行政公务接待管理制度

行政公务接待管理制度一、总则（一）目的为进一步规范公司行政公务接待行为，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强党风廉政建设，根据国家相关规定和公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在公务活动中的接待工作。（三）基本原则1.有利公务：以服务公司中心工作、促进业务交流与合作为出发点，确保接待活动有助于推动公司各项工作顺利开展。2.务实节俭：严格控制接待范围和标准，反对形式主义，注重实际效果，节约使用经费，杜绝铺张浪费。3.严格标准：明确各类接待的具体标准，确保接待工作规范、统一，做到公平、公正、公开。4.对等接待：根据来宾的身份和来访目的，安排相应规格的接待，做到对等、适度。二、接待管理职责（一）公司办公室1.负责制定和完善公司行政公务接待管理制度，并组织实施。2.统筹安排公司重要公务接待活动，协调相关部门做好接待准备和服务工作。3.审核接待费用报销，确保费用支出符合规定标准。4.对各部门的接待工作进行指导和监督检查。（二）接待部门1.根据业务需要，提前向公司办公室提交接待申请，详细说明接待对象、目的、时间、人数、活动安排等信息。2.负责接待活动的具体组织实施，包括安排迎送、住宿、餐饮、交通、参观考察等事宜。3.配合公司办公室做好接待费用的结算和报销工作。4.及时反馈接待活动中的有关情况和问题。（三）财务部门1.负责接待费用的预算编制和审核，按照规定的标准和审批程序进行费用报销。2.对接待费用的使用情况进行监督检查，确保经费使用合规、合理。三、接待范围（一）上级主管部门领导及工作人员来公司检查指导工作、调研考察等。（二）兄弟单位来公司交流合作、学习取经等。（三）重要客户来公司洽谈业务、参观访问等。（四）其他因公务需要接待的人员。四、接待标准（一）住宿标准1.根据来宾的身份和接待规格，合理安排住宿。原则上，省部级领导安排套间，厅局级领导安排标准间，其他人员安排普通标间或单间。2.住宿费用标准按照公司所在地的实际情况和市场行情确定，具体标准由公司办公室定期公布。（二）餐饮标准1.接待用餐应安排在公司内部食堂或定点合作餐厅，倡导采用自助餐形式。2.早餐标准按照公司食堂实际价格执行；午餐和晚餐标准根据来宾人数和接待规格确定，人均标准不超过[x]元。3.严格控制陪餐人数，接待对象在[x]人以内的，陪餐人数不得超过[x]人；超过[x]人的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。（三）交通标准1.公司所在地内的公务活动，一般安排车辆接送；如需乘坐公共交通工具，应给予适当的交通补贴。2.到公司所在地以外的地区开展公务活动，根据实际情况安排车辆或乘坐公共交通工具。如需乘坐飞机、火车等交通工具，应按照规定等级乘坐，特殊情况需经公司领导批准。（四）其他标准1.因工作需要安排的会议室、场地租赁等费用，应根据实际情况合理控制，不得超标准支出。2.接待过程中如需赠送礼品，应严格按照公司规定执行，礼品应选择具有公司特色、价格适中的纪念品，不得赠送贵重礼品。五、接待程序（一）接待申请接待部门应提前[x]个工作日向公司办公室提交接待申请，填写《行政公务接待申请表》，详细说明接待对象、目的、时间、人数、活动安排、预计费用等信息。接待申请应经部门负责人签字后报公司办公室审核。（二）审批公司办公室根据接待申请内容，按照接待标准和审批权限进行审核。一般接待由公司办公室主任审批；重要接待需报公司分管领导或主要领导审批。经审批同意后，公司办公室向接待部门反馈审批意见，并协助做好接待准备工作。