通行发票报销管理制度

通行发票报销管理制度总则目的为了加强公司财务管理，规范通行发票报销流程，确保公司费用支出的合理性、真实性和合法性，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要产生的通行费用发票报销。基本原则1.真实性原则：报销的通行发票必须是真实发生的，与实际业务相符。2.合法性原则：报销发票应符合国家法律法规及税务规定。3.合理性原则：费用支出应符合公司业务需求和财务规定，杜绝不合理开支。4.及时性原则：员工应在规定时间内提交报销申请，确保财务核算的及时性。通行发票种类及要求发票种类1.高速公路通行费发票：包括纸质发票和电子发票。2.城市道路通行费发票：如市内过桥、过路费发票等。3.公共交通发票：如公交车票、地铁票等（如有因工作需要乘坐公共交通产生的费用）。发票要求1.发票内容：发票应清晰显示发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息（公司名称及纳税人识别号）、销售方信息、服务内容、金额等。2.发票印章：发票必须加盖销售方发票专用章，印章应清晰可辨。3.发票字迹：发票内容应字迹清晰，不得有涂改、挖补等情况。4.电子发票：电子发票需打印出纸质件，并确保二维码清晰、完整，同时保留电子发票原件以备查验。5.发票时效性：发票应在规定的报销期限内提交，过期发票不予报销。报销流程申请1.员工在完成通行事项后，应及时收集相关发票，并在发票背面注明日期、事由、起止地点等信息。2.登录公司报销系统，填写报销申请单，详细填写通行费用的相关信息，包括发票号码、金额、行程起止时间、事由等，并上传发票扫描件或照片。审批1.部门主管审批：员工所在部门主管对报销申请进行初审，核实业务的真实性和合理性，审批通过后提交至财务部门。2.财务审核：财务人员对报销发票的真实性、合法性、完整性进行审核，检查发票是否符合要求，费用是否在预算范围内等。如审核通过，提交至上级领导审批；如审核不通过，应注明原因并退回给员工。3.上级领导审批：根据公司审批权限，由相应的上级领导对报销申请进行最终审批。审批通过后，报销申请进入报销支付流程；审批不通过，报销申请退回员工，并说明理由。报销支付1.财务部门根据审批通过的报销申请，安排资金支付。对于符合报销规定的费用，将报销款项支付到员工指定的银行账户。2.如报销金额较大，超过公司规定的单笔支付限额，财务部门可采用支票、电汇等方式支付。报销标准高速公路通行费1.根据公司业务需要及车辆使用情况，制定不同车型的高速公路通行费报销标准。具体标准如下：轿车：每公里[X]元。SUV：每公里[X]元。商务车：每公里[X]元。2.员工应按照实际通行里程计算报销金额，但单次报销金额不得超过实际发生的通行费用。城市道路通行费1.市内过桥、过路费等城市道路通行费，实报实销，但需提供有效的发票及相关行程证明。2.对于经常发生的市内短途通行费用，可根据公司实际情况制定一定的包干标准，员工在包干标准内报销，超出部分自理。公共交通发票1.因工作需要乘坐公共交通产生的费用，实报实销。员工需提供有效的公交车票、地铁票等发票，并在报销申请中注明乘坐时间、起止地点等信息。2.对于使用公共交通卡支付的费用，如无法提供发票，可根据公司规定提供相关支付记录截图作为报销依据，但需经财务部门审核确认。特殊情况处理多人合乘1.因工作需要多人合乘车辆产生的通行费用，如能提供合理的分摊证明（如行程单、合乘协议等），可按照各自实际乘坐里程分摊费用后报销。2.分摊费用的计算方式为：个人分摊费用=总通行费用×个人乘坐里程/总乘坐里程。租车出行1.员工因工作需要租用车辆出行产生的通行费用，如租车合同中已包含通行费用的，应提供租车合同及发票作为报销依据，实报实销。2.如租车合同中未包含通行费用，员工需单独提供通行发票，并按照本制度的报销标准进行报销。私车公用1.员工因工作需要使用私家车产生的通行费用，可按照公司规定的报销标准进行报销。报销时需提供以下证明材料：车辆行驶证（证明车辆所有人为员工本人）。公司与员工签订的私车公用协议，明确规定费用报销标准、使用范围、责任划分等内容。通行发票及相关行程证明。2.私车公用的费用报销应与员工的实际工作行程相符，不得虚报、多报。如发现员工存在虚假报销行为，公司将按照相关规定进行严肃处理。报销期限一般规定员工应在通行事项发生后的[X]个工作日内提交报销申请，财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核及支付工作。特殊情况如因不可抗力等特殊原因导致无法在规定期限内提交报销申请的，员工应在情况消除后的[X]个工作日内提交书面说明，并申请补办报销手续。经公司领导批准后，可按照本制度进行报销。监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对通行发票报销情况进行审计检查，核实报销业务的真实性、合法性和合规性。如发现问题，应及时督促相关部门和人员进行整改，并按照公司规定进行处理。违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，如虚报、多报、伪造发票等，公司将视情节轻重给予以下处理：追回违规报销的款项，并按照报销金额的[X]%给予罚款。对相关责任人进行批评教育，责令其作出书面检讨。情节严重的，给予警告、记过、降职、撤职等处分；如构成违法犯罪的，移交司法机关依法处理。2.员工如对报销处理结果有异议，可在接到处理通知后的[X]个工作日内，向公司财务部门或上级领导提出申诉。公司将在收到申诉后的[X]个工作日内进行调查核实，并给予答