外供方管理制度

外供方管理制度一、总则1.目的本制度旨在加强公司对外包供方（以下简称"外供方"）的管理，确保外供服务和产品符合公司要求，保障公司利益，提高整体运营效率，实现与外供方的互利共赢，共同推动公司业务持续健康发展。2.适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有外供方，包括但不限于提供原材料、零部件、设备、劳务、技术服务、咨询服务等各类外包业务的供应商和承包商。3.基本原则公平公正原则：在选择、评价、管理外供方过程中，遵循公平公正的原则，确保所有外供方享有平等的机会，依据客观标准进行决策。质量优先原则：始终将外供产品和服务的质量放在首位，要求外供方严格按照公司质量标准提供产品和服务，保障公司生产经营活动的顺利进行。合作共赢原则：与外供方建立长期稳定的合作关系，通过相互支持、共同发展，实现双方利益最大化，形成良好的商业生态。动态管理原则：对外供方进行动态跟踪和评估，根据其表现及时调整管理策略，激励优秀外供方，淘汰不合格外供方，不断优化外供方队伍。二、外供方选择与准入1.需求识别与采购计划各部门根据业务需求，提前识别需要外包的项目或服务，明确质量、交付期、价格等要求，并制定相应的采购计划。采购计划应包括项目描述、预计采购时间、预算金额、技术规格、质量标准等详细信息。采购计划提交给采购部门审核，采购部门根据公司整体资源状况和采购策略，对计划进行综合评估和调整，确保采购活动与公司战略目标相一致。2.外供方搜索与初步筛选采购部门通过多种渠道搜索潜在外供方，如网络搜索、行业推荐、供应商名录、客户推荐等，建立外供方信息库。根据采购计划要求，对潜在外供方进行初步筛选，筛选标准可包括经营范围、生产能力、质量体系、信誉口碑、价格水平等方面。对于初步符合要求的外供方，收集其基本信息，如公司简介、营业执照、资质证书、业绩案例等。3.实地考察与评估对于经过初步筛选的重要外供方，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括生产现场、质量管理体系、设备设施、人员配备、物流能力、环保措施等方面。考察结束后，考察人员填写《外供方实地考察评估表》，对外供方的综合实力进行评价，给出考察结论。评估表应明确各项考察指标的权重和评分标准，确保评估结果客观公正。4.样品测试与验证根据采购产品或服务的特性，要求外供方提供样品进行测试和验证。样品应满足公司规定的技术规格和质量标准。质量部门负责组织对样品进行检测和评估，出具样品测试报告。如样品测试不合格，外供方应进行整改，直至样品符合要求。5.合同评审与签订采购部门根据外供方的考察评估结果、样品测试情况以及价格谈判结果，组织相关部门进行合同评审。合同评审内容包括合同条款的合法性、完整性、明确性，双方权利义务的对等性，价格的合理性，质量标准和交付期的可实现性等方面。经合同评审通过后，由公司法定代表人或其授权代表与外供方签订正式合同。合同应明确双方的权利义务、产品或服务规格、价格、交付期、质量验收标准、付款方式、违约责任等重要条款，确保合同具有法律效力，能够有效约束双方行为。6.外供方准入审批采购部门将签订的合同及相关评审资料提交给公司管理层进行外供方准入审批。审批通过后，外供方正式纳入公司合格外供方名录，获得为公司提供产品或服务的资格。对于首次合作的重要外供方，可设置一定期限的试用期，试用期内对其表现进行密切跟踪和评估，如试用期表现良好，则正式批准准入；如试用期内出现严重问题，不符合公司要求，则取消其准入资格。三、外供方日常管理1.沟通与协调机制建立定期的沟通会议制度，采购部门与外供方每月至少召开一次沟通会议，双方就业务进展情况、质量问题、交付期执行情况、合作中存在的问题及解决方案等进行充分交流。设立专门的沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便双方及时沟通业务需求、反馈问题和协调工作。对于紧急问题，应确保能够在第一时间取得联系并及时解决。采购部门指定专人作为与外供方的联络人，负责日常沟通协调工作，及时传达公司要求，跟踪外供方工作进展，协调解决合作过程中的各类问题。2.质量监控与管理质量部门制定外供产品和服务的质量检验计划，明确检验项目、检验标准、检验频次和检验方法等内容。按照检验计划对外供产品和服务进行严格检验，确保其符合公司质量要求。建立质量反馈机制，对于检验过程中发现的质量问题，及时通知外供方进行整改。外供方应在规定时间内提交整改报告和整改措施，质量部门跟踪整改效果，直至问题得到彻底解决。定期对外供方的质量管理体系进行评估和审核，确保其质量管理体系持续有效运行，能够稳定提供符合质量要求的产品和服务。对于质量管理体系存在严重缺陷或质量问题频发的外供方，采取警告、限期整改、暂停供货等措施，直至取消其合格外供方资格。3.交付期管理采购部门与外供方在合同中明确规定产品或服务的交付期，并要求外供方制定详细的生产或服务进度计划。外供方应按照进度计划按时交付产品或服务，确保不影响公司生产经营活动的正常进行。建立交付期跟踪机制，采购部门定期对外供方的交付情况进行检查和统计分析，及时掌握交付进度。对于可能影响交付期的因素，提前与外供方沟通协调，共同采取措施解决，确保交付期的按时实现。如外供方未能按时交付产品或服务，应按照合同约定承担相应的违约责任。采购部门根据违约情况，采取扣罚货款、减少订单量、暂停合作等措施，督促外供方改进交付管理，提高交付及时性。4.成本管理采购部门定期对外供方提供的产品或服务价格进行分析和评估，与市场价格水平进行比较，确保公司采购成本合理。