纸业公司账户管理制度

纸业公司账户管理制度一、总则（一）目的为规范纸业公司账户管理，确保公司资金的安全、有序运作，提高资金使用效率，防范财务风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于纸业公司总部及所属各分公司、子公司的各类银行账户，包括基本账户、一般账户、专用账户等。（三）基本原则1.合法性原则：账户的开立、使用和撤销应符合国家法律法规及相关监管要求。2.安全性原则：采取有效措施保障账户资金安全，防止资金被盗用、挪用等风险。3.效益性原则：合理规划账户资金，提高资金使用效益，降低资金成本。4.规范性原则：账户管理应严格按照规定的流程和审批权限进行操作，确保管理规范、有序。二、账户开立与撤销（一）开立1.申请：因业务需要开立账户时，由相关部门或分、子公司提出书面申请，详细说明开户理由、预计资金流量、账户用途等，并填写《账户开立申请表》。2.审批：申请表经部门负责人、财务负责人审核后，报公司分管领导审批。重大账户开立需经总经理办公会审议通过。3.选择银行：根据公司业务需求和银行服务质量、信誉等因素，综合选择合适的开户银行。优先选择与公司有长期合作关系、服务优质、结算便捷的银行。4.签订协议：开户申请获批后，由财务部门与选定银行签订银行账户管理协议，明确双方的权利和义务，包括账户的使用范围、资金管理要求、结算方式、手续费标准等。5.资料准备：按照银行要求，准备齐全开户所需的各类资料，如营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明、授权委托书等，并确保资料真实、完整、有效。6.开户操作：财务部门安排专人负责办理开户手续，按照银行规定的流程提交资料，配合银行完成账户开立工作。开户成功后，及时获取银行开户许可证、账户信息等资料，并妥善保管。（二）撤销1.申请：账户不再使用时，由相关部门或分、子公司提出书面撤销申请，说明撤销原因，并填写《账户撤销申请表》。2.审批：申请表经部门负责人、财务负责人审核后，报公司分管领导审批。3.清理资金：在申请撤销账户前，应确保账户内资金已清理完毕，无未结清的款项或纠纷。如有未结清事项，需在解决后再行申请撤销。4.销户操作：财务部门安排专人持相关资料到开户银行办理销户手续，按照银行要求填写销户申请书，提交相关证明文件，配合银行完成销户操作。销户完成后，及时收回银行出具的销户证明，并妥善保管。三、账户使用与管理（一）资金收付管理1.收款管理业务部门应及时将销售款项、往来款项等收入信息传递给财务部门，确保资金及时足额到账。财务部门在收到银行收款通知后，应及时核对收款金额、来源等信息，与业务部门提供的信息进行匹配。如发现差异，应及时查明原因并进行处理。对于收到的现金款项，应严格按照现金管理规定及时缴存银行，不得坐支现金。2.付款管理付款申请应按照公司规定的审批流程进行，由申请人填写《付款申请表》，详细说明付款事由、金额、收款单位等信息，并附上相关证明文件。部门负责人、财务负责人、公司分管领导等应按照各自的审批权限对付款申请进行审核，确保付款事项真实、合理、合规。财务部门根据审批通过的付款申请，按照资金支付计划安排资金付款。对于金额较大或重要的付款事项，应提前与银行沟通，确保资金支付的准确性和及时性。付款时应严格按照银行结算规定选择合适的支付方式，如支票、汇票、电汇等，并确保支付凭证的填写准确无误。（二）账户余额管理1.日常监控：财务部门应每日监控各账户的余额情况，及时掌握资金动态。定期编制资金余额报表，向公司领导及相关部门汇报账户余额信息，为资金决策提供依据。2.资金调度：根据公司资金预算和业务需求，合理调度账户资金，确保资金在各账户之间的合理分配和有效使用。对于闲置资金，应及时进行理财或其他资金运作，提高资金收益。3.限额管理：根据公司业务特点和风险控制要求，对各账户设定合理的资金限额，如最高存款余额限额、单笔支付限额等。超过限额的资金收付应按照规定的审批流程进行特殊审批。（三）印鉴与密码管理1.印鉴管理银行预留印鉴应包括公司财务专用章、法定代表人章和授权代理人章。印鉴应由专人负责保管，实行分开保管制度，严禁一人保管支付款项所需的全部印鉴。印鉴保管人应妥善保管印鉴，确保印鉴安全。如因工作变动等原因需要交接印鉴，应办理严格的交接手续，填写印鉴交接清单，由交接双方及监交人签字确认。