会议室管理管理制度

会议室管理管理制度总则目的为了加强公司会议室的规范化管理，合理利用会议室资源，提高会议效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大会议室、中会议室、小会议室等。基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配。2.先申请先使用原则：按照申请时间先后顺序安排会议室的使用。3.高效利用原则：鼓励充分利用会议室资源，提高使用效率，避免资源浪费。4.安全卫生原则：确保会议室的设施设备安全，保持会议室的清洁卫生。会议室管理职责行政部门职责1.负责会议室的日常管理工作，包括会议室的预订、安排、调配等。2.定期对会议室的设施设备进行检查、维护和更新，确保设施设备正常运行。3.负责会议室的清洁卫生工作，保持会议室整洁干净。4.协助会议组织者做好会议的相关服务工作，如茶水、音响设备调试等。会议组织者职责1.提前预订会议室，并填写《会议室使用申请表》，注明会议主题、时间、参会人数等信息。2.负责会议期间的组织和协调工作，确保会议顺利进行。3.会议结束后，组织参会人员清理会议室，保持会议室整洁。参会人员职责1.遵守会议室管理制度，爱护会议室的设施设备。2.按照会议组织者的要求准时参加会议，不得迟到、早退。3.保持会议室的安静，不得在会议期间大声喧哗、随意走动。4.会议结束后，将个人物品带走，不得遗留在会议室。会议室预订与安排预订方式1.公司员工可通过公司内部办公系统或电话向行政部门预订会议室。2.预订时需填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、时间、参会人数、预计时长等信息。预订时间1.为了确保会议室的合理安排，原则上提前[x]个工作日预订会议室。2.对于紧急会议，可在当天或提前[x]小时预订会议室，但需说明紧急原因。安排原则1.根据会议的规模和需求，合理安排会议室。一般情况下，参会人数在[x]人以下的会议安排在小会议室；参会人数在[x]人至[x]人的会议安排在中会议室；参会人数在[x]人以上的会议安排在大会议室。2.优先满足公司内部重要会议和跨部门会议的需求。3.对于同一时间段内多个会议室的预订申请，按照先申请先使用的原则进行安排。变更与取消1.会议组织者如需变更会议时间、地点或参会人数等信息，应提前[x]小时通知行政部门，并填写《会议室变更申请表》。2.如因特殊原因需要取消会议预订，应提前[x]小时通知行政部门，否则将按照未使用会议室处理，并根据相关规定进行处罚。会议室使用规范会议准备1.会议组织者应提前到达会议室，做好会议的准备工作，如调试音响设备、摆放桌椅、准备会议资料等。2.行政部门应在会议开始前[x]分钟检查会议室的设施设备是否正常运行，如有问题及时处理。会议进行1.参会人员应准时到达会议室，按照会议组织者的安排就座。2.会议期间，应保持会议室的安静，不得在会议期间大声喧哗、随意走动。如需发言，应先举手示意，经会议组织者同意后方可发言。3.会议组织者应控制好会议时间，确保会议按照预定的议程进行，不得随意延长会议时间。会议结束1.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得遗留在会议室。2.会议组织者应组织参会人员清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭音响设备、投影仪等设施设备，关好门窗。3.行政部门应在会议结束后及时对会议室进行清洁卫生工作，保持会议室整洁干净。会议室设施设备管理设施设备清单行政部门应建立会议室设施设备清单，详细记录会议室的桌椅、音响设备、投影仪、白板、空调等设施设备的名称、型号、数量、购置时间等信息。日常维护1.行政部门应定期对会议室的设施设备进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。2.对于发现的设施设备故障，应及时通知专业维修人员进行维修，并做好维修记录。3.会议组织者在使用会议室设施设备时，如发现问题应及时向行政部门反映，不得擅自拆卸或维修设施设备。设备借用1.因工作需要借用会议室设施设备的，应填写《会议室设施设备借用申请表》，注明借用设备名称、型号、借用时间、归还时间等信息，经行政部门负责人批准后方可借用。2.借用人员应妥善保管借用的设施设备，不得转借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成设施设备损坏或丢失的，应照价赔偿。3.借用人员应在规定的时间内归还借用的设施设备，如因特殊原因需要延长借用时间的，应提前向行政部门申请。会议室安全与卫生管理安全管理1.行政部门应加强会议室的安全管理，确保会议室的设施设备安全和参会人员的人身安全。2.定期对会议室的电气设备、消防设施等进行检查，确保设备正常运行，消防设施完好有效。3.会议期间，会议组织者应提醒参会人员注意安全，不得在会议室吸烟、使用明火等。卫生管理1.行政部门应安排专人负责会议室的清洁卫生工作，保持会议室整洁干净。2.会议结束后，应及时清理会议室的垃圾、杂物，擦拭桌椅、白板等设施设备。3.定期对会议室进行全面清洁消毒，预防传染病的传播。会议室费用管理费用标准1.会议室的使用费用主要包括场地租赁费用、设备使用费用等。2.具体费用标准按照公司相关规定执行，如无特殊情况不得擅自调整费用标准。费用结算1.会议室使用完毕后，行政部门应根据实际使用情况填写《会议室使用费用结算表》，经会议组织者签字确认后报财务部门进行结算。2.财务部门应按照公司财务制度对会议室使用费用进行审核和结算，确保费用结算准确无误。违规处理违规行为1.未按照规定提前预订会议室，擅自占用会议室的。2.未按照预订时间使用会议室，造成会议室资源浪费的。3.在会议室吸烟、使用明火等违反安全规定的行为。4.损坏会议室设施设备，未照价赔偿的。5.会议结束后未清理会议室，影响会议室正常使用的。处理措施1.对于首次违规行为，给予口头警告，并要求立即改正。2.对于多次违规行为或情节严重的违规行为，将视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣除绩效奖金、罚款等，并在公司