行政前台规章管理制度

行政前台规章管理制度一、总则（一）目的为规范行政前台工作流程，提高工作效率，确保公司日常行政事务的顺利开展，提升公司形象，特制定本规章管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政前台岗位工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及公司各项规章制度。2.以服务为宗旨，热情、周到、高效地为公司内部员工及来访客人提供优质服务。3.严格遵守工作流程，确保各项工作准确、及时完成。4.保守公司机密，维护公司利益。二、岗位职责（一）接待工作1.负责公司前台的日常接待工作，包括接听电话、接待来访客人，做到礼貌、热情、周到。2.及时转接电话，记录重要信息，并根据情况进行相应处理。对于无法立即转接的电话，应告知来电者稍候，并及时寻找相关人员接听。3.对来访客人进行登记，询问来访事由，及时通知被访人员，并引导客人前往相应地点。对于预约来访客人，应提前确认信息，做好接待准备。4.维护前台区域的整洁和秩序，确保接待环境良好。（二）办公用品管理1.负责办公用品的采购申请、库存管理和发放工作。根据各部门的需求，定期统计办公用品的使用情况，及时提出采购建议，确保办公用品的充足供应。2.建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的出入库情况，做到账物相符。定期对库存进行盘点，发现问题及时上报并处理。3.制定办公用品的领用制度，严格按照规定发放办公用品，要求领用人签字确认。对于贵重办公用品，应进行专项登记和管理。（三）文件收发与传递1.负责公司文件、信件、包裹等的收发工作，及时准确地将各类文件传递给相关部门或人员。2.对收到的文件进行分类、登记，按照文件的紧急程度和重要性进行处理。对于重要文件，应及时呈交领导批阅，并跟踪处理结果。3.做好文件的归档工作，将各类文件整理成册，按照档案管理规定进行存放，便于查询和使用。（四）会议室管理1.负责会议室的日常管理和安排，包括会议室的预订、设备调试、卫生清洁等工作。根据会议需求，合理安排会议室的使用时间，避免冲突。2.在会议前，检查会议室的设备是否正常运行，如投影仪、音响、灯光等。准备好会议所需的文具、饮用水等物品。3.会议结束后，及时清理会议室，检查设备是否关闭，物品是否齐全。对会议期间产生的垃圾进行清理，保持会议室整洁。（五）考勤管理1.协助人力资源部门进行员工考勤管理，负责员工考勤机的日常维护和数据采集工作。2.定期对考勤数据进行统计和分析，及时发现考勤异常情况，并向人力资源部门反馈。对于迟到、早退、旷工等情况，按照公司规定进行记录和处理。（六）其他行政事务1.协助行政部门完成其他日常行政事务，如公司活动的组织、办公区域的环境卫生检查等。2.完成领导交办的其他临时性工作任务，积极配合公司各部门的工作，提供必要的支持和协助。三、工作流程（一）接待流程1.电话接待铃响三声内接听电话，礼貌问候："您好，[公司名称]"。自报姓名："我是行政前台[姓名]"。询问来电事项，认真倾听并记录重要信息。根据情况进行转接或处理：若为内部电话，确认对方部门及姓名后，及时转接。若为外部电话，询问对方来电事由，根据情况进行转接、记录留言或直接回复。若遇到无法解决的问题，告知来电者稍等，迅速联系相关负责人，并及时反馈处理结果。通话结束，礼貌道别："感谢您的来电，再见！"2.来访接待微笑迎接来访客人，礼貌问候："您好，请问您找哪位？"请客人稍坐，并主动倒水。询问来访事由，进行登记，包括客人姓名、单位、来访时间、来访事由等信息。及时通知被访人员，确认后引导客人前往相应地点。在客人等待过程中，保持前台区域安静，避免打扰客人。客人离开时，起身相送，礼貌道别："感谢您的来访，祝您愉快！"（二）办公用品管理流程1.采购申请各部门根据办公用品的使用情况，填写《办公用品采购申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交至行政前台。2.审核与采购行政前台对采购申请表进行审核，检查填写是否完整、合理。根据库存情况和实际需求，确定是否需要采购。对于确实需要采购的办公用品，填写《办公用品采购清单》。选择合适的供应商进行采购，确保所采购的办公用品质量可靠、价格合理。3.入库管理办公用品到货后，行政前台与供应商进行核对，检查数量、规格、质量等是否与采购清单一致。