（三）接待准备接待部门根据审批意见，做好以下接待准备工作：1.安排迎送人员。根据来宾身份和人数，确定迎送人员名单，提前与来宾沟通抵达和离开的时间、地点等信息。2.安排住宿。按照住宿标准，提前预订好房间，并在来宾抵达前将房间钥匙等相关物品准备妥当。3.安排餐饮。根据接待标准和来宾口味，与食堂或定点餐厅沟通协调，确定用餐菜单、用餐时间和地点等。4.安排交通。根据来宾人数和活动安排，合理安排车辆接送，确保交通顺畅。如需租用外部车辆，应选择正规的租车公司，并签订租车合同。5.准备相关资料。根据接待目的和来宾需求，准备好公司简介、项目资料、汇报材料等相关资料，以便来宾了解公司情况。6.布置会议室。如需召开会议或进行商务洽谈，应提前布置好会议室，准备好音响设备、投影仪、茶水等用品。（四）接待实施1.迎送。接待人员提前到达指定地点迎送来宾，引导来宾前往住宿地点、会议室或活动场所。迎送过程中，要注意礼貌礼仪，热情周到。2.会议或洽谈。按照预定安排，组织来宾召开会议或进行商务洽谈。会议或洽谈过程中，要做好记录，及时协调解决相关问题。3.参观考察。根据来宾需求，安排来宾参观公司生产车间、研发中心、企业文化展厅等场所。参观过程中，要安排专人讲解，介绍公司的发展历程、业务范围、技术优势等情况。4.用餐。按照预定时间和地点安排用餐，注意用餐礼仪，控制用餐时间。用餐过程中，要主动向来宾介绍当地的特色菜品和文化习俗。5.送行。在来宾离开前，安排人员送行，并协助来宾办理退房、行李托运等手续。（五）接待总结接待活动结束后，接待部门应及时对活动进行总结，填写《行政公务接待总结表》，内容包括接待对象、接待过程、取得的成效、存在的问题及改进措施等。接待总结应在接待活动结束后[x]个工作日内报公司办公室。公司办公室定期对各部门的接待工作进行总结分析，不断完善接待管理制度。六、接待费用管理（一）预算管理1.公司办公室应根据年度工作安排和接待计划，编制年度行政公务接待费用预算，报公司财务部门审核，经公司领导批准后纳入公司年度预算管理。2.接待费用预算应明确各项费用的支出标准和额度，确保预算编制科学合理、准确无误。（二）报销管理1.接待费用报销应严格按照公司财务制度执行，报销凭证应真实、合法、有效。报销时，应提供接待申请审批单、发票、费用清单等相关资料。2.接待费用报销实行一事一报制度，不得将多次接待费用合并报销。报销金额应与接待申请审批单上的金额一致，如有特殊情况需要调整，应提前报公司办公室审核同意。3.财务部门应加强对接待费用报销的审核，对不符合规定的报销凭证予以退回，不予报销。（三）监督检查1.公司办公室和财务部门应定期对接待费用的使用情况进行监督检查，确保费用支出符合规定标准，杜绝超支、浪费等现象。2.对于违反接待费用管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括责令改正、追回违规资金、通报批评等；情节严重的，将追究相关人员的责任。七、礼品管理（一）礼品采购1.公司办公室负责统一采购行政公务接待所需礼品。礼品采购应选择正规渠道，确保礼品质量可靠、价格合理。2.礼品采购前，公司办公室应根据接待对象和接待规格，制定礼品采购计划，明确礼品的种类、数量、预算等信息。礼品采购计划应报公司分管领导审批后实施。（二）礼品发放1.礼品发放应严格按照公司规定执行，由公司办公室统一组织发放。发放礼品时，应填写《行政公务接待礼品发放登记表》，详细记录礼品名称、数量、发放对象、发放时间等信息。2.礼品发放对象应仅限于与公司有业务往来的重要客户、上级主管部门领导及工作人员等，不得随意扩大发放范围。（三）礼品管理1.公司办公室应建立礼品管理制度，对礼品的采购、发放、库存等情况进行详细登记