疫工作需要，经公司批准后设立的用于本部门防疫相关文件、资料盖章的印章。二、印章的刻制、启用与废止（一）刻制1.防疫督查专用章由公司行政部门根据防疫工作实际需求提出申请，经公司管理层审批后，统一委托具有资质的印章制作单位刻制。2.部门防疫督查章由各部门填写《部门防疫督查章刻制申请表》，详细说明印章用途、样式等信息，报公司行政部门审核，经公司管理层批准后，由行政部门统一安排刻制。（二）启用1.新刻制的防疫督查印章，由行政部门负责领取，并在《印章启用登记表》上详细登记印章名称、启用日期、发放部门、保管人等信息。2.印章启用前，行政部门应将印章的印模留存一份备案，并通知相关部门及人员印章已启用。（三）废止1.因防疫工作结束、机构调整、印章损坏等原因，需要废止防疫督查印章时，由使用部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因，报公司行政部门审核。2.经公司管理层批准后，行政部门负责将废止的印章收回，并在《印章废止登记表》上进行登记。3.废止的印章应及时销毁，销毁过程需有专人监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、地点、参与人员等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.防疫督查印章应指定专人保管，确保印章安全存放，防止丢失、被盗用或滥用。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.防疫督查专用章保管人职责负责保管防疫督查专用章，确保印章存放安全。严格按照本制度规定的印章使用流程进行盖章操作，不得擅自使用印章。对每次印章使用情况进行详细登记，包括使用日期、文件名称、文号、用印部门、用印人等信息，并定期将登记情况报行政部门备案。如发现印章有损坏或遗失等情况，应立即向行政部门报告，并采取相应的应急措施。2.部门防疫督查章保管人职责负责保管本部门防疫督查章，按照本制度及部门内部规定使用印章。建立部门印章使用登记台账，详细记录印章使用情况，并定期向行政部门报送使用情况汇总表。妥善保管印章使用过程中涉及的各类文件、资料，以备查阅。发现印章异常情况时，及时向部门负责人和行政部门报告。（三）保管地点1.防疫督查专用章应存放在公司行政部门指定的安全保险柜内。2.部门防疫督查章应存放在各部门指定的安全地点，原则上应存放在有锁的文件柜或保险柜中。四、印章的使用（一）使用流程1.填写用印申请单凡需使用防疫督查印章的部门或个人，应填写《防疫督查印章用印申请单》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息。申请单需经用印部门负责人审核签字，涉及重要事项或金额较大的文件，还需经公司相关领导审批。2.提交申请单将填写完整并经审核签字的用印申请单提交给印章保管人。3.印章保管人审核印章保管人对用印申请单进行审核，检查申请事项是否符合防疫工作要求，审批手续是否齐全。如申请事项不符合规定或审批手续不全，印章保管人有权拒绝用印，并说明理由。4.盖章操作经审核无误后，印章保管人在用印申请单上加盖相应的防疫督查印章，并在用印登记台账上记录用印情况。盖章时应确保印章清晰、端正，盖印位置准确无误。5.文件留存用印后的文件、资料由用印人负责留存归档，确保文件的完整性和可追溯性。（二）使用范围1.防疫督查专用章使用范围公司防疫督查工作中形成的各类文件、报表、通知、通报等。与政府部门、合作伙伴等就防疫工作往来的公函、协议等文件。员工防疫相关的证明材料，如健康证明、行程证明等。2.部门防疫督查章使用范围本部门内部防疫工作中涉及的文件、通知、报表等。与其他部门就防疫工作沟通协调的文件。经公司批准的本部门防疫相关的专项工作文件。（三）禁止使用情况1.未经公司批准，不得在空白纸张、表格、合同等文件上加盖防疫督查印章。2.涉及个人经济担保、借贷等与公司防疫工作无关的事项，不得使用防疫督查印章。3.严禁将防疫督查印章外借他人使用，如因特殊情况确需外借，必须经公司管理层书面批准，并办理相关借用手续。五、印章使用的监督与检查（一）定期检查1.公司行政部门定期对防疫督查印章的使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记台账是否完整准确等。2.检查频率为每月至少一次，并形成检查报告，对发现的问题及时提出整改意见。（二）不定期抽查1.公司管理层及行政部门可根据工作需要，不定期对防疫督查印章的使用情况进行抽查。2.抽查方式包括查阅用印申请单、登记台账、文件资料等，必要时可向相关人员进行询问核实。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用防疫督查印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，对直接责任人给予警告、罚款、降职降薪等处分；如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关人员的法律责任。六、印章的信息化管理（一）印章信息录入1.公司建立防疫督查印章信息化管理系统，将印章的基本信息（包括印章名称、样式、启用日期、保管人等）录入系统，实现印章信息的集中管理和共享。2.每次印章使用后，保管人应及时将用印申请单、用印登记台账等相关信息录入系统，确保系统数据与实际使用情况一致。（二）权限设置1.根据印章使用的职责和权限，在信息化管理系统中设置不同的用户角色和权限。2.例如，行政部门负责人可查询、统计印章使用情况；保管人可进行日常的盖章操作和登记；审批人可对用印申请进行在线审批等。（三）数据备份与安全1.定期对印章信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据存储在安全的介质上，并异地存放。2.加强系统的安全防护，设置访问密码、防火墙等措施，防止数据泄露和非