对于价格明显高于市场同类产品或服务的外供方，与其协商降价或寻找替代供应商。建立成本控制激励机制，鼓励外供方通过优化生产流程、降低原材料消耗、提高生产效率等方式降低成本，对于成本控制效果显著的外供方给予适当奖励，如增加订单量、延长合作期限等。在合同执行过程中，严格按照合同约定的付款方式和结算周期对外供方进行付款，避免提前或延迟付款给公司带来不必要的资金成本。同时，加强对采购成本的核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。5.文档管理采购部门负责建立外供方档案，对外供方的基本信息、考察评估资料、合同文件、质量检验报告、交付记录、付款凭证等相关资料进行整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。外供方档案应按照类别和时间顺序进行分类存放，便于查询和使用。同时，建立电子档案备份系统，确保档案资料的安全性和可追溯性。定期对外供方档案进行更新和维护，及时补充新的资料，删除过期或无效的信息。对于外供方发生重大变更（如公司名称、法定代表人、经营范围、生产地址等）的情况，应及时更新档案资料，确保档案信息与实际情况相符。四、外供方绩效评估与激励1.绩效评估指标设定建立科学合理的外供方绩效评估指标体系，评估指标应涵盖质量、交付期、成本、服务、合作态度等多个方面，确保全面、客观地反映外供方的综合表现。质量指标可包括产品合格率、退货率、质量问题整改及时率等；交付期指标可包括按时交付率、交付周期偏差率等；成本指标可包括采购价格合理性、成本降低率等；服务指标可包括响应速度、售后服务满意度等；合作态度指标可包括沟通配合度、遵守合同条款情况等。根据不同类型的外供方和业务特点，对各项评估指标赋予相应的权重，以突出重点和体现业务导向。例如，对于提供关键零部件的外供方，质量指标权重可适当提高；对于服务类外供方，服务指标权重可相对加大。2.绩效评估周期外供方绩效评估周期分为月度、季度和年度评估。月度评估主要关注外供方的短期表现，如交付及时性、质量问题处理情况等；季度评估在月度评估的基础上，对其季度整体绩效进行综合评价；年度评估则全面总结外供方一年来的综合表现，作为年度合作评价和奖惩的主要依据。对于重大项目或合作期限较长的外供方，可根据项目进展情况适时进行阶段性绩效评估，及时发现问题并采取措施加以解决，确保项目顺利推进。3.绩效评估方法采用定性与定量相结合的评估方法对外供方进行绩效评估。定量评估主要依据各项可量化的指标数据进行评分，如质量合格率、按时交付率等；定性评估则通过对服务态度、合作配合度等方面的主观评价进行打分。绩效评估数据来源包括公司内部各部门的反馈信息、质量检验报告、交付记录、采购成本数据、客户投诉处理记录等。采购部门负责收集、整理和分析这些数据，形成外供方绩效评估报告。在绩效评估过程中，可组织相关部门人员对外供方进行现场评估或召开评估会议，听取各方意见和建议，确保评估结果客观公正、全面准确。4.激励措施根据外供方绩效评估结果，实施相应的激励措施。对于绩效优秀的外供方，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加订单量、优先参与新项目合作、给予价格优惠、提供培训机会等，激励其继续保持良好表现，与公司建立更紧密的合作关系。对于绩效未达标的外供方，采购部门与其进行沟通，共同分析原因，制定改进计划，并跟踪改进效果。如连续多次绩效不达标，公司将采取警告、减少订单量、暂停合作等措施，直至取消其合格外供方资格。设立外供方优秀合作奖，每年评选出在质量、交付、成本、服务等方面表现突出的外供方进行公开表彰和奖励，树立合作典范，激发全体外供方的积极性和竞争力。五、外供方淘汰与退出1.淘汰与退出情形外供方如有以下情形之一，公司将考虑淘汰或终止合作关系：连续多次出现严重质量问题，经整改后仍无法满足公司质量要求；交付期严重延误，对公司生产经营活动造成重大影响；提供的产品或服务价格明显高于市场同类水平，且拒绝协商降价；违反合同约定，如擅自更改产品规格、降低服务标准等；出现严重的商业信誉问题，如拖欠货款、提供虚假信息等；公司业务调整或战略转型，不再需要外供方提供的产品或服务；其他严重影响公司利益或合作关系的情形。2.淘汰与退出程序采购部门根据外供方的实际表现和合作情况，提出淘汰或退出建议，并填写《外供方淘汰/退出审批表》，详细说明淘汰或退出的原因、依据及相关证据材料。《外供方淘汰/退出审批表》提交给公司管理层进行审批，审批通过后，采购部门以书面形式通知外供方终止合作关系，并明确终止日期和相关后续事宜要求，如清理库存、结算货款、归还相关资料等。在与外供方终止合作后，采购部门负责组织相关部门对其进行全面的总结评估，分析合作过程中存在的问题和教训，提出改进措施和建议，为今后的外供方管理工作提供参考。3.后续事项处理外供方应按照合同约定和公司要求，在规定时间内清理库存产品，公司根据实际情况进行验收和处理。对于因外供方原因造成的库存积压或损失，外供方应承担相应的赔偿责任。双方按照合同约定进行货款结算，确保结算金额准确无误。如存在争议，按照合同约定的争议解决方式进行处理，如协商、仲裁或诉讼等。外供方应归还公司提供的技术资料、模具、设备等资产，采购部门负责组织相关人员进行清点和验收，确保资产完整无损。如发现资产缺失或损坏，外供方应照价赔偿。采购部门将外供方淘汰或退出的相关信息及时更新到外供方信息库，并通知相关部门，防止再次与其发生业务往来。同时，对因外供方淘