档案分发管理制度

档案分发管理制度总则目的为了加强公司档案分发管理，确保档案的准确、及时、安全传递，提高档案利用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部相关单位之间档案的分发管理工作。基本原则1.准确性原则：确保档案分发的信息准确无误，避免因信息错误导致工作失误。2.及时性原则：按照规定的时间和流程及时分发档案，不拖延、不积压。3.安全性原则：保障档案在分发过程中的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.责任明确原则：明确档案分发各环节的责任主体，做到责任到人。档案分发管理职责档案管理部门职责1.负责制定和完善档案分发管理制度，并监督执行。2.集中管理公司各类档案，建立档案分发台账，记录档案分发的详细信息。3.根据档案的性质、密级和使用需求，确定档案分发的范围和方式。4.对档案分发过程进行跟踪和协调，解决分发过程中出现的问题。5.定期对档案分发工作进行总结和评估，不断改进工作流程和方法。档案形成部门职责1.负责本部门形成档案的整理、立卷和归档工作，确保档案质量符合要求。2.按照档案管理部门的要求，及时向档案管理部门移交档案，并提供必要的档案信息。3.根据工作需要，提出档案分发的申请，明确分发档案的名称、数量、用途等。4.配合档案管理部门做好档案分发后的相关工作，如档案的使用情况反馈等。档案接收部门职责1.负责接收档案管理部门分发的档案，并进行核对和签收。2.妥善保管接收的档案，按照规定的要求进行使用和管理，确保档案安全。3.在档案使用完毕后，及时将档案归还档案管理部门或按照规定进行处理。4.向档案管理部门反馈档案使用过程中的问题和意见。档案分类与编号档案分类1.行政档案：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型分类，如销售合同、采购订单、项目文档等。5.技术档案：包含产品研发资料、技术图纸、工艺文件等。档案编号1.为便于档案的识别和管理，对每类档案进行统一编号。编号应具有唯一性和系统性。2.编号规则示例：采用"年份+档案类别代码+顺序号"的形式。例如，2023年行政档案的编号为2023XZ001，其中"2023"表示年份，"XZ"表示行政档案类别代码，"001"表示该类别档案的顺序号。3.档案类别代码应简洁明了，易于记忆和区分。具体代码如下：行政档案：XZ人事档案：RS财务档案：CW业务档案：YW技术档案：JS档案分发流程档案分发申请1.档案形成部门或其他需要获取档案的部门，填写《档案分发申请表》，详细注明申请分发档案的名称、编号、数量、用途、接收部门等信息。2.将《档案分发申请表》提交给档案管理部门负责人审核。审核与批准1.档案管理部门负责人对申请表进行审核，重点审核申请内容的合理性、必要性以及档案的密级和分发范围是否符合规定。2.对于涉及重要、机密档案的分发申请，需经公司分管领导批准。3.审核通过后，在《档案分发申请表》上签署审核意见并注明批准人。档案准备1.档案管理部门根据批准的申请表，安排专人从档案库中提取相应档案，并进行核对和整理。2.对需要复印或扫描的档案，按照规定进行处理，确保提供的档案资料清晰、完整。档案分发1.根据档案的性质和接收部门的要求，选择合适的分发方式，如专人送达、邮寄、电子传输等。2.对于纸质档案，填写《档案分发清单》，详细记录档案名称、编号、数量、分发日期、接收部门、签收人等信息，并将档案和清单一并交给接收部门签收。3.对于电子档案，通过公司内部网络或安全的外部传输渠道将档案发送给接收部门指定的人员，并要求对方确认接收。档案签收1.接收部门收到档案后，应及时进行核对和签收。在《档案分发清单》上签字确认档案的名称、数量、完整性等信息。2.如发现档案存在问题，如数量不符、资料缺失、损坏等，应立即与档案管理部门联系，说明情况并协商解决。特殊档案分发管理机密档案分发1.机密档案的分发应严格按照公司保密制度执行，确保档案在传递过程中的安全性和保密性。2.采用专人送达的方式进行分发，送达人员应具备保密意识和责任心，并签订保密协议。3.接收部门应设立专门的机密档案保管区域，配备必要的安全设施，确保机密档案的安全。电子档案分发1.电子档案分发应采用加密传输的方式，确保档案内容不被泄露。2.对电子档案的访问权限进行严格控制，接收部门只能在规定的权限范围内使用电子档案。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。异地档案分发1.对于需要分发到异地的档案，应根据距离和紧急程度选择合适的分发方式，如邮寄、专人送达等。2.对于重要的异地档案分发，应提前与接收方沟通协调，确保档案能够安全、及时送达。3.在档案分发过程中，要做好跟踪和记录，及时掌握档案的运输状态。档案分发记录与查询分发记录1.档案管理部门应建立完善的档案分发记录台账，详细记录每一次档案分发的相关信息，包括申请表编号、档案名称、编号、数量、分发日期、接收部门、签收人等。2.分发记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。查询与统计1.各部门因工作需要可查询档案分发记录，但应填写《档案分发记录查询申请表》，注明查询原因和范围，经档案管理部门负责人批准后进行查询。2.档案管理部门应定期对档案分发记录进行统计分析，如按部门、按时间段统计档案分发数量等，为公司档案管理决策提供数据支持。档案分发监督与检查内部监督1.档案管理部门定期对档案分发工作进行自查，检查档案分发流程是否符合规定，分发记录是否准确完整，档案安全措施是否落实等。2.公司内部审计部门不定期对档案分发管理工作进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。外部检查1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的检查和指导，积极配合做好档案分发管理工作的规范和完善。2.根据外部检查意见，及时调整和改进档案分发管理制度和工作流程。档案分发违规处理违规行为界定1.未经批准擅自分发档案。2.违反档案分发流程，导致档案分发错误或延误。3.在档案分发过程中泄露档案机密信息。4.未按规定进行档案签收或归还，造成档案丢失或损坏。处理措施1.对于一般违规行为，由档案管理部门对责任人进行批评教育，并责令其限期整改。2.对于情节较重的违规行为，给予责任人警告、罚款等处罚，并视情况追究所在部门负责人的管理责任。3.对于严重违规行为，如泄露机密档案信息等