签证单管理制度

签证单管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目签证单的管理，规范签证单的填报、审批、执行及结算流程，确保签证事项真实、合理、合规，有效控制工程成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目中涉及的签证单管理，包括但不限于建筑工程、装修工程、安装工程等。（三）基本原则1.真实性原则：签证单所涉及的事项必须是实际发生的，内容应真实、准确、完整，不得弄虚作假。2.合理性原则：签证事项应符合工程实际需要，具有合理的必要性和经济性，不得随意签证。3.及时性原则：签证应在事项发生后的规定时间内及时办理，避免事后补签导致事实不清、责任不明。4.分级审批原则：根据签证金额大小及重要程度，实行分级审批制度，确保审批流程规范、严谨。二、签证单的定义及分类（一）定义签证单是指在工程项目实施过程中，因各种原因导致工程内容、工程量、工程费用等发生变化，由施工单位提出，经建设单位、监理单位等相关方确认后形成的书面文件，作为工程结算的依据之一。（二）分类1.工程变更签证：因设计变更、技术要求改变、建设单位指令等原因，导致工程内容、工程量、施工工艺等发生变化而办理的签证。2.现场签证：在施工过程中，因施工现场条件变化、施工遇到障碍物、不可抗力因素等原因，导致施工单位产生额外费用或增加工作量而办理的签证。3.工期签证：因非施工单位原因导致工程延误或提前竣工，经建设单位、监理单位确认后办理的关于工期顺延或提前的签证。三、签证单的填报（一）填报要求1.施工单位应指定专人负责签证单的填报工作，填报人员应具备一定的工程专业知识和经验。2.签证单应使用公司统一规定的格式，内容应包括签证事项的详细描述、发生时间、地点、涉及的工程部位、工程量及计算依据、费用明细等。3.签证单的文字表述应清晰、准确、简洁，避免使用模糊、歧义的语言。对于复杂的签证事项，应附图说明。4.签证单应一式多份，分别由施工单位、建设单位、监理单位等相关方留存。（二）填报流程1.签证事项发生后，施工单位现场负责人应及时填写签证单，并附上相关的证明材料，如照片、图纸、会议纪要等。2.施工单位项目技术负责人对签证单内容进行审核，确保签证事项的真实性、合理性及计算依据的准确性。审核通过后，在签证单上签字确认。3.施工单位项目经理对签证单进行最终审核，审核无误后签字盖章，并将签证单提交给监理单位。四、签证单的审批（一）监理单位审批1.监理单位收到施工单位提交的签证单后，应及时组织相关人员进行现场核实。2.监理工程师对签证事项的真实性、合理性、必要性进行审核，提出审核意见，并在签证单上签字确认。3.总监理工程师对签证单进行最终审批，审批通过后签字盖章，并将签证单转交给建设单位。（二）建设单位审批1.建设单位收到监理单位转来的签证单后，由项目负责人组织相关部门人员进行会审。2.建设单位各部门根据各自职责对签证事项进行审核，重点审核签证的必要性、费用的合理性、对工程进度和质量的影响等。3.建设单位项目负责人综合各部门意见，对签证单进行最终审批。对于金额较小的签证单，可由项目负责人直接审批；对于金额较大或重要的签证单，应提交公司领导审批。审批通过后签字盖章，并将签证单返回给施工单位。（三）审批时间要求1.监理单位应在收到签证单后的[X]个工作日内完成审核并提交给建设单位。2.建设单位应在收到签证单后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果反馈给施工单位。对于需要提交公司领导审批的签证单，审批时间可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。五、签证单的执行（一）施工单位执行1.施工单位收到建设单位审批通过的签证单后，应按照签证单要求及时组织实施。2.在执行签证事项过程中，施工单位应做好相关记录，包括施工过程记录、材料使用记录、人工费用记录等，以备后续结算和审计使用。3.施工单位应确保签证事项的施工质量符合工程要求，如因施工单位原因导致质量问题，施工单位应承担相应的责任。（二）监督与检查1.监理单位应对签证事项的执行情况进行全程监督，定期检查施工单位的执行进度和质量。2.建设单位可根据需要对签证事项的执行情况进行不定期抽查，发现问题及时要求施工单位整改。六、签证单的结算（一）结算依据1.经建设单位、监理单位审批通过的签证单是工程结算的重要依据之一。2.结算时，应按照签证单上确定的工程量、单价及费用明细进行计算，如有调整，应提供相应的补充签证或变更通知。（二）结算流程1.工程竣工后，施工单位应在规定时间内编制工程结算书，并将签证单作为结算资料一并提交给建设单位。2.建设单位收到施工单位提交的结算资料后，组织相关部门人员进行初审。初审过程中，对签证单的结算金额进行核对，如有疑问，及时与施工单位沟通。3.建设单位初审完成后，可委托具有相应资质的工程造价咨询机构进行复审。复审机构应依据相关规定和合同约定，对签证单及整个工程结算进行全面审核，并出具审核报告。4.建设单位根据复审报告与施工单位进行结算谈判，达成一致意见后签订工程结算协议。（三）结算时间要求1.施工单位应在工程竣工后的[X]个工作日内提交工程结算书及相关资料。2.建设单位应在收到施工单位结算资料后的[X]个工作日内完成初审，并将初审意见反馈给施工单位。3.工程造价咨询机构应在接受委托后的[X]个工作日内完成复审工作，并出具审核报告。4.建设单位与施工单位应在审核报告出具后的[X]个工作日内完成结算谈判，并签订结算协议。七、签证单的存档与保管（一）存档要求1.施工单位、建设单位、监理单位应分别对签证单进行存档保管，确保签证单资料的完整性和可追溯性。2.存档的签证单应包括签证单原件、相关证明材料、审批文件等，按照时间顺序和类别进行整理归档。3.对于电子文档形式的签证单，应进行备份，并妥善保存，确保数据的安全性和可读性。（二）保管期限签证单的保管期限应按照国家相关法律法规及公司档案管理制度执行，一般不少于工程竣工结算完成后的[X]年。八、责任追究（一）对施工单位的责任追究1.若发现施工单位在签证单填报过程中弄虚作假，虚报工程量或费用，除责令其改正外，将扣除相应的签证费用，并视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作等处罚。2.如因施工单位原因导致签证事项执行不力，影响工程进度或质量，施工单位应承担相应的违约责任，赔偿由此给建设单位造成的损失。（二）对建设单位和监理单位人员的责任追究1.建设单位和监理单位人员在签证单审批过程中，如存在玩忽职守、滥用职权、收受贿赂等违法违纪行为，将依法追究其法律责任。2.因建设单位或监理单位人员审核把关不严，导致不合理签证通过审批，给公司造成经济损