行政主任工作管理制度

行政主任工作管理制度一、总则（一）目的为规范行政主任工作流程，明确工作职责，提高工作效率，确保公司行政工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政主任岗位及其所负责的各项行政工作。（三）基本原则1.合规性原则：行政主任的工作应严格遵守国家法律法规、公司各项规章制度。2.高效性原则：以提高工作效率、优化工作流程为导向，确保各项行政工作及时、准确完成。3.服务性原则：树立服务意识，为公司各部门及全体员工提供优质、高效的行政服务。二、岗位职责（一）行政管理1.负责制定和完善公司行政管理规章制度，并监督执行情况。2.组织公司各类会议，包括会议的筹备、通知、记录、纪要整理及跟踪会议决议的执行情况。3.负责公司文件、档案的管理工作，包括文件的起草、审核、印发、归档及保管，确保文件资料的完整性和安全性。4.协调公司内部各部门之间的工作关系，及时解决工作中出现的问题，维护公司正常的工作秩序。5.负责公司办公用品、办公设备的采购、管理和维护，合理控制行政费用支出。6.负责公司办公区域的环境管理，包括环境卫生、安全保卫、绿化等工作，营造良好的办公环境。（二）人力资源支持1.协助人力资源部门开展招聘工作，参与招聘信息发布、筛选简历、组织面试等环节。2.负责员工考勤管理，统计员工出勤情况，处理考勤异常问题。3.协助办理员工入职、离职、转正、调动等手续，确保手续办理的准确性和及时性。4.参与公司培训活动的组织与实施，负责培训场地布置、培训资料准备等工作。（三）对外联络与公关1.负责公司对外联络工作，包括与政府部门、合作伙伴、客户等的沟通协调。2.接待来访客人，安排接待事宜，维护公司良好的对外形象。3.参与公司公关活动的策划与组织，提升公司品牌知名度和美誉度。（四）其他工作1.完成上级领导交办的其他临时性工作任务，及时汇报工作进展情况。2.关注行业动态和相关政策法规变化，为公司发展提供有价值的信息和建议。三、工作流程（一）行政管理流程1.制度制定与修订根据公司发展需求和管理要求，提出行政管理规章制度的制定或修订建议。组织相关部门人员进行讨论，征求意见，对制度内容进行修改完善。将修订后的制度提交公司领导审批，审批通过后发布实施。2.会议组织根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并发送会议通知。会前准备会议资料，如会议议程、汇报材料、文件等，确保会议顺利进行。会议期间做好记录工作，详细记录会议讨论内容、决议事项等。会后及时整理会议纪要，经审核后发送给参会人员，并跟踪会议决议的执行情况，定期向领导汇报。3.文件管理文件起草：根据工作需要，起草各类行政文件，确保文件内容准确、规范、清晰。文件审核：将起草好的文件提交上级领导或相关部门审核，根据审核意见进行修改完善。文件印发：审核通过的文件进行编号、排版、打印，加盖公司印章后印发给相关部门或人员。文件归档：对印发后的文件进行分类整理，按照档案管理要求进行归档保管，便于查阅和检索。4.办公用品与设备管理需求统计：每月末收集各部门办公用品需求信息，进行汇总整理。采购计划：根据需求统计结果，结合库存情况，制定办公用品采购计划。采购实施：按照采购计划进行办公用品的采购，选择合适的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。入库管理：采购回来的办公用品进行验收、入库登记，建立库存台账。发放管理：根据各部门需求，办理办公用品发放手续，做好发放记录。设备管理：负责办公设备的选型、采购、安装调试、维护保养等工作，建立设备档案，定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。5.办公区域环境管理环境卫生：制定办公区域环境卫生标准和清洁计划，安排保洁人员定期进行清扫、消毒，保持办公区域整洁卫生。安全保卫：制定安全保卫制度，加强办公区域的安全防范措施，包括门禁管理、监控系统维护、安全巡查等，确保公司财产和员工人身安全。绿化管理：合理规划办公区域绿化布局，定期进行绿植养护，营造舒适的办公环境。（二）人力资源支持流程1.招聘协助根据招聘需求，协助人力资源部门制定招聘计划，明确招聘岗位、要求、人数等信息。在公司内部网站、招聘平台等发布招聘信息，筛选应聘简历，将符合要求的简历推荐给人力资源部门。协助组织面试工作，包括安排面试时间、地点，通知面试人员，准备面试资料等。参与面试过程，记录面试情况，为人力资源部门提供参考意见。2.考勤管理每月初收集员工上月考勤记录，包括打卡记录、请假条、加班申请等。对考勤记录进行核对、统计，计算员工出勤天数、迟到早退次数、加班时长等。