使用印鉴时，应严格按照规定的审批流程进行审批。审批通过后，由印鉴保管人在支付凭证上加盖印鉴，并进行登记。登记内容包括印鉴使用日期、用途、金额、支付凭证号码等。2.密码管理银行账户密码应严格保密，由专人负责设置和保管。密码设置应具有一定的复杂性，定期更换密码。严禁将密码告知他人，如因业务需要必须使用他人操作账户时，应通过临时授权等方式进行，并在操作完成后及时修改密码。（四）账户信息变更管理1.变更申请：当账户信息发生变更时，如账户名称、法定代表人、地址、联系方式等，由相关部门或分、子公司提出书面变更申请，详细说明变更内容及原因，并填写《账户信息变更申请表》。2.审批：申请表经部门负责人、财务负责人审核后，报公司分管领导审批。3.资料准备：按照银行要求，准备齐全变更所需的各类资料，如变更后的营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等，并确保资料真实、完整、有效。4.变更操作：财务部门安排专人持相关资料到开户银行办理账户信息变更手续，按照银行规定的流程提交资料，配合银行完成变更操作。变更完成后，及时获取银行出具的变更证明，并妥善保管。四、账户监控与检查（一）内部监控1.定期检查：财务部门应定期对账户管理情况进行检查，检查内容包括账户开立、撤销、使用、印鉴与密码管理、账户信息变更等方面。检查频率为每月至少一次，并形成检查报告。2.专项检查：根据公司业务发展需要或内外部监管要求，适时开展账户管理专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查重点、范围、方法等，确保检查工作的全面、深入、有效。3.问题整改：对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部审计与监管1.配合审计：积极配合公司内部审计部门和外部审计机构对账户管理情况进行审计。提供真实、完整的账户资料和相关信息，协助审计人员开展工作。2.应对监管：及时了解国家法律法规及相关监管政策的变化，确保账户管理工作符合监管要求。对于监管部门提出的问题和要求，应认真对待，积极整改，并按时报送整改情况报告。五、账户档案管理（一）档案内容账户档案应包括以下资料：1.账户开立资料：《账户开立申请表》、银行开户许可证、账户管理协议、开户所需的各类证明文件等。2.账户使用资料：《付款申请表》、支付凭证、资金余额报表、银行对账单等。3.账户变更资料：《账户信息变更申请表》、变更后的相关证明文件等。4.账户撤销资料：《账户撤销申请表》、销户证明等。5.印鉴与密码管理资料：印鉴交接清单、密码设置记录等。6.其他相关资料：如账户监控与检查报告、审计报告等。（二）档案保管1.专人负责：指定专人负责账户档案的保管工作，确保档案的安全、完整。2.分类存放：按照档案类别进行分类存放，建立清晰的档案索引，便于查阅和管理。3.保管期限：账户档案应按照国家法律法规及公司相关规定确定保管期限，一般为[x]年。保管期限届满后，经公司批准方可进行销毁。（三）档案查阅1.查阅申请：因工作需要查阅账户档案时，应填写《档案查阅申请表》，说明查阅原因、查阅内容等，并经部门负责人或相关领导审批。2.查阅登记：档案保管人应对查阅情况进行登记，记录查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。3.现场查阅：查阅人应在档案保管人的监督下在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出保管场所或进行复印、拍照等操作。如需复印或拍照，应另行提出申请并经批准。六、违规责任与处罚（一）违规行为界定1.未经审批擅自开立、撤销账户或变更账户信息。2.违反账户使用规定，如坐支现金、超限额支付、违规出借账户等。3.印鉴与密码管理不善，导致印鉴被盗用、密码泄露等风险。4.未按照规定进行账户监控与检查，对发现的问题未及时整改或隐瞒不报。5.账户档案管理混乱，档案资料丢失、损坏或未按照规定保管期限进行保管。6.其他违反账户管理制度的行为。（二）处罚措施1.对于违反账户管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、撤职等。2.因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