外购机管理制度

外购机管理制度总则目的为规范公司外购机的管理，确保外购机的质量、性能符合公司生产经营需求，提高外购机的使用效率，降低采购成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有外购机的采购、验收、使用、维护、报废等全过程管理。职责分工1.采购部门负责外购机的市场调研、供应商选择与管理、采购合同签订等工作。确保采购的外购机符合公司要求，按时、按质、按量到货。2.使用部门提出外购机的需求申请，明确技术规格、性能参数等要求。负责外购机的安装调试、日常使用、维护保养等工作，确保设备正常运行。配合采购部门进行验收工作，及时反馈设备使用过程中出现的问题。3.质量部门制定外购机的验收标准和检验流程。对外购机进行到货检验、抽检等质量把控工作，确保设备质量合格。4.财务部门负责外购机采购资金的预算安排和支付审核。参与外购机采购成本的核算与控制。5.设备管理部门建立外购机设备档案，记录设备的基本信息、采购情况、使用维护记录等。定期对外购机进行盘点清查，核实设备数量、状态等。采购管理采购计划1.使用部门根据生产经营需求，提前[X]个月编制外购机采购计划，明确设备名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息，提交至采购部门。2.采购部门结合使用部门需求、库存情况、市场供应状况等因素，对采购计划进行审核和调整，形成年度、季度、月度采购计划。供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。根据公司对供应商的资质要求、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行评估，筛选出合格的供应商。2.供应商评价定期对供应商进行评价，评价指标包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务满意度、价格合理性等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商进行淘汰。3.供应商合作与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购部门定期与供应商沟通，了解供应情况，协调解决合作过程中出现的问题。采购实施1.采购人员根据采购计划和合同要求，向供应商发送采购订单，跟踪订单执行情况，确保按时到货。2.对于重要的外购机采购项目，采购部门应组织相关人员进行招标、评标等采购活动，确保采购过程公平、公正、公开。3.在采购过程中，如遇供应商交货延迟、产品质量问题等情况，采购人员应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施，如要求供应商加快交货、更换产品、承担违约责任等。验收管理验收准备1.质量部门在接到采购部门到货通知后，制定验收方案，明确验收标准、检验方法、人员分工等。2.使用部门安排熟悉设备的人员参与验收工作，并做好验收前的准备工作，如清理验收场地、准备验收工具等。到货检验1.外购机到货后，采购部门通知质量部门和使用部门进行联合验收。2.验收人员按照验收标准和检验流程，对设备的外观、数量、规格型号、随机附件等进行检查，核对设备的铭牌、合格证、质量检验报告等资料。3.对设备进行开机调试，检查设备的运行状况、性能指标是否符合要求，测试设备的各项功能是否正常。抽检与检验报告1.质量部门根据需要对外购机进行抽检，抽检比例不低于[X]%。2.经检验合格的外购机，质量部门出具检验报告，作为设备验收合格的依据。如发现设备存在质量问题，质量部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至设备质量符合要求。验收结果处理1.验收合格的外购机，由使用部门办理入库手续，设备管理部门建立设备档案。2.验收不合格的外购机，采购部门负责与供应商协商退货、换货或补货等事宜，并跟踪处理结果。如因供应商原因导致设备不合格，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。使用管理使用培训1.设备到货后，使用部门应及时组织操作人员进行培训，培训内容包括设备的操作规程、维护保养知识、安全注意事项等。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、实际操作等多种形式，确保操作人员熟悉设备性能和操作方法，能够独立操作设备。使用记录1.操作人员在使用外购机过程中，应如实填写设备使用记录，记录设备的运行时间、运行状况、生产产量、故障情况等信息。2.使用记录应妥善保存，作为设备维护保养、故障分析、性能评估等工作的依据。日常维护保养1.使用部门应制定外购机日常维护保养计划，明确维护保养的周期、内容、责任人等。2.操作人员按照维护保养计划对设备进行日常维护保养，包括清洁设备、检查设备零部件、紧固螺栓、添加润滑油等工作，确保设备处于良好的运行状态。3.设备管理部门定期对外购机的日常维护保养情况进行检查，对未按要求进行维护保养的部门和个人进行督促整改。故障维修1.设备在运行过程中出现故障，操作人员应及时停机，并报告使用部门负责人。2.使用部门负责人组织维修人员进行故障诊断和维修，如维修人员无法解决问题，应及时联系设备供应商或专业维修机构进行维修。3.维修过程中，维修人员应详细记录故障现象、维修过程、更换的零部件等信息，形成维修记录。维修完成后，应对设备进行试机验收，确保设备恢复正常运行。维护管理维护计划制定1.设备管理部门根据外购机的使用情况、设备性能、厂家建议等因素，制定年度、季度、月度维护计划。2.维护计划应包括维护保养内容、维护时间、维护人员等信息，并提前通知使用部门做好准备工作。维护实施1.维护人员按照维护计划对外购机进行定期维护保养工作，确保设备的各项性能指标符合要求。2.在维护过程中，如发现设备存在潜在的安全隐患或性能下降等问题，应及时进行处理，并记录维护情况。维护记录与档案更新1.维护人员应详细记录每次维护的时间、内容、发现的问题及处理情况等信息，形成维护记录。2.设备管理部门根据维护记录及时更新设备档案，确保档案信息的准确性和完整性。报废管理报废鉴定1.设备管理部门定期对外购机进行清查盘点，对已达到使用年限、技术落后、损坏严重且无法修复或维修成本过高的设备，组织相关人员进行报废鉴定。2.报废鉴定小组由设备管理部门、使用部门、财务部门、技术部门等人员组成，根据设备的实际情况，按照公司制定的报废标准进行鉴定。报废审批1.经鉴定确需报废的外购机，由设备管理部门填写《外购机报废申请表》，详细说明设备名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，并附上相关鉴定材料。2.《外购机报废申请表》依次提交使用部门、财务部门、技术部门、分管领导、总经理审批。审批通过后，方可进行报废处理。报废处理1.经批准报废的外购机，由设备管理部门负责组织清理和处置。处置方式可包括出售给废品回收公司、拆解零部件等。2.处置过程中，设备管理部门应做好记录，包括处置时间、处置方式、处置收入等信息