落实密级文件管理制度

落实密级文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司密级文件管理，确保公司秘密信息的安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构及全体员工在处理、使用和保管密级文件过程中的行为规范。（三）密级划分1.绝密级：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害。如公司核心技术资料、重大决策方案、涉及国家安全的业务信息等。2.机密级：是重要的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重的损害。如关键业务数据、重要客户信息、未公开的财务报表等。3.秘密级：是一般的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受一定的损害。如一般性业务资料、内部管理制度等。（四）管理原则1.严格保密原则：对密级文件的管理必须严格按照保密规定执行，确保文件不被泄露。2.明确责任原则：明确各部门及人员在密级文件管理中的职责，做到责任到人。3.规范流程原则：制定规范的密级文件处理流程，确保文件从产生到销毁的全过程得到有效管理。4.适度公开原则：在确保安全的前提下，根据工作需要，对部分密级文件进行适度公开。二、密级文件的产生与标识（一）产生1.公司内部各部门在业务活动中产生的涉及公司秘密的文件、资料、图表、数据等，应按照密级划分标准确定密级，并及时进行标识。2.外来文件、资料等，如果涉及公司秘密，接收部门应及时确定密级并标识。（二）标识1.密级文件应在文件首页左上角显著位置标明密级和保密期限，如"绝密★5年""机密★3年""秘密★2年"。2.密级标识应采用特定的字体、颜色和格式，以确保醒目、易于识别。3.对于存储在电子介质中的密级文件，应在文件名、文件夹名称或存储介质上标明密级和保密期限。三、密级文件的传递（一）内部传递1.密级文件在公司内部传递时，应通过专门的文件传递渠道进行，如机要文件交换站、专人送达等。2.传递密级文件的人员应具备相应的保密意识和责任心，确保文件在传递过程中的安全。3.接收密级文件的部门或人员应在文件传递登记表上签字确认，注明接收时间、文件名称、密级等信息。（二）外部传递1.如需将密级文件传递给外部单位或个人，必须经过公司相关领导批准，并采取加密传输、专人护送等安全措施。2.与外部单位交换密级文件时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保文件在传递过程中的安全。3.在向外部邮寄密级文件时，应选择具有保密资质的快递公司，并使用加密包装材料进行包装。四、密级文件的阅读与使用（一）阅读范围1.密级文件的阅读范围应严格按照文件规定执行，未经批准，不得擅自扩大阅读范围。2.阅读密级文件的人员应具备相应的保密资质和业务需求，确保能够正确理解和处理文件内容。（二）使用要求1.阅读密级文件时，应在指定的场所进行，不得擅自将文件带出办公区域。2.阅读密级文件时，不得擅自摘抄、复印、拍照、扫描文件内容，如有工作需要，必须经过文件管理部门或相关领导批准。3.使用密级文件时，应按照文件规定的用途进行使用，不得擅自改变文件用途。五、密级文件的保管（一）纸质文件保管1.密级文件应存放在专门的保密柜中，保密柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能。2.保密柜应设置专人负责管理，钥匙和密码应由专人保管，不得随意转借他人。3.定期对保密柜进行检查和清理，确保文件存放整齐、有序，无丢失、损坏等情况。（二）电子文件保管1.密级电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行加密处理。2.定期对密级电子文件进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.对密级电子文件的访问应进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问相应的文件。六、密级文件的借阅（一）借阅申请1.因工作需要借阅密级文件的人员，应填写《密级文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、密级、借阅原因、借阅时间等信息。2.《密级文件借阅申请表》应经所在部门负责人审核签字后，报文件管理部门审批。（二）借阅审批1.文件管理部门接到《密级文件借阅申请表》后，应根据文件的密级和借阅人的情况进行审批。2.对于绝密级文件，必须经公司总经理批准后方可借阅；对于机密级文件，经公司分管领导批准后方可借阅；对于秘密级文件，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。