纸质档案移交协议书

纸质档案移交协议书甲方（移交方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（接收方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拥有一批纸质档案，为了规范档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，甲方拟将相关纸质档案移交给乙方进行管理。双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就纸质档案移交事宜达成如下协议：一、移交档案的具体描述（一）档案名称及类别1.档案名称：[具体档案名称，如企业财务档案、人事档案、业务合同档案等]2.档案类别：涵盖[详细说明档案所属类别，如会计凭证、账簿、报表、员工履历表、劳动合同、业务往来合同等]（二）档案形成时间及范围1.形成时间：本次移交档案的形成时间跨度为从[起始年份]至[结束年份]。2.范围：包括但不限于甲方在上述时间段内产生的、与各类业务活动相关的所有纸质档案资料，具体以双方共同确认的档案清单为准。（三）档案数量及存放地点1.档案数量：共计[x]卷/册，详细清单见本协议附件一。2.存放地点：甲方目前存放于[具体存放地址]的上述纸质档案。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权要求乙方按照本协议约定妥善保管和利用移交的档案。在档案移交后，有权对涉及自身商业秘密、敏感信息等的档案查阅利用情况进行监督。2.义务甲方应确保移交的档案真实、完整、准确，不存在虚假、篡改、缺失等情况，并对档案的合法性、合规性负责。按照本协议约定的时间、地点和方式，将档案整理成册，并编制详细的档案清单（附件一），一式两份，双方各执一份。档案应按照国家有关档案整理规范进行分类、编号、编目等处理，确保档案便于查找和利用。在移交档案前，甲方应负责对档案进行必要的整理和修复，确保档案的质量符合要求。对于破损、霉变、褪色等有问题的档案，应进行相应的修复或复制，费用由甲方承担。协助乙方办理档案移交过程中的相关手续，提供必要的文件和信息支持，配合乙方进行档案的清点、核对等工作。向乙方提供档案的相关背景信息和必要的说明，以便乙方更好地理解和管理档案。在档案移交后，未经乙方书面同意，不得擅自查阅、复制、提取已移交的档案，不得向任何第三方泄露档案内容。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定接收、管理和利用移交的档案。根据国家法律法规和行业标准，对档案进行合理的整理、分类、存储和数字化处理，以便更好地管理和利用档案。在档案管理过程中，发现档案存在问题或疑问时，有权要求甲方进行解释和说明。2.义务乙方应按照国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及本协议的约定，妥善保管移交的档案，确保档案的安全、完整，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。配备专业的档案管理人员，建立健全档案管理制度，采用先进的档案管理技术和设备，对档案进行科学管理。按照本协议约定的时间、地点和方式接收甲方移交的档案，并及时对档案进行清点、核对，如发现档案数量、内容等与档案清单不符，应在[x]个工作日内书面通知甲方。对接收的档案进行分类整理、编号编目、上架存储等工作，建立档案检索系统，以便快速准确地查找和利用档案。根据甲方的合理需求，为甲方提供档案查阅、借阅等服务，但应按照规定办理相关手续，并确保档案的安全使用。对于涉及商业秘密、敏感信息等的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。在档案管理过程中，如发现档案存在问题或需要进行维护、修复等工作，应及时通知甲方，并根据甲方的意见进行处理，费用由双方协商解决。定期对档案进行清查盘点，确保档案的实际情况与记录一致。如发现档案有任何变动或异常情况，应及时报告甲方，并采取相应的措施。三、档案移交的时间、地点及方式（一）移交时间双方确定于[具体日期]进行纸质档案的移交工作。（二）移交地点档案移交地点为[详细地址，如乙方档案室]。（三）移交方式1.甲方应组织专人将整理好的档案及档案清单送达乙方指定地点。2.双方在移交现场共同对档案进行清点、核对，确认档案的数量、内容等与档案清单一致后，在档案清单上签字确认。3.对于重要档案或数量较大的档案，双方可协商采用分批移交的方式，但应确保每批移交的档案符合本协议要求，并办理相应的交接手续。四、档案保管期限及期满后的处理（一）保管期限乙方应按照国家有关法律法规和行业标准，对移交的档案进行保管，保管期限为自档案移交之日起[x]年。（二）期满后的处理1.在保管期限届满后，如双方无继续保管档案的需求，乙方应按照国家有关规定对档案进行妥善处理，处理方式包括但不限于销毁、封存等。在处理档案前，乙方应提前[x]个工作日通知甲方，并在甲方的监督下进行处理，确保档案处理过程符合法律法规要求，防止档案信息泄露。2.