核对无误后，办理入库手续，将办公用品存入仓库，并更新库存台账。4.发放管理各部门领用人填写《办公用品领用登记表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量、领用日期、领用人姓名等信息。行政前台根据领用登记表，发放办公用品，并要求领用人签字确认。定期对办公用品的发放情况进行统计和分析，及时掌握办公用品的使用动态。（三）文件收发与传递流程1.收文接收外来文件、信件、包裹等，核对数量和收件人信息。在《文件收发登记表》上进行登记，记录文件的名称、来源、日期、份数等信息。根据文件的性质和紧急程度进行分类处理：重要文件或紧急文件，及时呈交领导批阅，并跟踪处理结果。一般性文件，按照部门分类后，分发至相关部门。将文件整理归档，按照档案管理规定存放，便于查询和使用。2.发文各部门起草文件后，提交至行政前台进行审核。行政前台对文件的格式、内容、语法等进行审核，确保文件质量。审核通过后，进行编号、打印，并加盖公司印章。将文件分发给相关部门或人员，并在《文件收发登记表》上进行记录。对发文的执行情况进行跟踪，确保文件得到有效落实。（四）会议室管理流程1.预订各部门如需使用会议室，提前填写《会议室预订申请表》，注明会议时间、会议主题、参会人数、使用设备等信息。将申请表提交至行政前台。行政前台根据会议室的使用情况进行安排，确认预订信息后，在公司内部办公系统或公告栏上发布会议室预订通知。2.准备在会议前，行政前台提前检查会议室的设备是否正常运行，如投影仪、音响、灯光等。如有问题，及时联系相关技术人员进行维修。根据会议需求，准备好会议所需的文具、饮用水等物品，并摆放整齐。调整会议室的桌椅布局，确保参会人员有舒适的会议环境。3.会议服务在会议期间，行政前台提供必要的服务，如添加饮用水、协助会议设备操作等。保持会议室的安静和整洁，避免外界干扰。4.会议结束会议结束后，行政前台及时清理会议室，检查设备是否关闭，物品是否齐全。对会议期间产生的垃圾进行清理，保持会议室整洁。将会议室的使用情况进行记录和统计，以便后续查询和分析。（五）考勤管理流程1.数据采集每天定时收集员工考勤机的数据，确保数据的准确性和完整性。对考勤数据进行初步整理，检查是否存在异常情况，如重复打卡、未打卡等。2.统计与分析将采集到的考勤数据录入公司考勤管理系统，生成考勤报表。定期对考勤报表进行统计和分析，如统计迟到、早退、旷工的人数和次数，分析考勤数据的变化趋势等。及时发现考勤异常情况，并向人力资源部门反馈。3.处理与反馈人力资源部门根据考勤管理制度，对考勤异常情况进行处理，如对迟到、早退、旷工的员工进行相应的处罚。将考勤处理结果反馈给行政前台，行政前台负责在公司内部办公系统或公告栏上发布考勤通报。四、服务规范（一）语言规范1.接听电话和接待来访客人时，使用礼貌用语，如"您好"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"再见"等。2.语言表达清晰、简洁、准确，语速适中，避免使用模糊或歧义的语言。3.对待客人要热情、亲切，语气平和，不得使用生硬、冷漠或不耐烦的语言。（二）行为规范1.保持良好的个人形象，着装整洁、得体，发型整齐，不得佩戴过于夸张的首饰。2.坐立姿势端正，不得趴在前台或跷二郎腿。3.微笑服务，眼神专注，与客人交流时保持目光接触。4.不得在前台区域吃东西、玩手机或做其他与工作无关的事情。（三）服务态度1.以热情、周到、耐心的态度为公司内部员工及来访客人提供服务，主动询问客人需求，尽力满足客人的合理要求。2.对客人的咨询要认真解答，不清楚的问题及时向相关人员请教，不得推诿或敷衍客人。3.遇到客人投诉或不满时，要耐心倾听，诚恳道歉，并及时协调相关部门解决问题，确保客人满意。五、培训与考核（一）培训1.新员工入职时，行政前台岗位负责人应进行入职培训，培训内容包括公司基本情况、行政前台岗位职责、工作流程、服务规范等。2.定期组织行政前台岗位人员参加公司内部培训或外部培训课程，不断提升业务能力和服务水平。培训内容可包括沟通技巧、办公软件操作、行政管理知识等。3.根据公司业务发展和工作需要，适时开展专项培训，如会议组织与管理、办公用品管理等，确保行政前台人员能够熟练掌握相关技能。（二）考核1.建立行政前台岗位考核制度，定期对行政前台人员的工作表现进行考核。考核内容包括工作任务完成情况、服务质量、工作态度、团队协作等方面。2.考核方式采用自评、上级