行政管理制度小型公司

行政管理制度小型公司一、总则（一）目的为规范公司行政事务管理，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，营造良好的工作环境，特制定本行政管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：各项规定符合国家法律法规要求。2.合理性原则：制度制定与执行兼顾公司与员工利益，公平合理。3.规范性原则：明确行政事务流程、标准和要求，确保工作有序规范。4.效率性原则：以提高工作效率为导向，简化流程，减少不必要的环节。二、办公环境管理（一）办公区域布局1.根据公司业务需求和人员规模，合理划分办公区域，包括办公区、会议室、接待区、休息区等。2.办公区内设置员工工位，配备必要的办公桌椅、电脑、文件柜等办公设备。（二）环境卫生1.实行每日卫生清扫制度，各部门负责本区域的环境卫生保持。2.定期进行全面清洁消毒，重点区域如会议室、卫生间等增加清洁频次。3.禁止在办公区域内乱扔垃圾，垃圾应及时分类投放至指定垃圾桶。（三）办公秩序1.保持办公区域安静，避免大声喧哗、争吵等影响他人工作的行为。2.员工应爱护办公设备和公共设施，如有损坏应及时报修并照价赔偿。3.严禁在办公区域内吸烟、吃零食、玩游戏等与工作无关的行为。三、办公用品管理（一）采购1.各部门根据工作需要，定期提交办公用品采购申请。2.行政部门汇总采购申请，统一进行市场调研，选择性价比高的供应商进行采购。3.采购过程中严格遵循公司财务审批流程，确保采购资金的合理使用。（二）发放与领用1.行政部门负责办公用品的入库登记，建立详细的库存台账。2.员工领用办公用品时，需填写领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。3.对于限量供应的办公用品，如打印纸、墨盒等，应严格控制领用数量。（三）使用与节约1.员工应正确使用办公用品，避免浪费。2.鼓励员工双面打印、复印文件，减少纸张消耗。3.行政部门定期对办公用品使用情况进行统计分析，提出节约建议和措施。四、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分类：分为行政文件、业务文件、财务文件等，按照类别进行编号和存放。2.文件起草与审批：各类文件由相关部门或人员负责起草，经部门负责人审核、分管领导审批后发布。3.文件发放：行政部门负责文件的发放登记，确保文件及时传达给相关人员。4.文件传阅：重要文件需进行传阅时，应按照规定的传阅顺序进行，并做好传阅记录。5.文件存档：文件办理完毕后，应及时交行政部门存档，以便查阅和参考。（二）档案管理1.档案分类：包括人事档案、财务档案、业务档案等，建立相应的档案目录。2.档案收集：各部门负责收集本部门的档案资料，定期移交行政部门。3.档案整理与归档：行政部门对收集到的档案进行整理、分类、编号，按照档案管理制度进行归档保存。4.档案查阅：因工作需要查阅档案时，需填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案。五、会议管理（一）会议分类1.公司例会：每周[x]召开，由公司领导主持，各部门负责人参加，总结上周工作，部署本周工作任务。2.部门会议：由各部门自行组织召开，传达公司会议精神，安排本部门工作。3.专项会议：根据工作需要，针对特定事项召开的会议，如项目研讨会、业务协调会等。（二）会议组织1.会议发起部门提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并通知行政部门进行会议安排。2.行政部门负责会议场地的预订、设备调试、会议资料准备等工作。3.会议主持人应提前到达会场，做好会议准备工作，确保会议按时召开。（三）会议记录与纪要1.行政部门安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论要点、决议事项等。2.会议结束后，及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员，并跟踪决议事项的执行情况。六、考勤管理（一）工作时间公司实行[具体工作时间]工作制，员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退。（二）考勤记录1.行政部门负责考勤管理工作，采用打卡或其他考勤方式记录员工的出勤情况。2.员工应在规定的考勤时间内进行打卡，如有特殊情况无法打卡，需提前向行政部门说明并填写请假申请。（三）请假制度1.员工请假需提前填写请假申请表，按照请假审批权限进行审批。2.请假审批权限：请假[x]天以内由部门负责人审批；请假[x]天以上[x]天以内由分管领导审批；请假[x]天以上由公司总经理审批。3.病假需提供医院证明，事假应提前安排好工作交接。（四）迟到、早退与旷工处理1.迟到或早退[x]分钟以内，每次扣减绩效分[x]分；迟到或早退[x]分钟以上[x]小时以内，按旷工半天处理；迟到或早退[x]小时以上，按旷工一天处理。2.旷工一天，扣发当日工资的[x]倍，并扣除相应绩效分；连续旷工[x]天或累计旷工[x]天以上，公司有权解除劳动合同。七、车辆管理（一）车辆配置公司根据业务需要配备公务车辆，车辆使用实行统一调度管理。（二）车辆调度1.各部门因工作需要用车时，需提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息。2.行政部门根据车辆使用情况和工作紧急程度进行车辆调度安排，并通知驾驶员出车。3.驾驶员接到出车通知后，应做好出车准备，确保车辆安全性能良好。（三）车辆使用1.驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，文明行车。2.车辆使用过程中发生的费用，如燃油费、过路费、停车费等，由行政部门统一审核报销。3.严禁公车私用，如发现违反规定，将严肃处理。（四）车辆维护与保养1.行政部门负责制定车辆维护保养计划，定期对车辆进行保养和维修。2.驾驶员应做好车辆日常检查工作，发现问题及时报告并送修。3.车辆维修需选择正规的维修厂家，维修费用经行政部门审核后报销。八、印章管理（一）印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章等。（二）印章保管1.公章由行政部门指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得擅自将印章交他人使用。（三）印章使用1.印章使用应填写印章使用申请表，注明使用事项、使用部门、使用人等信息，并按照审批权限进行审批。2.审批权限：使用公章、合同专用章等重要印章需经公司总经理审批；使用财务专用章需经财务负责人审批。3.印章使用时，保管人员应在现场监督，确保印章使用正确、规范。九、费用报销管理（一）报销范围1.与公司业务相关的费用，如办公用品费、差旅费、业务招待费、车辆费用等。2.费用报销应符合国家法律法规和公司财务制度的规定。（二）报销流程1.员工填写费用报销单，注明费用明细、金额、报销事由等信息，并粘贴相关发票。2.部门负责人对报销费用进行审核，确认费用的合理性和真实性。3.财务部门对报销单据进行审核，审核通过后报分管领导审批。4.分管领导审批通过后，交财务部门报销付款。（三）报销标准1.办公用品费：根据公司办公用品采购标准进行报销。2.差旅费：按照公司制定的差旅费标准执行，包括交通、住宿、餐饮等费用。3.业务招待费：严格控制业务招待费支出，报销时需注明招待对象、事由等信息，经公司总经理审批后方可报销。4.车辆费用：按照公司车辆使用管理制度规定的标准报销。十、安全与消防管理（一）安全管理1.公司建立安全管理制度，加强对办公区域、员工宿舍等场所的安全管理。2.定期组织安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强员工安全教育，提高员工安全意识，防止安全事故发生。（二）消防管理1.配备必要的消防设施和器材，如灭火