（三）借阅期限1.密级文件的借阅期限应根据工作需要合理确定，一般不得超过规定的期限。2.如需延长借阅期限，借阅人应在借阅期限届满前向文件管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还密级文件，如有特殊情况需要延期归还，应提前向文件管理部门说明原因并办理延期手续。2.借阅人归还密级文件时，应确保文件完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。3.文件管理部门在收到归还的密级文件后，应进行认真核对，确认无误后在《密级文件借阅登记表》上注明归还时间。七、密级文件的清退与销毁（一）清退1.当密级文件的保密期限届满或因工作需要不再使用时，文件管理部门应及时组织对文件进行清退。2.清退密级文件时，应填写《密级文件清退登记表》，注明清退文件名称、密级、数量等信息。3.清退的密级文件应及时交回文件管理部门，由文件管理部门进行统一保管。（二）销毁1.对于已清退的密级文件，文件管理部门应根据公司保密规定和相关法律法规的要求，定期组织进行销毁。2.销毁密级文件时，应选择具有保密资质的销毁单位进行销毁，并签订销毁协议，确保文件销毁过程的安全和保密。3.在销毁密级文件时，应安排专人负责监销，确保文件被彻底销毁，不得遗留任何痕迹。4.销毁密级文件后，监销人员应在《密级文件销毁登记表》上签字确认，注明销毁时间、文件名称、密级、数量等信息。八、监督与检查（一）监督部门公司设立保密工作领导小组，负责对密级文件管理制度的执行情况进行监督检查。保密工作领导小组办公室设在公司办公室，具体负责日常监督检查工作。（二）检查内容1.密级文件的产生、标识、传递、阅读、使用、保管、借阅、清退与销毁等环节是否符合本制度的规定。2.各部门及人员对密级文件管理制度的执行情况，是否存在违规行为。3.保密设施设备的配备和使用情况，是否能够满足密级文件管理的需要。（三）检查方式1.定期检查：保密工作领导小组办公室定期组织对公司各部门的密级文件管理情况进行检查，检查周期一般为每季度一次。2.不定期抽查：保密工作领导小组办公室不定期对公司各部门的密级文件管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：根据工作需要，保密工作领导小组办公室组织开展专项检查，对涉及公司重要秘密的部门或项目进行重点检查。（四）问题处理1.对于在监督检查中发现的问题，保密工作领导小组办公室应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。2.对于违反密级文件管理制度的行为，公司将按照相关规定给予严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。3.整改完成后，相关部门或人员应将整改情况书面报告保密工作领导小组办公室，保密工作领导小组办公室将对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。九、培训与教育（一）培训内容1.密级文件管理制度的相关规定，包括文件的产生、标识、传递、阅读、使用、保管、借阅、清退与销毁等环节的要求。2.保密法律法规和公司保密规章制度，提高员工的保密意识和法律意识。3.保密技能和技巧，如文件加密、数据备份、安全防范等方面的知识。（二）培训方式1.定期培训：公司定期组织开展密级文件管理培训，培训对象为全体员工，培训周期一般为每年一次。2.专题培训：根据工作需要，针对特定部门或岗位的员工开展专题培训，如涉密人员培训、新入职员工保密培训等。3.在线学习：公司利用内部网络平台，提供密级文件管理相关的在线学习资源，方便员工自主学习。（三）教育活动1.开展保密宣传教育活动，如保密知识竞赛、保密主题演讲等，增强员工的保密意识和参与度。2.通过案例分析、警示教育等方式，让员工深刻认识到密级文件管理的重要性，吸取教训，避免违规行为的发生。十、奖励与处罚（一）奖励1.对于在密级文件管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.奖励的具体情形包括：严格执行密级文件管理制度，确保文件安全无事故；及时发现和报告密级文件管理中的违规行为，避免公司遭受损失；提出合理化建议，有效改进密级文件管理工作等。（二）处罚1.对于违反密级文件管理制度的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.处罚的具体情形包括：擅自扩大密级文件阅读范围；擅自摘抄、复印、拍照、扫描密级文件内容；未按规定保管密级文件，导致文件丢失、损坏或泄露；擅自将密级文件带出办公区域；未按规定办理