礼品费管理制度

礼品费管理制度（一）目的为规范公司礼品费的使用与管理，确保礼品费支出合理、合规、透明，充分发挥礼品在公司业务拓展、客户维护、员工激励等方面的积极作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构在经营活动中涉及的礼品费支出，包括但不限于业务往来礼品、节日礼品、员工奖励礼品等。（三）基本原则1.合规性原则：礼品费支出必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定，严禁违规操作。2.必要性原则：礼品的赠送应基于真实的业务需求，具有明确的目的，如维护客户关系、促进业务合作、激励员工等，不得随意赠送礼品。3.适度性原则：礼品的价值和档次应与公司业务规模、行业惯例以及受赠对象相匹配，避免过度支出。4.真实性原则：礼品费支出应真实、准确记录，相关凭证齐全，确保财务核算清晰、规范。二、礼品采购管理（一）采购流程1.需求申请各部门根据业务需要，填写《礼品采购申请表》，详细说明礼品用途、预计采购数量、预算金额、受赠对象等信息。部门负责人对申请进行审核，签字确认后提交至行政管理部门。2.采购审批行政管理部门收到《礼品采购申请表》后，对申请内容进行初步审核，重点审核礼品用途、预算合理性等。对于预算金额较大的礼品采购申请，需提交公司管理层审批，审批通过后方可进行采购。3.供应商选择行政管理部门根据礼品采购需求，通过多种渠道寻找合适的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商名录等。对潜在供应商进行评估，包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面，选择至少三家供应商进行询价。根据询价结果，综合考虑各方面因素，确定最终的供应商，并与其签订采购合同。4.采购执行采购人员按照采购合同要求，与供应商沟通礼品的规格、数量、交货时间等细节，确保采购工作顺利进行。采购过程中，如遇供应商交货延迟、产品质量问题等情况，采购人员应及时与供应商协商解决，并向行政管理部门汇报。5.验收入库礼品到货后，行政管理部门组织相关人员进行验收，重点检查礼品的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。验收合格的礼品办理入库手续，填写《礼品入库单》，注明礼品名称、规格、数量、入库时间等信息。验收不合格的礼品，及时与供应商联系退换货事宜，并做好记录。（二）采购预算管理1.预算编制每年年底，各部门结合下一年度业务计划，预估礼品采购需求，编制本部门的礼品采购预算，提交至行政管理部门。行政管理部门汇总各部门预算，结合公司整体经营目标和财务状况，编制公司年度礼品采购预算草案，提交公司管理层审批。2.预算执行礼品采购应严格按照预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整预算，需按照预算编制流程进行申请和审批。行政管理部门定期对礼品采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。（三）采购合同管理1.合同签订与供应商确定合作意向后，应签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括礼品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同由公司法务部门审核，确保合同内容合法合规，避免法律风险。2.合同履行采购人员负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付礼品。如遇合同变更或解除等情况，应按照合同约定的程序进行处理，并及时通知相关部门。3.合同归档采购合同履行完毕后，采购人员应将合同原件及相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。三、礼品赠送管理（一）赠送标准1.业务往来礼品根据与客户的业务合作规模、合作潜力以及重要程度，制定不同级别的业务往来礼品赠送标准。一般情况下，业务往来礼品的价值不宜过高，以表达公司的诚意和感谢为宜。具体标准如下：对于年度业务合作金额在[X]万元以下的客户，每次赠送礼品价值不超过[X]元。对于年度业务合作金额在[X]万元至[X]万元之间的客户，每次赠送礼品价值不超过[X]元。对于年度业务合作金额在[X]万元以上的重要客户，每次赠送礼品价值可根据实际情况适当提高，但不超过[X]元。2.节日礼品在重要节日（如春节、中秋节等），为员工、客户、合作伙伴等赠送节日礼品。节日礼品应体现节日氛围和公司关怀，价值应相对统一。具体标准如下：员工节日礼品每人价值不超过[X]元。客户节日礼品每份价值不超过[X]元。合作伙伴节日礼品每份价值不超过[X]元。