如甲方因特殊原因需要继续保管档案，双方应另行协商确定保管期限和费用等事宜，并签订补充协议。五、档案的查阅、借阅及利用（一）查阅1.甲方因工作需要查阅已移交档案的，应提前向乙方提交查阅申请，说明查阅目的、范围和时间等。乙方应在收到申请后的[x]个工作日内给予答复。对于符合查阅条件的申请，乙方应按照规定为甲方提供查阅服务，并做好查阅记录。2.查阅档案时，甲方应在乙方指定的地点进行，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，不得损坏档案载体。如因甲方原因造成档案损坏或丢失的，甲方应承担相应的赔偿责任。（二）借阅1.甲方因工作需要借阅已移交档案的，应填写借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等，并经甲方相关负责人签字批准后提交乙方。乙方应在收到申请后的[x]个工作日内进行审核，对于符合借阅条件的申请，办理借阅手续，向甲方提供借阅的档案，并要求甲方在借阅期限届满后及时归还。2.借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，甲方应提前向乙方提出申请，经乙方同意后方可延长。3.甲方借阅的档案不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因甲方原因造成档案丢失、损坏或泄露的，甲方应承担全部法律责任和经济赔偿责任。（三）利用乙方应积极配合甲方对档案的合理利用需求，为甲方提供必要的协助和支持。在确保档案安全和保密的前提下，乙方可根据自身业务需要，对档案进行整理、统计、分析等工作，以便更好地发挥档案的价值。但乙方在利用档案过程中，不得侵犯甲方的合法权益，不得将档案用于与本协议约定无关的目的。六、保密条款（一）保密范围双方应对在档案移交及管理过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、档案内容等信息予以保密。保密信息包括但不限于甲方的客户信息、财务数据、业务流程、技术方案、档案中的敏感信息等，以及乙方在档案管理过程中形成的工作记录、管理方法等。（二）保密措施1.双方应采取合理的保密措施，防止保密信息的泄露。保密措施包括但不限于建立保密制度、限制接触人员范围、对涉及保密信息的载体进行加密存储和传输等。2.未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露保密信息，但法律法规另有规定或司法机关依法要求披露的除外。（三）保密期限本条款的保密期限为自本协议生效之日起[x]年。七、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间、地点和方式移交档案，或移交的档案不符合本协议要求，导致乙方无法正常接收和管理档案的，甲方应承担因此给乙方造成的损失。2.如甲方违反本协议约定，擅自查阅、复制、提取已移交的档案，或向第三方泄露档案内容的，甲方应立即停止侵权行为，并承担因此给乙方及其他相关方造成的全部法律责任和经济赔偿责任。乙方有权解除本协议，并要求甲方返还已支付的相关费用。3.若甲方未按照本协议约定协助乙方办理档案移交手续，或未提供必要的文件和信息支持，影响档案移交工作顺利进行的，甲方应承担相应的违约责任，赔偿乙方因此遭受的损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的时间、地点和方式接收档案，或未对接收的档案进行妥善保管，导致档案丢失、损坏、泄露等情况发生的，乙方应承担全部赔偿责任，负责恢复档案原状或采取其他补救措施，并赔偿甲方因此遭受的损失。2.如乙方违反本协议约定，未按照规定为甲方提供档案查阅、借阅等服务，或擅自将档案用于与本协议约定无关的目的，乙方应承担违约责任，向甲方支付违约金，并赔偿甲方因此遭受的损失。甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已移交的档案。3.若乙方未按照国家有关法律法规和行业标准对档案进行管理，导致档案管理出现问题，乙方应承担相应的法律责任，并采取措施进行整改，消除不良影响。八、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。九、其他条款（一）协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议与本协议具有同等法律效力。2.在履行本协议过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致本协议无法继续履行或部分无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应协商解决协议变更或解除的相关事宜。（二）协议生效本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。（三）附件本协议附件一为档案清单，与本协议具有同等法律效力。附件二为双方营业执照副本复印件等相关文件，作为本协议的补充材料。甲