对考勤异常情况进行调查核实，如员工请假未按规定流程办理、迟到早退无正当理由等，根据公司考勤制度进行处理。将考勤结果反馈给各部门负责人，并在公司内部进行公示。3.员工手续办理员工入职：提前准备好入职所需资料，如劳动合同、入职登记表、办公用品等，在员工报到时办理入职手续，引导员工熟悉公司环境和规章制度。员工转正：提前一个月提醒试用期员工提交转正申请，收集相关部门意见，审核转正申请材料，报上级领导审批后办理转正手续。员工调动：根据公司工作安排和员工个人意愿，办理员工调动手续，包括协调接收部门、办理工作交接等。员工离职：收到员工离职申请后，了解离职原因，办理离职手续，包括工作交接、归还公司财物、结算工资等，确保离职手续办理完整。（三）对外联络与公关流程1.对外联络接听公司电话，礼貌应答，记录重要信息，及时转达给相关人员。回复外部邮件、信函等，确保回复内容准确、及时，维护公司良好形象。主动与政府部门、合作伙伴、客户等进行沟通联络，了解对方需求，协调解决问题，保持良好的合作关系。2.接待工作接到来访通知后，了解来访人员基本信息、来访目的、行程安排等，制定接待方案。根据接待方案，安排接待人员、接待场地、餐饮、住宿等事宜，确保接待工作周到、细致。接待来访客人时，热情友好，做好引导、介绍、沟通等工作，及时向上级领导汇报接待情况。3.公关活动组织根据公司公关需求，策划公关活动方案，明确活动主题、目标、时间、地点、参与人员等。组织活动筹备工作，包括场地布置、宣传推广、物资准备、人员安排等，确保活动顺利进行。活动期间负责现场协调、服务工作，及时处理突发情况，保证活动效果。活动结束后，对活动进行总结评估，收集反馈意见，为今后的公关活动提供经验参考。四、工作标准（一）行政管理工作标准1.制度制定与修订：制度内容完整、合理，符合国家法律法规和公司实际情况，具有可操作性；制度修订及时，能适应公司发展变化的需求。2.会议组织：会议通知发送及时、准确，参会人员无遗漏；会议资料准备齐全、规范；会议记录详细、准确，会议纪要整理及时、清晰，决议执行跟踪到位。3.文件管理：文件起草质量高，内容准确、逻辑清晰、格式规范；文件审核严格，确保文件质量；文件印发及时，发放范围准确；文件归档规范，便于查阅和检索。4.办公用品与设备管理：办公用品采购计划合理，库存管理规范，无积压浪费现象；办公设备选型合适，维护保养及时，设备完好率高。5.办公区域环境管理：办公区域环境卫生整洁，安全保卫措施到位，无安全事故发生；绿化布局合理，绿植生长良好。（二）人力资源支持工作标准1.招聘协助：招聘信息发布及时、广泛，简历筛选准确、高效，推荐的候选人符合岗位要求；面试组织有序，面试记录详细，能为招聘决策提供有效参考。2.考勤管理：考勤记录准确、完整，考勤统计及时、无误，考勤异常处理公正、合理，考勤结果公示及时。3.员工手续办理：入职、转正、调动、离职等手续办理流程规范，资料齐全，办理及时，无差错。（三）对外联络与公关工作标准1.对外联络：电话接听礼貌、专业，邮件、信函回复及时、准确；与外部联络沟通顺畅，问题解决及时，合作关系良好。2.接待工作：接待方案制定周全，接待安排细致、周到，接待过程热情、得体，能给来访客人留下良好印象。3.公关活动组织：公关活动方案策划新颖、可行，活动筹备充分，现场协调有序，活动效果良好，总结评估客观、准确。五、考核与激励（一）考核指标1.工作业绩：包括行政管理工作的完成情况、人力资源支持工作的成效、对外联络与公关工作的成果等，如制度执行情况、会议组织质量、文件管理水平、招聘完成率、考勤准确率、公关活动效果等。2.工作态度：工作责任心、敬业精神、团队合作意识、服务意识等。3.工作能力：组织协调能力、沟通能力、文字表达能力、问题解决能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月进行一次工作小结，每季度进行一次全面考核，考核结果以评分形式呈现。2.不定期考核：根据工作实际情况，对行政主任的重点工作或突发任务完成情况进行不定期考核。（三）激励措施1.对于考核成绩优秀的行政主任，给予绩效奖金、晋升机会、荣誉证书等奖励。2.对于考核不达标或工作出现重大失误的行政主任，进行诫勉谈话、扣减绩效奖金、调整工作岗位等处理。六、培训与发展（一）培训需求分析定期与行政主任进行沟通交流，了解其工作中遇到的问题和困难，结合公司发展战略和业务需求，分析其培训需求。（二）培训计划制定根据培训需求分析结果，制定个性化的培训计划，培训内容包括行政管理知识、人力资源管理技能、沟通技巧、公关策略等方面。（三）培训实施1.内部培训：组织公司内部相关人员进行授课，分享经验和知识。2.外部培训：选派行政主任参加外部专业