3.员工奖励礼品根据员工的工作表现、业绩贡献等，对表现优秀的员工给予奖励礼品。员工奖励礼品应具有一定的激励性和纪念意义，价值可根据奖励级别适当调整。具体标准如下：月度优秀员工奖励礼品价值不超过[X]元。季度优秀员工奖励礼品价值不超过[X]元。年度优秀员工奖励礼品价值不超过[X]元。（二）赠送流程1.礼品选择根据礼品赠送标准和受赠对象特点，选择合适的礼品。礼品应具有一定的实用性、美观性和文化内涵，能够体现公司形象和品牌价值。对于业务往来礼品，可考虑选择与公司业务相关的产品或具有地方特色的纪念品；对于节日礼品，可选择食品、日用品等；对于员工奖励礼品，可根据员工岗位特点和兴趣爱好进行选择。2.礼品包装对选择好的礼品进行包装，确保包装精美、大方，能够提升礼品的整体档次。礼品包装应使用公司统一的标识或宣传资料，突出公司品牌形象。3.赠送审批填写《礼品赠送审批表》，详细说明礼品赠送的原因、受赠对象、礼品名称、规格、数量、价值等信息。部门负责人对礼品赠送申请进行审核，签字确认后提交至行政管理部门。行政管理部门对申请内容进行审核，重点审核礼品赠送是否符合标准、审批流程是否完整等。对于涉及重要客户或较大金额的礼品赠送申请，需提交公司管理层审批，审批通过后方可进行赠送。4.礼品赠送根据审批通过的《礼品赠送审批表》，安排专人负责礼品的赠送工作。对于业务往来礼品，可由销售人员或相关业务人员亲自将礼品送达客户手中，并附上公司的问候和感谢语；对于节日礼品和员工奖励礼品，可通过公司内部邮件、公告等方式通知受赠对象领取。在礼品赠送过程中，应注意收集受赠对象的反馈意见，及时了解礼品的效果和受赠对象的满意度。（三）赠送记录1.建立礼品赠送台账，详细记录礼品赠送的日期、受赠对象、礼品名称、规格、数量、价值、赠送原因等信息。2.礼品赠送台账由行政管理部门负责登记和管理，定期进行核对和更新，确保记录准确无误。3.礼品赠送记录作为公司礼品费支出的重要依据，应妥善保存，以备审计、税务等部门检查。四、礼品费报销管理（一）报销流程1.报销申请礼品采购完成后，采购人员应及时整理相关报销凭证，包括采购发票、采购合同、礼品入库单、礼品赠送审批表等。采购人员填写《礼品费报销申请表》，详细说明礼品采购的用途、金额、报销明细等信息，并签字确认。2.部门审核采购人员将《礼品费报销申请表》及相关报销凭证提交至所在部门负责人进行审核。部门负责人对报销内容的真实性、合理性、合规性进行审核，签字确认后提交至财务部门。3.财务审核财务部门收到报销申请后，对报销凭证的完整性、合法性、准确性进行审核。重点审核礼品采购是否符合公司规定的采购流程和标准，报销金额是否与发票金额一致，报销凭证是否齐全等。对于不符合报销要求的申请，财务部门应及时通知采购人员补充或更正相关资料。4.报销审批财务审核通过后，《礼品费报销申请表》提交至公司管理层进行审批。公司管理层根据礼品费支出的金额、用途等情况进行审批，审批通过后方可报销。5.报销支付财务部门根据审批通过的报销申请，按照公司财务制度进行报销支付。报销款项可通过银行转账等方式支付给供应商或相关人员。（二）报销标准1.礼品费报销应严格按照公司规定的礼品采购预算和赠送标准执行，不得超标准报销。2.报销凭证必须真实、合法、有效，发票内容应与礼品采购内容一致，不得虚开发票。3.对于礼品采购过程中发生的运输费、包装费等相关费用，如符合公司报销规定，可一并报销。（三）报销期限1.礼品采购完成后，采购人员应在[X]个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，财务部门有权不予受理。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核，审核通过后的报销款项应在[X]个工作日内支付。五、礼品费监督与审计（一）内部监督1.行政管理部门负责对公司礼品费的使用情况进行日常监督，定期检查礼品采购、赠送、报销等环节的执行情况，确保礼品费支出符合公司规定。2.财务部门负责对礼品费的财务核算进行监督，确保礼品费支出记录准确、合规，财务报表反映真实。3.各部门应配合行政管理部门和财务部门的监督工作，如实提供礼品费使用情况的相关资料和信息。（二）审计监督1.公司审计部门定期对礼品费进行审计，审查礼品费支出的真实性、合法性、合理性，检查礼品费管理制度的执行情况。2.审计部门可通过查阅相关文件、凭证、记录，访谈相关人员，实地考察等方式进行审计，并出具审计报告。3.对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改建议，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的礼品费支出行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于责令退还违规支